Используйте форму ТОРГ-13, если при передаче груза нарушена упаковка, отсутствует пломба или обнаружено несоответствие количества. В этом документе фиксируется факт нарушения, указывается, кто его обнаружил, где это произошло, и излагается суть проблемы — недостача, видимый дефект или полная потеря товара. Без этого отчета претензии к транспортным компаниям не могут быть рассмотрены.
Отчет должен быть составлен специально созданной комиссией, в которую обычно входят представитель грузополучателя, перевозчика и сторонний свидетель. Для каждой поставки используется только одна форма, независимо от количества расхождений. Если речь идет о нескольких видах товаров, то для каждой позиции требуется отдельная запись в одном отчете.
Заполнение должно соответствовать официальной структуре бланка. Все поля обязательны для заполнения: название грузоотправителя, дата доставки, идентификатор транспортного средства, точное количество единиц и их состояние. Также необходимо указать, где произошло повреждение и кто несет ответственность за его устранение. Если форма заполнена не полностью, она теряет юридическую силу.
Этот документ не является необязательным. Он необходим в спорах с поставщиками логистических услуг, при страховых выплатах или для проведения внутренних аудитов. Лучше заполнить его сразу после обнаружения проблемы, а не полагаться на последующие реконструкции. Чем меньше пробелов, тем сильнее правовая позиция принимающей стороны.
Использование правильного шаблона обеспечивает последовательность в отчетности и усиливает претензии, связанные с нарушениями при транспортировке. Форма используется не только при внутренних перевозках, но и при трансграничных сделках, где правовые нормы по оформлению документации более строгие.
Сроки составления и вручения заявления сторонам
Составьте акт в течение 24 часов с момента обнаружения нарушения; если пройдет больше времени, перевозчик может заявить, что ответственность не наступает, так как был нарушен срок подачи заявления.
Ключевые моменты, определяемые конвенцией и договором
В соответствии с Конвенцией КДПГ, при поступлении бьющихся грузов с видимыми дефектами заполнение формы обязательно при передаче. Сотрудники грузоотправителя и перевозчика должны составить документ на месте, подписать его и немедленно вручить копии. Для скрытых дефектов срок составляет 7 календарных дней, не считая воскресенья и праздничных дней; отсутствие записи в течение этого срока означает, что претензия может быть отклонена как просроченная.
Гаагские правила Висби устанавливают более короткий срок для морских перевозок: акт должен быть выдан в течение 3 дней после выгрузки. Воздушные перевозки в соответствии с Монреальской конвенцией требуют предоставления документа перевозчику в течение 14 дней в случае утери или поломки и 21 дня в случае задержки. Всегда проверяйте, какой договор регулирует маршрут; при смешанных модальных цепочках обычно применяется самое строгое положение.
Практические шаги для соблюдения всех сроков
1. Держите чистый бланк в кабине автомобиля и на каждом терминале — его проще составить, когда шаблон под рукой.
2. Назначьте одного сотрудника, который будет составлять, регистрировать и распространять заявление; определите, кто может подписать его от имени страховщиков, если это необходимо.
3. Используйте фотографии товара с отметкой времени: это зафиксирует точный момент обнаружения и подкрепит письменный документ.
4. Направьте копии всем сторонам заказной электронной почтой или курьером в тот же день; при нарушении срока необходимо подтверждение отправки.
5. Если национальное законодательство устанавливает более частые или жесткие ограничения, соблюдайте самое строгое требование — суды предпочитают более короткий срок.
Документ составляется один раз, но при появлении дополнительных нарушений могут потребоваться обновления; регистрируйте каждое новое обнаружение в течение 24 часов с момента обнаружения, чтобы сохранить преемственность. При нарушении установленных законом сроков обычно теряется право требовать компенсацию, поэтому включите эти моменты в свои стандартные операционные процедуры.
Цифровое архивирование: Организация сканов и метаданных для будущих претензий
Зашифруйте каждое отсканированное уведомление в течение 15 минут после получения и загрузите его в структурированное хранилище с контролем версий; промедление с этим первым шагом часто приводит к нарушению цепочки доказательств в арбитраже. Сохраняйте изображение в формате TIFF с разрешением 300 dpi и добавьте два производных формата — PDF с возможностью поиска для аудиторов и JPEG с уменьшенным разрешением для мобильных запросов.
Таксономия папок
В корневом каталоге с именем YYYY создайте три постоянные ветви: /Inbound, /Outbound, /Claims. Внутри /Claims создайте по одной подпапке для каждого идентификатора груза; так каждый документ о расхождениях будет легко найти (gde) и объяснить zachem существование доказательного файла. В коротком файле README.txt в каждой папке указывается, кто может изменять файлы (i) и что должно быть сохранено. Когда составляется новый отчет (sostavleniya), скопируйте в папку файл-шаблон (obrazets); никогда не перезаписывайте оригинал. Используйте один и тот же шаблон именования для каждой формы (forma), а не специальный; одна (odin) вариация стоит часов, когда скрипты не могут подобрать имена файлов.
Обязательные метаданные
‘sostavleniya’ — дата составления; ‘fiksirovat’ — булево число, подтверждающее, заблокировано ли время захвата; ‘takie’ — список категорий инцидентов, позволяющий быстро группировать похожие дела; ‘momenty’ — временная метка UTC каждого действия; ‘sostavleniyu’ — ссылка на руководство по составлению; ‘obshchie’ — общие вложения; ‘akte’ — уникальный хэш файла; ‘zafiksirovat’ — время поступления на сервер; ‘zachem’ — метка назначения; ‘gde’ — код отсека физического хранения; ‘zapolneniyu’ — лицо, ответственное за заполнение; ‘tovaru’ — первичный SKU; ‘sostavlyat’ — флаг завершения повествования; ‘pravil'no’ — оценка соответствия шаблону; ‘forma’ — версия формы; ‘byyushchikhsya’ — маркер хрупких товаров; ‘sostavlen’ — флаг окончательного выпуска; ‘chashche’ — счетчик частоты инцидентов; ‘mozhno’ — цифровая печать разрешена; ‘obrazets’ — ссылка на авторизованный образец; ‘fakt’ — код факта обнаружения; ‘obnaruzheniya’ — метка времени обнаружения; ‘chem’ — поле сравнительной оценки; ‘otkaza’ — причина отказа перевозчика; ‘povrezhdenie’ — тип дефекта; ‘razmer’ — величина расхождения; ‘tovara’ — SKU повторяется для поисковых систем; ‘dokumenta’ — идентификатор внешнего документа; ‘chto’ — нерешенный вопрос контрольного списка; ‘zapolnit?’ — флаг ожидания данных; ‘moment’ — время последнего обновления; ‘soglasno’ — ссылка на пункт договора; ‘informatsiya’ — дополнительное примечание; ‘povrezhdeniy’ — количество поврежденных единиц.