Согласно статье 17 Закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 года № 125-ФЗ, организации различных форм владения и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, включая те, которые касаются личного состава, в установленные законом сроки. Основными регулирующими источниками таких сроков являются:
- перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 года № 236 (вступает в силу с 18.02.2020 года);
- перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 года.
Для соблюдения этого требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, включающий:
- классификацию документов по срокам хранения;
- эффективную индексацию документов для отслеживания соблюдения установленных сроков.
Один из наиболее удобных методов учета документации на предприятии, соответствующий указанным критериям, — ведение номенклатуры дел. Под термином «дело» здесь понимается категория или группа однотипных источников, таких как приказы, личные карточки сотрудников или трудовые книжки.
Механизм утверждения номенклатуры дел на предприятии осуществляется отдельным приказом руководителя. Посредством такого приказа юридически закрепляются:
- список категорий документов, используемых на предприятии;
- обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.
Каковы этапы утверждения номенклатуры дел в организации? Ответ на этот вопрос можно найти в информационной системе «КонсультантПлюс». Если вам нужен доступ к правовой системе, вы можете получить бесплатный онлайн-доступ.
Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах не урегулирована законодательством РФ. Это отличается для бюджетных организаций.
Процесс утверждения номенклатуры дел в государственных и частных структурах
Номенклатура дел организации утверждается путем:
- оформления на стандартном бланке;
- визирования ответственным сотрудником за архив;
- одобрения экспертной комиссией;
- согласования с экспертно-проверочной комиссией;
- утверждения руководителем организации.
Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как нормативного акта, он чаще всего используется в частных структурах. В государственных учреждениях номенклатура утверждается посредством подписания унифицированной формы, закрепленной приказом Росархива (Приложение 1).
При утверждении номенклатуры в частных фирмах обычно исключается этап одобрения экспертной комиссией, которая устанавливается на ведомственном уровне.
Цель номенклатуры и приказа о ее утверждении
Для полного понимания значения приказа необходимо сначала разобраться в предназначении самой номенклатуры.
Номенклатура — это документ, в котором прописан полный список дел, включающих разнообразные внутренние документы организации.
Этот документ не является обязательным, чаще всего его используют на больших предприятиях и в государственных учреждениях. Малые бизнесы реже нуждаются в нем, что вполне логично.
В компаниях с большим штатом сотрудников и многочисленными структурными подразделениями все документы размещаются в определенных папках, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может достигать нескольких сотен.
Для организации учета дел формируется специальный документ, в который включаются:
- наименования дел;
- дата начала ведения;
- срок хранения;
- количество томов и другая информация.
В номенклатуру включаются текущие и устаревшие дела. Этот документ составляется ежегодно, обычно в декабре, на следующий год, что позволяет администрации точно знать, с какими документами организация войдет в новый отчетный период.
В бюджетных учреждениях номенклатура часто согласовывается комиссией, однако в коммерческих структурах часто достаточно утверждающего приказа от директора.
Приказ о введении номенклатуры не только запускает ее в действие, но и обеспечивает соблюдение законных требований по хранению дел.
Составление номенклатуры обычно поручается документоведу или делопроизводителю, а написание утверждающего приказа выполняет юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации — специалист с необходимыми полномочиями и опытом в написании таких документов.
Независимо от того, кто написал приказ, его обязательно передают на визирование директору предприятия.
Ответственные за приказ
Приказ, как распорядительный документ, должен составлять специалист с соответствующим образованием и полномочиями, например, юрист, кадровик или секретарь.
Составление перечня дел обычно поручается делопроизводителю.
Подписание приказа обязательно осуществляет директор компании или другой уполномоченный руководитель.
Кто составляет приказ и как долго он действует
Составление номенклатуры дел — задача для отдела делопроизводства. В небольших компаниях этим может заниматься кадровик.
Номенклатуру дел составляют на следующий календарный год. Документ утверждается в конце текущего года и вступает в силу с 1 января следующего. Например, номенклатуру дел на 2023 год нужно утвердить до 31 декабря 2022 года, чтобы она начала действовать с 1 января 2023 года (см. раздел 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).
Читайте в Системе Кадры: Как организовать документооборот в кадровой службе >>>
Марафон бесплатных вебинаров «Пульс∞Кадры»
С 17 июня стартует марафон вебинаров «Пульс∞Кадры»>. Обсудим все важные аспекты для кадровика: работа с сотрудниками, удержание персонала, правильное увольнение, законодательные требования и т.д. Марафон бесплатный — регистрируйтесь на вебинары и выбирайте интересующие вас темы.
Полезные образцы для работы кадровика
- Примеры записей в трудовую книжку для ознакомления
Образцы необходимых записей в трудовые документы, которые стоит иметь в распоряжении работника, отвечающего за их ведение - Советы по инструктажам по охране труда
Рекомендации по времени и содержанию различных инструктажей по охране труда - Информирование о трудовой деятельности иностранцев
Порядок заполнения новой формы, введенной с 2025 года, и подсказки о других изменениях в работе с иностранными сотрудниками - Примеры заполнения карточки №10 для разных категорий персонала
Иллюстрации заполнения карточки №10 для призывников, солдат и офицеров запаса - Документы для перехода на новые стандарты выдачи СИЗ
Необходимость перехода на единые нормы выдачи СИЗ до 31 декабря 2025 года. Готовые образцы и инструкции от специалистов по охране труда помогут избежать ошибок - Формулировки о режиме работы в трудовых договорах
Советы по оформлению нестандартных рабочих режимов, чтобы соответствовать требованиям законодательства - Документация для случаев, когда временное перевыполнение становится постоянным
Образцы всех необходимых документов, начиная с дополнительного соглашения и заканчивая отчетом в Социальный фонд - перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 года № 236 (вступает в силу с 18.02.2020 года);
- перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 года.
- классификацию документов по срокам хранения;
- эффективную индексацию документов для отслеживания соблюдения установленных сроков.
- список категорий документов, используемых на предприятии;
- обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.
- оформления на стандартном бланке;
- визирования ответственным сотрудником за архив;
- одобрения экспертной комиссией;
- согласования с экспертно-проверочной комиссией;
- утверждения руководителем организации.
- наименования дел;
- дата начала ведения;
- срок хранения;
- количество томов и другая информация.
- Примеры записей в трудовую книжку для ознакомления
Образцы необходимых записей в трудовые документы, которые стоит иметь в распоряжении работника, отвечающего за их ведение - Советы по инструктажам по охране труда
Рекомендации по времени и содержанию различных инструктажей по охране труда - Информирование о трудовой деятельности иностранцев
Порядок заполнения новой формы, введенной с 2025 года, и подсказки о других изменениях в работе с иностранными сотрудниками - Примеры заполнения карточки №10 для разных категорий персонала
Иллюстрации заполнения карточки №10 для призывников, солдат и офицеров запаса - Документы для перехода на новые стандарты выдачи СИЗ
Необходимость перехода на единые нормы выдачи СИЗ до 31 декабря 2025 года. Готовые образцы и инструкции от специалистов по охране труда помогут избежать ошибок - Формулировки о режиме работы в трудовых договорах
Советы по оформлению нестандартных рабочих режимов, чтобы соответствовать требованиям законодательства - Документация для случаев, когда временное перевыполнение становится постоянным
Образцы всех необходимых документов, начиная с дополнительного соглашения и заканчивая отчетом в Социальный фонд
Скачайте образцы документов от экспертов Системы Кадры, без которых невозможно обойтись в кадровой работе
Необходимость приказа о номенклатуре дел
Согласно статье 17 Закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 года № 125-ФЗ, организации различных форм владения и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, включая те, которые касаются личного состава, в установленные законом сроки. Основными регулирующими источниками таких сроков являются:
Для соблюдения этого требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, включающий:
Один из наиболее удобных методов учета документации на предприятии, соответствующий указанным критериям, — ведение номенклатуры дел. Под термином «дело» здесь понимается категория или группа однотипных источников, таких как приказы, личные карточки сотрудников или трудовые книжки.
Механизм утверждения номенклатуры дел на предприятии осуществляется отдельным приказом руководителя. Посредством такого приказа юридически закрепляются:
Каковы этапы утверждения номенклатуры дел в организации? Ответ на этот вопрос можно найти в информационной системе «КонсультантПлюс». Если вам нужен доступ к правовой системе, вы можете получить бесплатный онлайн-доступ.
Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах не урегулирована законодательством РФ. Это отличается для бюджетных организаций.
Процесс утверждения номенклатуры дел в государственных и частных структурах
Номенклатура дел организации утверждается путем:
Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как нормативного акта, он чаще всего используется в частных структурах. В государственных учреждениях номенклатура утверждается посредством подписания унифицированной формы, закрепленной приказом Росархива (Приложение 1).
При утверждении номенклатуры в частных фирмах обычно исключается этап одобрения экспертной комиссией, которая устанавливается на ведомственном уровне.
Цель номенклатуры и приказа о ее утверждении
Для полного понимания значения приказа необходимо сначала разобраться в предназначении самой номенклатуры.
Номенклатура — это документ, в котором прописан полный список дел, включающих разнообразные внутренние документы организации.
Этот документ не является обязательным, чаще всего его используют на больших предприятиях и в государственных учреждениях. Малые бизнесы реже нуждаются в нем, что вполне логично.
В компаниях с большим штатом сотрудников и многочисленными структурными подразделениями все документы размещаются в определенных папках, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может достигать нескольких сотен.
Для организации учета дел формируется специальный документ, в который включаются:
В номенклатуру включаются текущие и устаревшие дела. Этот документ составляется ежегодно, обычно в декабре, на следующий год, что позволяет администрации точно знать, с какими документами организация войдет в новый отчетный период.
В бюджетных учреждениях номенклатура часто согласовывается комиссией, однако в коммерческих структурах часто достаточно утверждающего приказа от директора.
Приказ о введении номенклатуры не только запускает ее в действие, но и обеспечивает соблюдение законных требований по хранению дел.
Составление номенклатуры обычно поручается документоведу или делопроизводителю, а написание утверждающего приказа выполняет юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации — специалист с необходимыми полномочиями и опытом в написании таких документов.
Независимо от того, кто написал приказ, его обязательно передают на визирование директору предприятия.
Ответственные за приказ
Приказ, как распорядительный документ, должен составлять специалист с соответствующим образованием и полномочиями, например, юрист, кадровик или секретарь.
Составление перечня дел обычно поручается делопроизводителю.
Подписание приказа обязательно осуществляет директор компании или другой уполномоченный руководитель.
Кто составляет приказ и как долго он действует
Составление номенклатуры дел — задача для отдела делопроизводства. В небольших компаниях этим может заниматься кадровик.
Номенклатуру дел составляют на следующий календарный год. Документ утверждается в конце текущего года и вступает в силу с 1 января следующего. Например, номенклатуру дел на 2023 год нужно утвердить до 31 декабря 2022 года, чтобы она начала действовать с 1 января 2023 года (см. раздел 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).
Читайте в Системе Кадры: Как организовать документооборот в кадровой службе >>>
Марафон бесплатных вебинаров «Пульс∞Кадры»
С 17 июня стартует марафон вебинаров «Пульс∞Кадры»>. Обсудим все важные аспекты для кадровика: работа с сотрудниками, удержание персонала, правильное увольнение, законодательные требования и т.д. Марафон бесплатный — регистрируйтесь на вебинары и выбирайте интересующие вас темы.
Полезные образцы для работы кадровика
Скачайте образцы документов от экспертов Системы Кадры, без которых невозможно обойтись в кадровой работе