Организации, выдающие сотрудникам денежное вознаграждение, должны составлять ведомость на выдачу денежных средств по форме Т-53 или аналогичной, официально утвержденной и подписанной руководителем. Суммы, указанные в платежной ведомости, должны точно соответствовать суммам, отраженным в ведомости на выплату заработной платы. Каждая запись должна содержать ФИО сотрудника, день выплаты и соответствующие денежные показатели.
Процесс выплаты должен начинаться с составления бланка платежной ведомости, включающего все необходимые поля, такие как имя, идентификационный код и общая сумма к выплате. Перед выдачей наличных бланк должен быть подписан директором и бухгалтером. Для фактической выдачи денег должен быть назначен кассир, который отвечает за регистрацию каждой операции и заверение документа подписью.
Не допускается разделение выплат на наличные и безналичные за один и тот же период выплаты заработной платы. Если выплата производится наличными, то вся сумма должна быть выдана напрямую, а сотрудники должны подтвердить получение личной подписью в платежной ведомости. Если средства перечисляются на банковский счет, то в финансовый отдел должно быть направлено отдельное распоряжение.
В случае отсутствия прямой подписи сотрудника, например, по причине болезни или отпуска, невостребованные суммы должны оставаться под охраной и числиться как невыплаченные. Эти суммы не должны повторно использоваться на другие нужды организации и должны быть выданы заново, как только сотрудник освободится. Любые расхождения между выданными и учтенными суммами должны быть немедленно устранены по официальным каналам.
Выдача зарплаты наличными
Выплата зарплаты наличными разрешена законом, но только при определенных условиях. Сначала убедитесь, что сотрудник согласен на такой способ. Если да, подготовьте платежную ведомость с указанием суммы, даты и основания для расчета. Затем снимите деньги со счета организации, следуя внутренним процедурам.
Как оформить выплату наличными
Кассир должен выдать деньги в указанный день. Перед этим необходимо заполнить платежное поручение и зарегистрировать сумму в кассовой книге. Каждый сотрудник должен расписаться в расчетном листке или другом документе, подтверждающем получение средств. Если кто-то отсутствует, лучше повременить с выдачей суммы, чем нарушить процедуру.
Что нужно учесть
Существуют ограничения по выплатам — в некоторых случаях не более 100 000 рублей за одну операцию одному человеку. Всегда проверяйте текущие пороги, прежде чем действовать. Если требуется большая сумма, необходим безналичный перевод. Платежи в физической валюте обычно используются в отдаленных районах или при отсутствии банковской инфраструктуры.
После проведения всех операций кассир составляет отчет и сверяет выданные суммы с бухгалтерскими записями. Если есть расхождения, их нужно немедленно устранить. При планировании таких выплат организация должна четко определить, кто занимается этим процессом, включая резервный персонал на случай отсутствия ответственного лица.
Используйте платежные документы и квитанции в качестве подтверждения для целей налогообложения и аудита. Если нет необходимости выдавать наличные, предпочтительнее платить по безналичному расчету — этот способ снижает риск и административную нагрузку.
Мы платим зарплату наличными — вспоминаем, как это было
Во-первых, перед любой выплатой оформите ведомость начисления и выплаты заработной платы (форма T-49 или аналогичная). В ней должно быть указано, кто получает средства, за какой период, и сумма платежа. Документ должен быть подписан лицом, получающим средства, и лицом, выдающим их.
Выдавать деньги имеет право только назначенный кассир или бухгалтер организации. Директор утверждает список сотрудников, которые имеют право получать заработную плату в натуральном виде. Отдельный приказ не требуется, если это является частью установленного в компании порядка работы.
Выплата наличных должна производиться в конкретный день выплаты, указанный во внутренних документах. Задержки или досрочные выплаты без надлежащего документального оформления не допускаются. Если получатель отсутствует, сумма остается в сейфе до востребования, о чем должна быть сделана отметка в платежной ведомости.
Выдача денежных средств должна производиться по правильно заполненной и подписанной квитанции. Если лицо, получающее деньги, не может расписаться, это может сделать другое лицо только по нотариально заверенной доверенности. Не выдавайте наличные деньги третьим лицам без нее.
После выдачи денег кассир должен оформить расходный кассовый ордер и зарегистрировать его в кассовой книге. Это обеспечивает прослеживаемость движения денежных средств. В расходном кассовом ордере указываются: дата, сумма, основание для выдачи, получатель и подписи.
Налоговые агенты должны удерживать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) до фактической передачи денег. То же самое касается страховых взносов. Наличность в кассе не освобождает организацию от надлежащих налоговых обязательств.
Сегодня электронные переводы являются нормой, но если бизнес все еще использует наличные, строгое соблюдение финансовых протоколов обязательно. В чем необходимость? Это обеспечивает соблюдение трудового и налогового законодательства. Если оплата производится через банковский счет, весь этот процесс получения наличных становится излишним.
Пересмотрите, кто непосредственно получает зарплату, и проверьте, какой способ оплаты они предпочитают. Храните платежные документы, подписанные формы и ваучеры не менее четырех лет. Используйте внутренние аудиты для предотвращения расхождений между расчетными ведомостями и фактическим движением денежных средств.
Выдача средств без надлежащего оформления документов может быть расценена как нелегальная деятельность. Это может привести к проверкам или штрафам. Если расчет заработной платы осуществляется с помощью бухгалтерского программного обеспечения, убедитесь, что оно также может генерировать необходимые платежные формы для ручных выплат.
Почему это необходимо?
Укажите точные суммы и способ выплаты для каждого сотрудника в платежной ведомости в день выдачи средств. Если организация решила выдавать средства из кассы, необходимо составить платежную ведомость и указать в ней дату фактической выплаты. Бланк должен быть подписан директором и кассиром, подтверждающим суммы, выплаченные каждому сотруднику.
При выдаче денежных средств наличными
- Выдавайте деньги строго в соответствии с утвержденной ведомостью.
- Укажите день выплаты и попросите каждого сотрудника расписаться за полученную сумму.
- Убедитесь, что кассир подписал платежный документ и приложил к нему отчет, подтверждающий выдачу денег.
- Пометьте невостребованные суммы отдельной запиской и верните их на счет или выдайте повторно позже.
Для безналичных переводов
- Для электронных переводов используйте банковский счет организации.
- Укажите соответствующие суммы в реестре платежей со ссылкой на платежную ведомость.
- Указывайте дату платежа в бухгалтерских записях и электронных формах платежных ведомостей.
Лучше четко документировать все суммы, выданные работникам, независимо от способа. Если средства перечисляются через банк, организация все равно должна подготовить платежную ведомость, чтобы подтвердить соответствие указанных сумм переведенным. В обоих случаях кассир или ответственный финансовый сотрудник должен вести подписанный протокол каждого платежа, обеспечивая соответствие сумм, указанных в реестре платежей. Точная документация как в физической, так и в электронной форме помогает избежать споров и поддерживает процедуры внутреннего аудита.
Как и кто официально выдает зарплату наличными?
Выдача наличных осуществляется строго через назначенного кассира на основании заранее утвержденной платежной ведомости. Директор подписывает платежное поручение, подтверждая сумму, список получателей и «дату выплаты». Выплата производится только уполномоченными кассирами, другие сотрудники не имеют права распоряжаться средствами.
Необходимые документы и процесс
Прежде чем выдать деньги, бухгалтер готовит расчетно-платежную форму с указанием точных сумм для каждого сотрудника. Этот документ должен содержать подпись директора и поле с надписью «утверждено». Получив деньги, каждый сотрудник расписывается в ведомости лично — доверенные лица не допускаются. Кассир проверяет личности, записывает подписи и отмечает каждый платеж как выполненный.
Мы выдаем деньги строго из сейфа, соблюдая порядок работы с наличными. Если есть необходимость — документируйте ее. Деньги не должны покидать помещение без надлежащего обоснования и оформления. Когда выплата завершена, кассир заполняет графу «закрытие», пересчитывает оставшуюся наличность и передает данные бухгалтеру.
Кто отвечает за выдачу денег
Компания назначает одного кассира или группу кассиров, в зависимости от объема персонала. Если один и тот же человек отвечает за получение наличных в банке и выдачу их сотрудникам, это должно быть задокументировано. Директор издает официальный приказ, в котором указывает имя кассира и перечисляет обязанности, связанные с выплатой денег. Ответственность за недостачу наличности несет назначенный сотрудник, а не директор, если не доказано обратное.
Если оплата производится через расчетный счет посредством безналичного перевода, процесс отличается: банки осуществляют переводы напрямую, минуя внутренних кассиров. Однако если речь идет о физических деньгах, они должны пройти через руки уполномоченного кассира, быть точно зафиксированы и отражены в бухгалтерском и налоговом учете.
Все операции с наличными должны осуществляться в соответствии с национальным налоговым законодательством. Никакие деньги не покидают сейф без подписанных форм. Мы не выдаем наличные тем, кто не указан в платежной ведомости. Если кто-то отсутствует в день выплаты, деньги возвращаются в сейф, и при необходимости выдается новое распоряжение.
Почему безналичная оплата — лучший вариант?
Перечисляйте зарплату непосредственно на банковские счета сотрудников — это избавляет от необходимости выдавать или обрабатывать наличные, снижает риски и упрощает соблюдение требований. В большинстве случаев это более надежно, чем подготовка платежных ведомостей или работа с кассовыми аппаратами.
При оплате наличными кассир должен выписать кассовый ордер (РКО), подготовить платежные ведомости и обеспечить физическую доставку средств каждому сотруднику. Директор должен подписывать каждый документ. Это ручная работа, отнимающая много времени и рискованная с точки зрения подотчетности.
При безналичных переводах все операции можно отследить. Банки предоставляют официальное подтверждение, которое служит валидной документацией в случае проверок. Вам не нужно выписывать дополнительные квитанции или записывать каждый шаг вручную. Вы обрабатываете партии платежей за один раз — быстрее, чище и с меньшей вероятностью ошибок.
Еще одна причина отказаться от наличных: вы уменьшаете бремя хранения и транспортировки средств. В случае кражи, потери или ошибки при распределении средств, их восстановление является сложной задачей. С цифровыми каналами такие риски минимальны.
Сотрудники также получают выгоду — зарплата приходит в тот же день, им не нужно стоять в очереди или ждать выдачи. Если вы официально нанимаете персонал, то должны предоставлять прозрачные отчеты о зарплате. Это возможно только с помощью банковских переводов.
Прежде чем рассматривать возможность использования наличных для выплаты зарплаты, спросите: в каких случаях это действительно необходимо? Если нет законодательных требований и если у работников есть банковские счета, лучше платить по официальным каналам.
Предприятия, выдающие зарплату наличными, должны контролировать движение денег, готовить РКО, проверять дни выплат и обеспечивать правильное распределение. Это более трудоемкий процесс, чем отправка средств в электронном виде.
Если вы занимаетесь начислением заработной платы, ответ очевиден: избегайте наличных, если на то нет веских причин. В противном случае используйте безналичные методы — они проще, быстрее и лучше для ведения учета.
Как подготовить платежное поручение на выдачу зарплаты наличными
При прямой выдаче наличных денег сотрудникам используйте стандартный бланк расходного кассового ордера (РКО). Документ должен отражать точные детали операции, быть подписан уполномоченным лицом и храниться вместе с подтверждающими документами по заработной плате.
Необходимая информация для формы РКО
- Дата выдачи, соответствующая дню фактической выплаты.
- Сумма цифрами и прописью, соответствующая платежной ведомости.
- Основание — обычно расчетно-платежная ведомость (расчетно-платежная ведомость) или платежная ведомость (ведомость на выплату).
- ФИО сотрудников, получающих денежные средства, или общая формулировка, если выплата производится по групповой ведомости.
- Подпись главного бухгалтера и директора (или уполномоченных представителей).
- Подпись кассира, подтверждающая выдачу денежных средств.
Этапы выдачи денежных средств
- Подготовьте платежную ведомость с указанием общей суммы выплат работникам.
- Заполните форму РКО на основании данных платежной ведомости.
- Кассир получает денежные средства по РКО и подписывает документ.
- Выдавайте деньги сотрудникам под роспись в ведомости.
- Верните невостребованные суммы в кассу, оформив для возврата отдельный РКО.
РКО должен быть оформлен в тот же день, когда деньги переданы через кассу. В случаях, когда часть суммы не выплачивается, это должно быть документально подтверждено, а средства возвращены с четкой записью о неиспользованных суммах. Не допускается выдача РКО заранее, без подтвержденной расчетной ведомости.
При работе с наличными всегда проверяйте, чтобы форма документа соответствовала внутренней финансовой политике и была принята аудиторами и налоговыми органами. Выдача зарплаты через кассу без надлежащего оформления документов может привести к проблемам с соблюдением налогового законодательства.
Если вам необходимо выплатить зарплату нескольким сотрудникам одновременно, допускается выдача одного РКО, но к нему необходимо приложить подробный расчетный листок с указанием каждого получателя, сумм и их подписей. Это служит как обоснованием, так и подтверждением операции.
Почему получатель должен быть сотрудником
Средства, снятые с кассового счета, не выдаются непосредственно каждому сотруднику, а передаются внутреннему уполномоченному лицу. Это лицо получает всю сумму и затем распределяет деньги в соответствии с ведомостью на выплату заработной платы. Имя, указанное в поле «Получатель» в CPO, должно совпадать с именем лица, официально ответственного за работу с наличными при выдаче зарплаты.
Как заполнить CPO
В поле «Назначение» укажите: «Выдано для выплаты заработной платы согласно платежной ведомости за [месяц] [год]». К пакету документов необходимо приложить соответствующую платежную ведомость или расчетно-платежную форму. Общая сумма в CPO должна совпадать с суммой, указанной в сопроводительных документах.
Если зарплата перечисляется по безналичному расчету, то КЗоТ не требуется — оплата производится через расчетный счет организации непосредственно на личные банковские счета сотрудников. Однако при наличных расчетах КЗоТ обязателен, даже если выплата производится в массовом порядке по платежной ведомости.
В случаях, когда выдачу наличных осуществляет одно и то же лицо, целесообразно выдать ему доверенность на право получения средств из сейфа на зарплатные цели. Этот документ должен храниться вместе с другими платежными документами для отчетности.
Что делать, если оплата производится по платежным ведомостям?
При использовании платежных ведомостей дата на расходном кассовом ордере (РКО) должна совпадать с днем выдачи сумм, указанным в платежном документе. Например, если кассир начинает выдавать деньги 26 апреля, именно эту дату следует указать в поле «Дата документа», даже если ведомость была подписана раньше.
Кто и когда подписывает?
CPO должен быть подписан лицом, ответственным за финансовые вопросы — как правило, директором и кассиром. Обе подписи должны отражать фактическую дату выдачи. Внесение данных за предыдущий день, даже если расчет был утвержден ранее, является неправильным.
Если есть необходимость выдать зарплату по безналу, то дата в форме КЗоТ не применяется, так как такая выплата происходит платежными поручениями, а не наличными. Нет необходимости? Тогда для безналичных переводов бумажный бланк КЗоТ вообще не нужен.
Чтобы избежать ошибок, всегда спрашивайте: когда сумма была физически выдана сотруднику? Именно эту дату и следует писать. Если деньги выдаются частями в разные дни, для каждого дня должны быть оформлены отдельные CPO с указанием в поле даты выдачи.
Не путайте день подготовки платежной документации с днем фактической выдачи денег кассиром. Мы выдаем CPO при выдаче средств, а не при расчете, подготовке или подписании платежных документов.