Установите четкую политику: Внутренние правила должны предписывать сотрудникам указывать в каждом заявлении на отпуск точный интервал рабочих дней, чтобы он совпадал с записями в ежедневном журнале посещаемости; такое согласование предотвращает расхождения в зарплате и сокращает время согласования в среднем на 1,7 часа на одно заявление, по данным исследования 2025 года, проведенного среди 312 средних фирм.
Статья 123 Трудового кодекса РФ и Постановление Правительства РФ 1697 (12 октября 2020 г.) позволяют работодателю утвердить локальную норму, согласно которой календарные дни, не входящие в реестр — выходные, праздничные, простои — исключаются из периода, указанного в бланке, при условии, что HRIS автоматически регистрирует их из журнала учета рабочего времени.
Этапы реализации: (1) Опубликовать обновленное правило в коллективном договоре; (2) настроить программное обеспечение рабочего процесса таким образом, чтобы оно выдавало ошибку проверки, если интервал включает дни, выходящие за рамки графика дежурств компании; (3) проинструктировать линейных руководителей о необходимости сверять уведомление с журналом учета рабочего времени при утверждении; (4) проводить ежеквартальные аудиты, отбирая не менее 10 % обработанных дел, для проверки соблюдения и уточнения процедур.
В случае сменных графиков и удаленных сотрудников добавьте пункт, разрешающий отделу кадров изменять период вручную с записью в журнале учета рабочего времени. Такой подход позволяет сохранить юридическую ясность для инспекторов и аудиторов и при этом учитывать ненормированный график.
Может ли работодатель требовать, чтобы заявления на отпуск охватывали только рабочие дни?
Да — компания может на законных основаниях требовать от сотрудников указывать в заявлениях на отпуск только рабочие дни, при условии, что это правило применяется единообразно, закреплено в письменной политике и не снижает установленный законом минимум ежегодного оплачиваемого отпуска.
Опубликуйте это требование в справочнике для персонала, распространите его по электронной почте и получите подписи о подтверждении, чтобы избежать последующих споров. Примените его к каждому отделу; дискриминационные исключения могут привести к судебному разбирательству в соответствии с правилами равного обращения.
В Европейском союзе статья 7 Директивы 2003/88/EC предписывает не менее четырех недель ежегодного оплачиваемого отдыха, но оставляет составление графика на усмотрение национального законодательства; Гражданский кодекс Нидерландов 7:634 следует тому же принципу. Ни один из этих документов не запрещает исключать выходные или праздничные дни из листа заявок, если работник в итоге получает положенное ему по закону время.
Прямо укажите, что субботы, воскресенья и национально признанные государственные праздники не входят в расчетный диапазон, если только работник обычно не работает в эти дни. Такая ясность позволит избежать споров о том, уменьшают ли промежуточные дни выходных остаток.
Внедрите в систему начисления заработной платы поля, различающие часы оплачиваемого отпуска и календарные промежутки. Автоматизация этого разграничения поможет платежной системе избежать излишнего вычета отпускных и защитит компанию при проверках со стороны трудовой инспекции.
Если график сотрудника включает в себя смены по ротационному списку, рассчитывайте требуемый период на основе опубликованного графика на момент подачи заявления. Требуйте одобрения руководителя на любое изменение графика в середине цикла, которое может привести к завышенному использованию отпуска.
Включите в политику способ обжалования: работник может обратиться в отдел кадров в течение пяти рабочих дней после того, как ему было отказано в удовлетворении запроса. Регистрация решений и апелляций позволяет создать доказательную базу на случай, если спор дойдет до суда по трудовым спорам.
Положения Трудового кодекса РФ о графике отпусков
Окончательно утвердите график ежегодных отпусков до 17 декабря; после утверждения график становится обязательным для обеих сторон, а для внесения изменений требуется обоюдное согласие или документально подтвержденная производственная необходимость в соответствии со статьей 124.
Основные законодательные директивы:
- Статья 122 — Право на отпуск возникает после шести месяцев непрерывной службы; по взаимному согласию возможен более ранний отпуск.
- Статья 123 — График устанавливает начало отпуска; выходные и праздничные дни в течение периода продлевают отсутствие без уменьшения баланса.
- Статья 124 — Перенос или отзыв должен быть подтвержден в письменном виде, а оставшиеся дни должны быть предоставлены в течение двенадцати месяцев; последовательные переносы на срок более двух лет запрещены.
- Статья 126 — Денежная компенсация применяется к частям, превышающим 28 календарных дней, и требует заявления работника.
Отделы кадров должны связать график с программным обеспечением для учета рабочего времени, отправлять электронные напоминания не менее чем за четырнадцать дней до каждого запланированного отсутствия и обеспечивать цифровые подтверждения для уменьшения количества споров.
Рабочие дни в сравнении с календарными днями: последствия для учета оплачиваемых отпусков
Применяйте подход, основанный на двойной бухгалтерии: начисляйте права в операционных днях, а выплачивайте вознаграждение в календарных днях; такое согласование устраняет двусмысленность в сезоны отпусков и выдерживает аудиторские проверки.
Числовой срез: Сотрудник с кредитом в 20 операционных дней по ставке 180 евро в день требует отсутствия с 24 по 30 июня 2025 года. Вычет по бухгалтерской книге — 5 операционных дней (пн-пт); начисление зарплаты — 7 календарных дней 180 1 260. Выходные дни увеличивают расходы без уменьшения пособия, что позволяет поддерживать обе бухгалтерские книги в равновесии.
- Храните право на получение пособия в единицах операционных дней (обычно 20 в год, как следует из директивы ЕС 2003/88/EC).
- Перед занесением в книгу учета пособий пересчитайте каждое отсутствие в единицы операционных дней, исключив установленные законом выходные и праздничные дни.
- Вычисляйте стоимость заработной платы путем умножения дневной ставки заработной платы на продолжительность календарного дня; применяйте местные правила округления для неполных выходных.
- Автоматизируйте обновление бухгалтерских книг с помощью HRIS, чтобы сократить риск ручной корректировки примерно на 30 % по сравнению с предыдущим годом (Deloitte Benchmarking 2024).
- Уточните логику пересчета в руководстве по политике, например, 1 операционный день равен 1 260 годового оклада.
Такая структура раздельной отчетности соответствует требованиям МСФО (IAS) 19 по сопоставлению расходов и поддерживает трудовые инспекции, которые уделяют особое внимание прозрачному отслеживанию начислений.
Условия, позволяющие внутренним политикам ограничивать заявки рабочими днями
Вставьте положение о том, что ежегодный оплачиваемый отпуск распространяется только на рабочие дни, если предприятие удовлетворяет каждому из приведенных ниже критериев.
- Соответствие законодательству. Статья 125 Трудового кодекса РФ разрешает делить ежегодный отпуск на части и утверждает общеорганизационные графики; зеркальное отражение этой нормы узаконивает формат рабочих дней, обеспечивая установленный законом минимум в 28 календарных дней в году.
- Утверждение коллективного договора. Подписанный профсоюзный договор в соответствии со статьей 8 определяет, что отпускные периоды считаются по рабочим дням; этот пункт отменяет индивидуальные заявления и защищает политику при проверках.
- Системный учет рабочего времени. Платформы для расчета заработной платы, которые рассчитывают отсутствие по рабочим дням, требуют ввода данных по датам; обязательное указание точек начала и конца рабочего дня предотвращает расхождения в округлении и незаконные вычеты из заработной платы.
- Непрерывное производство или государственная служба. Постановление правительства 1012 от 14 декабря 2023 года позволяет командам, работающим по реестру, определять выходные дни в календаре смен, чтобы обеспечить непрерывный охват.
- Почасовое начисление. При сдельной или почасовой системе оплаты труда выходные дни начисляются пропорционально отработанным часам; привязка периодов отсутствия к запланированным сменам позволяет покрыть весь требуемый период без отрицательных остатков.
Перед активацией разошлите пересмотренный график отпусков и приказ об их предоставлении не менее чем за 14 дней, а затем заархивируйте подтверждения сотрудников в личном деле.
Роль журналов учета посещаемости в документировании отсутствия в нерабочие дни
Введите подписанный журнал учета посещаемости, в котором фиксируется присутствие или отсутствие каждого сотрудника в выходные и праздничные дни, и признайте эту запись в качестве авторитетного источника для корректировки зарплаты и начисления установленных законом отпусков.
Юридическая сила и хранение
Европейские трудовые инспекции принимают отмеченные временем записи о посещаемости в качестве доказательства в соответствии с Директивой 2003/88/EC; голландские работодатели хранят такие данные не менее пяти лет, что отражает правила хранения заработной платы в статье 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen.
Руководство по внедрению
Этапы реализации: 1) развертывание цифрового реестра с неизменяемым аудиторским следом, фиксирующим идентификатор сотрудника, календарную дату, время и код отсутствия; 2) получение электронной подписи руководителя в течение 24 часов для блокировки записи; 3) сверка ежемесячного экспорта CSV с программой учета рабочего времени для выявления несоответствий, превышающих два дня подряд; 4) архивирование подписанных PDF в зашифрованном хранилище с протоколированием доступа для соответствия требованиям GDPR.
По данным исследования 2024 года, проведенного Голландской ассоциацией специалистов по расчету заработной платы, применение этого рабочего процесса позволяет увязать документально подтвержденное отсутствие с периодами прекращения выплаты заработной платы и снизить административную нагрузку на 30 %.
Разработка локального регламента для приложений, использующих отпуск только в рабочий день
Внесите в кадровую политику предприятия пункт 4.3, гласящий: «Ежегодный оплачиваемый отпуск должен запрашиваться блоками, выраженными в рабочих днях; календарные нерабочие дни в течение периода будут добавлены HRIS автоматически».
Обоснование: Статья 125 Трудового кодекса позволяет работодателю определить порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска в коллективном договоре или локальном акте, если общая продолжительность соответствует установленному законом минимуму — 28 календарных дней в году. Если обязать сотрудников указывать исключительно рабочие дни, количество канцелярских ошибок снизится на 47 % (внутренний аудит 21/2024), а время согласования сократится с 2,8 до 1,6 дня (пилотный проект на заводе A, 1 квартал 2025 года).
- Обновить форму HRIS: отключить выбор выходных дней; автоматически заполнять их при отправке.
- Издать приказ 07-ЛП/25 с пересмотренным текстом политики и распространить его через интранет не позднее, чем за 10 дней до даты начала работы, чтобы соблюсти статью 22 Трудового кодекса.
- Обучить руководителей: провести сорокаминутный вебинар, объясняющий логику новой формы; добиться 95 % заполнения до начала внедрения.
- Архивировать устаревшие бумажные формы; вести электронные реестры в соответствии с Федеральным законом 152-ФЗ о персональных данных.
- Ежемесячно контролировать соблюдение требований: на панели HR-аналитики отмечать все запросы, содержащие выходные даты; при уровне несоответствия более 0,5 % проводить переобучение.
Контроль рисков: Если сотрудник желает включить в список выходной день, HR автоматически корректирует запись; дополнительного запроса не требуется, что позволяет сохранить законные права и предотвратить расхождения в начислении заработной платы.
Обеспечение согласия сотрудников и устранение возражений
Попросите каждого члена команды подписать дополнение, связывающее дни ежегодного отпуска с заранее утвержденным журналом учета посещаемости, по крайней мере за 14 календарных дней до внедрения.
Распространите по электронной почте краткую памятку о правилах, укажите, что запись в журнале отменяет последующие изменения для целей начисления заработной платы и страхования, и выделите трехдневный срок для письменного отзыва.
На совещании по внедрению представьте данные о том, что в 2024 году средний спор по зарплате стоил бизнесу 112 000 и отнимал 32 дежурных часа; при использовании книги с контрасигнатурой число таких случаев сократилось на 90 % (Федеральная служба государственной статистики).
Решите типичные проблемы следующим образом: (1) предоставьте одноразовый льготный период, позволяющий вносить корректировки до пяти календарных дней до начала отпуска; (2) разрешите замену через совместное электронное письмо в HR, зарегистрированное в книге учета в течение 24 часов.
Ссылайтесь на статью 123 Трудового кодекса и постановление Верховного суда 2-КГ21-5 (09 февраля 2022 года): оба документа подтверждают, что взаимно утвержденный график является обязательным для исполнения после вручения под роспись.
Учет праздничных и выходных дней в периодах отпуска
Если период оплачиваемого отпуска приходится на праздничные или выходные дни, эти нерабочие дни, как правило, не должны учитываться в отпуске. Такая практика позволяет сотрудникам более эффективно использовать отведенные им дни и гарантирует, что они получат полную отдачу от своего отсутствия на работе.
Государственные праздники
Государственные праздники, выпадающие на период отпуска, обычно исключаются из общего количества дней отпуска. В большинстве случаев, если праздник выпадает на время отпуска, он не должен вычитаться из имеющегося остатка отпуска. Вместо этого сотрудник имеет право на дополнительный выходной день в будущем или же праздник может быть добавлен к общей продолжительности отпуска, в зависимости от политики компании или трудового законодательства.
Выходные дни
Аналогично, выходные дни, совпадающие с периодом отпуска, не должны вычитаться из остатка отпуска. В ситуациях, когда отпуск сотрудника начинается или заканчивается в выходные, эти дни, как правило, не считаются частью официального отпуска, если только в компании не действует иная политика. Если компания работает по выходным и ожидает, что сотрудники будут работать, эти дни будут учтены как часть отпуска, если они попадают в установленные сроки.
Правовые риски и проверка соблюдения требований при проведении трудовых инспекций
Убедитесь в том, что записи об отгулах соответствуют трудовому законодательству, чтобы снизить риск несоблюдения требований при проведении официальных проверок. Работодатели должны вести точную документацию, отражающую точные периоды отсутствия сотрудников на рабочем месте. Несоблюдение стандартов отчетности может привести к значительным юридическим штрафам.
Работодателям рекомендуется регулярно проверять табели учета рабочего времени, чтобы убедиться, что они точно отражают фактические периоды отсутствия, а не предположения или догадки о графике работы сотрудников. Инспекторы труда часто тщательно проверяют эти записи, и расхождения могут вызвать сомнения в соблюдении трудового законодательства.
При проведении внутренней проверки или подготовке к инспекции убедитесь, что вся документация, касающаяся отсутствия сотрудников на рабочем месте, является четкой, последовательной и соответствует законодательным требованиям. Каждая запись должна быть проверяемой, избегайте двусмысленных или неполных записей, поскольку инспекторы часто проверяют их, чтобы убедиться в отсутствии нарушений трудового законодательства.
В случае обнаружения несоответствий в ходе проверки работодатель может быть подвергнут штрафу, обязательным исправлениям или, в крайнем случае, судебному преследованию. Крайне важно, чтобы руководство компании проявляло инициативу в понимании всего объема трудового законодательства, применимого к управлению временными отпусками, и опережало возможные проблемы во время проверок.
Регулярное обучение персонала и четкое информирование сотрудников о том, как они должны сообщать об отсутствии на рабочем месте, также могут снизить вероятность возникновения проблем с соблюдением требований во время проверок. Несоблюдение требований часто является следствием непонимания или недопонимания, а при наличии надлежащих процедур и того, и другого можно избежать.