Деловая переписка часто становится заменой личных встреч и совещаний, что значительно экономит время. Кроме того, от качества письма зависит отношение к отправителю со стороны сотрудников, коллег и партнеров. Чтобы избежать недоразумений и поддерживать высокий профессиональный статус, необходимо соблюдать правила деловой переписки. Подробнее об этом читайте в нашей статье.
Разновидности деловых писем
В зависимости от ситуации существуют различные типы деловых писем: например, сопроводительные письма используются для отклика на вакансии, а письма-претензии для выражения неудовольствия.
- письма-заказы
- письма-претензии
- письма-знакомства
- гарантийные письма
- письма-напоминания
- сопроводительные письма
Примеры гарантийного и сопроводительного писем доступны по ссылке для ознакомления и скачивания.
Основные требования к деловому письму
Важно соблюдать уважительный тон. В деловой переписке не допускается использование неформальных обращений. Если вы знакомы с адресатом, можно обратиться по имени, в противном случае следует использовать только имя и отчество.
Письмо должно быть написано на языке получателя. В случае международной переписки используется язык получателя или английский.
Правильное обращение к получателю также важно: если письмо адресовано конкретному лицу, например, генеральному директору компании, следует использовать форму «Вы», «Вас», «Вам» с заглавной буквы. В случае обращения к группе людей, например, сотрудникам отдела бухгалтерии, слово «вы» пишется со строчной буквы.
Технические требования к письмам
С 2016 года для оформления деловых писем используется ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Соблюдение этих требований обеспечивает правовую значимость официальных писем.
Рекомендуется выбирать размер шрифта 12, 13 или 14 кегль, как указано в ГОСТ. Чаще всего используется 12-й кегль.
ГОСТ также разрешает использование меньших размеров шрифта в текстах таблиц. Например, при основном тексте 12 кеглем, в таблицах можно использовать 11 или 10 кегль.
Рекомендуется выбирать простой шрифт. Использование сложных и специфических шрифтов не рекомендуется. Один из наиболее распространенных шрифтов для деловых писем — Times New Roman.
Важно учитывать интервал между строками. Допустимые варианты — межстрочный интервал 1 или 1,5, последний обеспечивает более читабельное и приятное восприятие текста.
Структура делового письма
Современное деловое письмо обычно включает в себя следующие элементы:
| Данные отправителя и дата подготовки письма | ИП «Помидоров» от 15.07.2022 г. |
| Адрес получателя с указанием конкретного контакта или отдела | ИП «Огурцов» Директор г. Москва, ул. Строительная, д.83, оф. 5 Тел. (958) 687-46-09 |
| Вступительное обращение | «Уважаемый Александр Алексеевич» |
| Основной текст — две части | Первая часть содержит причины или цели письма, вторая — выводы, запросы или предложения |
| Упоминание приложений к письму, если таковые имеются | «Прилагается актуальный прайс-лист» |
| Заключение | «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» «С уважением…» |
| Подпись отправителя и контактный номер телефона. При отправке письма по электронной почте не указывается почтовый адрес отправителя. | Помидоров Тел. (958) … |
Топ-5 рекомендаций по деловой переписке
Мы собрали пять полезных советов, которые помогут вам сделать ваше деловое письмо более эффективным.
Избегайте использования специфических терминов, которые могут быть непонятны получателю и вызвать недоразумения.
Разбивайте текст на понятные абзацы. Один сплошной блок текста может отпугнуть читателя и сделать его неохотным возвращаться к письму. Поэтому важно структурировать информацию на небольшие читаемые части.
Избегайте длинных и сложных предложений. Четкость стиля и краткость предложений способствуют лучшему восприятию текста. Длинные предложения могут сделать текст менее доступным для понимания.
| ❌ Не понятно | ✅ Понятно |
| Добрый день. Мы вынуждены отказать вам в участии в конференции по следующим причинам. Приносим извинения за возможные неудобства. | Здравствуйте. К сожалению, мы вынуждены отказать вам в участии в конференции из-за… |
Не используйте креатив. Необычные заголовки, эпитеты и восклицательные знаки неуместны в деловых письмах. Стиль должен быть консервативным и официальным.
| ❌ Креативно | ✅ Официально |
| Привет! У нас для вас отличные новости! | Уважаемые коллеги! Мы рады представить вам новости о… |
Избегайте употребления штампов и бюрократизма, так как они часто вызывают раздражение у получателей.
| ❌ Раздражает | ✅ Подходит |
| Уважаемые господа! | Здравствуйте Добрый день |
| Просим вас отправить заказ до 16.00 | Пожалуйста, отправьте заказ до 16.00 |
Частые ошибки в официальных письмах
Не смешивайте несколько тем в одном письме. Важно четко структурировать информацию и обозначить главную тему письма с самого начала.
Перед написанием письма определите, о чем будете сообщать. Начните с четкого обозначения темы письма, чтобы получатель сразу понял основной смысл вашего сообщения.
Избегайте орфографических ошибок. Программы для офисной работы могут предложить исправления, однако лучше всего проверять тексты с использованием онлайн-сервисов, таких как Advego.ru или Text.ru, чтобы избежать неточностей.
Как проверить официальное письмо
- Убедитесь, что в письме присутствуют все необходимые элементы: данные отправителя и получателя, основной текст, подпись, контактная информация.
- Одна тема на одно письмо. Если нужно обсудить несколько вопросов, лучше отправить несколько отдельных писем.
- Тон письма должен быть уважительным и профессиональным.
- Избегайте использования креативных приемов и бюрократических штампов.
- Оформление письма должно соответствовать стандартам.
- Текст должен быть разделен на абзацы и не содержать сложных конструкций.
- Проверьте текст на наличие ошибок и опечаток.
Официальное письмо представляет собой документ, который используется для участия в деловой переписке между заинтересованными сторонами по разнообразным вопросам.
Виды деловой переписки
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формального делового общения:
- при обращении в государственные и муниципальные органы;
- в процессе ведения коммерческой деятельности;
- при подаче претензий от потребителей.
Разнообразие ситуаций требует соответствующего разнообразия типов деловых писем:
- коммерческие предложения, направленные потенциальным партнёрам;
- запросы и просьбы о предоставлении документов и информации;
- претензии при нарушении условий сделки;
- гарантийные обязательства на будущее выполнение обязательств;
- информационные и сопроводительные письма для передачи информации и упрощения отправки большого объема документации;
- официальные поздравления, приглашения и выражения благодарности.
Консультанты КонсультантПлюс делятся опытом по организации делопроизводства и документооборота в организациях. Используйте эти рекомендации бесплатно.
Особенности деловой переписки
При составлении официальных писем необходимо учитывать следующие аспекты:
- избегать ошибок, исправлений и использования жаргонных выражений;
- соблюдать формальный тон обращения;
- четко и точно излагать информацию.
Пример оформления с использованием бланка
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность к сотрудничеству.
Прошу направить проект договора и заверенные копии учредительных документов.
Генеральный директор Петров Петр Петрович
Полезные рекомендации: как правильно написать письмо с предложением о сотрудничестве.
Рекомендации по отправке
Способ отправки зависит от цели документа:
- для оперативной передачи информации эффективно использовать электронную почту или факс с четко указанной темой и важностью сообщения;
- для получения официального подтверждения использовать заказное письмо Почтой России с уведомлением о доставке.
Полезные материалы для скачивания
- Образцы и бланки для оформления деловой переписки.
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, с написанием правильного письма-просьбы президенту о проверке деятельности местных властей на предмет коррупции.
С уважением, Наталья Самоловская, Юрист
В 2008 году я получила диплом ПГУ по юриспруденции, а в 2018 году завершила обучение в ПНИПУ по проектированию городской среды. С 2011 по 2019 год я работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.
Есть что добавить? Обновлена ли информация? У вас есть вопросы? Не стесняйтесь делиться в комментариях!
Примеры официальных писем
Юридические лица и предприниматели взаимодействуют с государственными органами, друг с другом и с гражданами с помощью официальных писем. В данной статье рассмотрим, какие бывают официальные письма, как их составлять и оформлять.
- Что такое официальное письмо
- Как написать официальное письмо
- Примеры бланков и оформления официальных писем
Правила написания официального письма
Официальное письмо, направленное в организацию или адресованное физическому лицу, состоит из нескольких основных частей:
- приветствие;
- основной текст, который включает в себя:
- преамбулу;
- содержательную часть;
- резюме.
Приветствие в официальном письме — это не только проявление уважения, но и соблюдение делового этикета. Поэтому перед составлением официального письма важно узнать имя, отчество и фамилию адресата. Если эти данные известны, приветствие начинается с «Уважаемый(ая)…» и указанием имени и отчества адресата. Если имя и отчество неизвестны, приемлемо начать письмо словами «Уважаемые коллеги!». Не используйте фразы типа «Добрый день!», «Здравствуйте!».
Скачайте памятку от экспертов Актион Кадры и HR о том, как начать официальное письмо
Преамбула — это вступительная часть официального письма, в которой кратко излагается цель обращения.
В содержательной части подробно раскрываются цели письма, описывается ситуация, приводятся факты и данные, предлагаются решения и рекомендации. Если письмо касается нескольких вопросов, целесообразно разделить его на тематические разделы, однако основные аспекты следует изложить в начале, собрав их в два-три предложения.
Резюме в официальном письме — это заключение, просьба или требование. Под текстовой частью официального письма указывается раздел «Приложение», в котором перечислены прилагаемые документы с указанием их числа и количества страниц.
Подпись в официальном письме ставится от имени организации руководителем. Согласно правилам, официальные письма на фирменном бланке под печатью не оформляются, за исключением случаев, когда речь идет, например, о финансовых или гарантийных обязательствах. Не забудьте внизу первой страницы официального письма указать контактные данные исполнителя: фамилию, инициалы, телефон или электронную почту.
Карта России, Беларуси и Украины с указанием границ
Карта границ Украины и Беларуси
Анализ и прогнозы для Украины и России
События 14 мая в Украине
Число бригад ВСУ на Украине
Польша и Украина 7 июня
7-й день Украины
Учебник Украины для 7 класса
Название Украины из 7 букв
Советы по ведению деловой переписки для предпринимателей
Деловая переписка часто становится заменой личных встреч и совещаний, что значительно экономит время. Кроме того, от качества письма зависит отношение к отправителю со стороны сотрудников, коллег и партнеров. Чтобы избежать недоразумений и поддерживать высокий профессиональный статус, необходимо соблюдать правила деловой переписки. Подробнее об этом читайте в нашей статье.
Разновидности деловых писем
В зависимости от ситуации существуют различные типы деловых писем: например, сопроводительные письма используются для отклика на вакансии, а письма-претензии для выражения неудовольствия.
- письма-заказы
- письма-претензии
- письма-знакомства
- гарантийные письма
- письма-напоминания
- сопроводительные письма
Примеры гарантийного и сопроводительного писем доступны по ссылке для ознакомления и скачивания.
Основные требования к деловому письму
Важно соблюдать уважительный тон. В деловой переписке не допускается использование неформальных обращений. Если вы знакомы с адресатом, можно обратиться по имени, в противном случае следует использовать только имя и отчество.
Письмо должно быть написано на языке получателя. В случае международной переписки используется язык получателя или английский.
Правильное обращение к получателю также важно: если письмо адресовано конкретному лицу, например, генеральному директору компании, следует использовать форму «Вы», «Вас», «Вам» с заглавной буквы. В случае обращения к группе людей, например, сотрудникам отдела бухгалтерии, слово «вы» пишется со строчной буквы.
Технические требования к письмам
С 2016 года для оформления деловых писем используется ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Соблюдение этих требований обеспечивает правовую значимость официальных писем.
Рекомендуется выбирать размер шрифта 12, 13 или 14 кегль, как указано в ГОСТ. Чаще всего используется 12-й кегль.
ГОСТ также разрешает использование меньших размеров шрифта в текстах таблиц. Например, при основном тексте 12 кеглем, в таблицах можно использовать 11 или 10 кегль.
Рекомендуется выбирать простой шрифт. Использование сложных и специфических шрифтов не рекомендуется. Один из наиболее распространенных шрифтов для деловых писем — Times New Roman.
Важно учитывать интервал между строками. Допустимые варианты — межстрочный интервал 1 или 1,5, последний обеспечивает более читабельное и приятное восприятие текста.
Структура делового письма
Современное деловое письмо обычно включает в себя следующие элементы:
| Данные отправителя и дата подготовки письма | ИП «Помидоров» от 15.07.2022 г. |
| Адрес получателя с указанием конкретного контакта или отдела | ИП «Огурцов» Директор г. Москва, ул. Строительная, д.83, оф. 5 Тел. (958) 687-46-09 |
| Вступительное обращение | «Уважаемый Александр Алексеевич» |
| Основной текст — две части | Первая часть содержит причины или цели письма, вторая — выводы, запросы или предложения |
| Упоминание приложений к письму, если таковые имеются | «Прилагается актуальный прайс-лист» |
| Заключение | «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» «С уважением…» |
| Подпись отправителя и контактный номер телефона. При отправке письма по электронной почте не указывается почтовый адрес отправителя. | Помидоров Тел. (958) … |
Топ-5 рекомендаций по деловой переписке
Мы собрали пять полезных советов, которые помогут вам сделать ваше деловое письмо более эффективным.
Избегайте использования специфических терминов, которые могут быть непонятны получателю и вызвать недоразумения.
Разбивайте текст на понятные абзацы. Один сплошной блок текста может отпугнуть читателя и сделать его неохотным возвращаться к письму. Поэтому важно структурировать информацию на небольшие читаемые части.
Избегайте длинных и сложных предложений. Четкость стиля и краткость предложений способствуют лучшему восприятию текста. Длинные предложения могут сделать текст менее доступным для понимания.
| ❌ Не понятно | ✅ Понятно |
| Добрый день. Мы вынуждены отказать вам в участии в конференции по следующим причинам. Приносим извинения за возможные неудобства. | Здравствуйте. К сожалению, мы вынуждены отказать вам в участии в конференции из-за… |
Не используйте креатив. Необычные заголовки, эпитеты и восклицательные знаки неуместны в деловых письмах. Стиль должен быть консервативным и официальным.
| ❌ Креативно | ✅ Официально |
| Привет! У нас для вас отличные новости! | Уважаемые коллеги! Мы рады представить вам новости о… |
Избегайте употребления штампов и бюрократизма, так как они часто вызывают раздражение у получателей.
| ❌ Раздражает | ✅ Подходит |
| Уважаемые господа! | Здравствуйте Добрый день |
| Просим вас отправить заказ до 16.00 | Пожалуйста, отправьте заказ до 16.00 |
Частые ошибки в официальных письмах
Не смешивайте несколько тем в одном письме. Важно четко структурировать информацию и обозначить главную тему письма с самого начала.
Перед написанием письма определите, о чем будете сообщать. Начните с четкого обозначения темы письма, чтобы получатель сразу понял основной смысл вашего сообщения.
Избегайте орфографических ошибок. Программы для офисной работы могут предложить исправления, однако лучше всего проверять тексты с использованием онлайн-сервисов, таких как Advego.ru или Text.ru, чтобы избежать неточностей.
Как проверить официальное письмо
- Убедитесь, что в письме присутствуют все необходимые элементы: данные отправителя и получателя, основной текст, подпись, контактная информация.
- Одна тема на одно письмо. Если нужно обсудить несколько вопросов, лучше отправить несколько отдельных писем.
- Тон письма должен быть уважительным и профессиональным.
- Избегайте использования креативных приемов и бюрократических штампов.
- Оформление письма должно соответствовать стандартам.
- Текст должен быть разделен на абзацы и не содержать сложных конструкций.
- Проверьте текст на наличие ошибок и опечаток.
Официальное письмо представляет собой документ, который используется для участия в деловой переписке между заинтересованными сторонами по разнообразным вопросам.
Виды деловой переписки
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формального делового общения:
- при обращении в государственные и муниципальные органы;
- в процессе ведения коммерческой деятельности;
- при подаче претензий от потребителей.
Разнообразие ситуаций требует соответствующего разнообразия типов деловых писем:
- коммерческие предложения, направленные потенциальным партнёрам;
- запросы и просьбы о предоставлении документов и информации;
- претензии при нарушении условий сделки;
- гарантийные обязательства на будущее выполнение обязательств;
- информационные и сопроводительные письма для передачи информации и упрощения отправки большого объема документации;
- официальные поздравления, приглашения и выражения благодарности.
Консультанты КонсультантПлюс делятся опытом по организации делопроизводства и документооборота в организациях. Используйте эти рекомендации бесплатно.
Особенности деловой переписки
При составлении официальных писем необходимо учитывать следующие аспекты:
- избегать ошибок, исправлений и использования жаргонных выражений;
- соблюдать формальный тон обращения;
- четко и точно излагать информацию.
Пример оформления с использованием бланка
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность к сотрудничеству.
Прошу направить проект договора и заверенные копии учредительных документов.
Генеральный директор Петров Петр Петрович
Полезные рекомендации: как правильно написать письмо с предложением о сотрудничестве.
Рекомендации по отправке
Способ отправки зависит от цели документа:
- для оперативной передачи информации эффективно использовать электронную почту или факс с четко указанной темой и важностью сообщения;
- для получения официального подтверждения использовать заказное письмо Почтой России с уведомлением о доставке.
Полезные материалы для скачивания
- Образцы и бланки для оформления деловой переписки.
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, с написанием правильного письма-просьбы президенту о проверке деятельности местных властей на предмет коррупции.
С уважением, Наталья Самоловская, Юрист
В 2008 году я получила диплом ПГУ по юриспруденции, а в 2018 году завершила обучение в ПНИПУ по проектированию городской среды. С 2011 по 2019 год я работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.
Есть что добавить? Обновлена ли информация? У вас есть вопросы? Не стесняйтесь делиться в комментариях!
Примеры официальных писем
Юридические лица и предприниматели взаимодействуют с государственными органами, друг с другом и с гражданами с помощью официальных писем. В данной статье рассмотрим, какие бывают официальные письма, как их составлять и оформлять.
- Что такое официальное письмо
- Как написать официальное письмо
- Примеры бланков и оформления официальных писем
Правила написания официального письма
Официальное письмо, направленное в организацию или адресованное физическому лицу, состоит из нескольких основных частей:
- приветствие;
- основной текст, который включает в себя:
- преамбулу;
- содержательную часть;
- резюме.
Приветствие в официальном письме — это не только проявление уважения, но и соблюдение делового этикета. Поэтому перед составлением официального письма важно узнать имя, отчество и фамилию адресата. Если эти данные известны, приветствие начинается с «Уважаемый(ая)…» и указанием имени и отчества адресата. Если имя и отчество неизвестны, приемлемо начать письмо словами «Уважаемые коллеги!». Не используйте фразы типа «Добрый день!», «Здравствуйте!».
Скачайте памятку от экспертов Актион Кадры и HR о том, как начать официальное письмо
Преамбула — это вступительная часть официального письма, в которой кратко излагается цель обращения.
В содержательной части подробно раскрываются цели письма, описывается ситуация, приводятся факты и данные, предлагаются решения и рекомендации. Если письмо касается нескольких вопросов, целесообразно разделить его на тематические разделы, однако основные аспекты следует изложить в начале, собрав их в два-три предложения.
Резюме в официальном письме — это заключение, просьба или требование. Под текстовой частью официального письма указывается раздел «Приложение», в котором перечислены прилагаемые документы с указанием их числа и количества страниц.
Подпись в официальном письме ставится от имени организации руководителем. Согласно правилам, официальные письма на фирменном бланке под печатью не оформляются, за исключением случаев, когда речь идет, например, о финансовых или гарантийных обязательствах. Не забудьте внизу первой страницы официального письма указать контактные данные исполнителя: фамилию, инициалы, телефон или электронную почту.