Один из ключевых элементов расходов в бюджете компании — выплаты по трудовым договорам. Эффективное управление бизнесом невозможно без планирования этих расходов. Для этого вычисляют фонд расходов на персонал. Расскажем, что это значит, как его рассчитать и применить на практике.
Понятие и значимость фонда расходов на персонал
Фонд расходов на персонал (ФРП) — это понятие из экономики предприятия, которое обычно используется для управленческого учета.
Фонд расходов на персонал представляет собой общую сумму денежных средств, которые компания израсходовала на выплаты своим сотрудникам за определенный период или планирует израсходовать в будущем, если речь идет о плановом ФРП.
Зачем вообще нужно определять фонд расходов на персонал и можно ли обойтись без этого? Это решает руководство компании. Однако следует учитывать следующее: в 2023 году серьезной проблемой для бизнеса стал дефицит квалифицированных сотрудников. На текущем рынке труда главенствует спрос со стороны кандидатов. Для привлечения новых специалистов или сохранения текущих работодателю часто приходится предлагать более высокие заработные платы.
Таким образом, сотрудники становятся дефицитными и их стоимость растет. В таких условиях крайне важно понимать, как изменение численности или повышение заработной платы отразится на прибыли. В этом случае на помощь приходит показатель ФРП, который помогает:
- определить долю расходов на персонал в общем объеме затрат как по всей компании, так и по ее отдельным подразделениям;
- прогнозировать изменения в общих расходах при увеличении или уменьшении числа сотрудников;
- планировать расходы на оплату труда на будущие периоды при различных условиях.
Иногда необходимо вычислить фонд расходов на персонал по другим причинам:
- Банк запросил справку о ФРП. Это может потребоваться для получения кредита или для подтверждения фактической деятельности компании.
- Необходимо предоставить данные для Росстата, например, форму П-4.
- Компании, созданные общественными организациями инвалидов, имеют право на льготы по НДС, налогу на прибыль, земельному налогу и единому налогу на вмененный доход при условии, что не менее 50% сотрудников — инвалиды, и их доля в фонде расходов на персонал составляет не менее 25%.
Что включает и не включает в себя ФРП
Определение и состав фонда расходов на персонал не установлены нормативными актами. Для понимания, что включается в ФРП, можно обратиться к статье 129 Трудового кодекса РФ.
Там говорится, что оплата труда включает: «… вознаграждение за труд в зависимости от квалификации, сложности, объема, качества и условий выполнения работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, включая за работу в особых условиях, климатические и радиационные условия) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и другие поощрительные выплаты)».
Итак, фонд расходов на персонал включает в себя оплату труда, стимулирующие и компенсационные доплаты и надбавки. На практике включают:
- зарплату в денежной и натуральной форме с учетом районных коэффициентов;
- регулярные премии;
- отпускные;
- командировочные расходы;
- больничные за первые 3 дня (т. е. ту часть, которую оплачивает работодатель);
- доплаты за условия труда, сверхурочную работу, работу в выходные и ночное время, а также за совместительство;
- комп
- Этот список основной и может изменяться в зависимости от конкретной компании. Правила формирования фонда оплаты труда определяются самой компанией и закрепляются во внутренних нормативных актах.
- Важно отметить, что фонд оплаты труда (ФОТ) учитывается только для сотрудников по трудовым договорам. Расходы на выплаты самозанятым и физическим лицам по гражданско-правовым договорам не включаются в ФОТ.
- Не включаются в фонд оплаты труда также некоторые выплаты наемным работникам, которые не связаны непосредственно с рабочим процессом или его результатами, например:
- материальная помощь;
- разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда, например, к юбилею;
- компенсация расходов на лечение или отдых;
- подарки от компании.
- Также не учитываются в ФОТ выплаченные работникам дивиденды, займы и аналогичные расходы.
- Среднемесячная заработная плата за прошлый год составила 6 525 000 рублей для 7 сотрудников, что округлено.
- Число сотрудников — 7 + 4 = 11.
- Коэффициент повышения зарплаты на 20% равен 1,2.
- Ожидаемый ФОТ на следующий год будет составлять 12 304 354 рубля, учитывая округление.
Таким образом, в следующем году на оплату труда в ООО «Бета» планируется выделить более 12,3 млн рублей, основываясь на прошлогодних данных.
Связь ФОТ с фондом заработной платы
Помимо ФОТ, существует понятие фонда заработной платы (ФЗП). Хотя эти термины похожи, они не синонимичны, и разница между ними может быть условной, зависящей от правил компании.
Обычно в ФЗП включаются зарплата и связанные с ней выплаты, такие как премии.
Подробности можно найти в приказе Росстата от 30.11.2022 № 872, который определяет правила заполнения статистических отчетов.
Считается, что ФОТ чуть шире, чем фонд заработной платы, включая дополнительные компенсационные выплаты, не относящиеся к зарплате.
Пример
В ООО «Гамма» расходы на персонал за отчетный месяц составили:
- Оклады – 900 тыс. рублей.
- Премии по системе оплаты труда – 100 тыс. рублей.
- Компенсации за работу в выходные – 50 тыс. рублей.
- Больничные – 10 тыс. рублей.
- Компенсация работнику затрат на съем жилья – 30 тыс. рублей.
В фонд заработной платы войдут расходы из пунктов 1-4, итого ФЗП составит 1 060 тыс. рублей.
Премия за юбилей (пункт 6), не связанная с результатом работы, не включается в ФОТ. Следовательно, фонд оплаты труда рассчитывается по пунктам 1-5: 1 060 + 30 = 1 090 тыс. рублей.
В этой статье:
- Типы заработной платы
- Расчет заработной платы при почасовой оплате труда
- Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
- Бонусная (комиссионная) система оплаты труда
Оптимизируйте управление персоналом
Обеспечиваем удобный расчет заработной платы, налогов и отчислений, а также ведение кадровой документации. С помощью Контур.Экстерн вы можете автоматизировать расчеты, подготовку платежей и создание отчетов для налоговой и Соцфонда.
Методы выплаты заработной платы
Каждая организация вправе выбирать оптимальные системы оплаты труда, главное — закрепить их в местных нормативных актах. Это могут быть разные системы для различных групп сотрудников или единая система с возможностью премирования. При разработке систем оплаты труда важно учитывать мнение профсоюза, если таковой существует в компании (ч. 4 ст. 135 ТК РФ).
Рассмотрим основные методы оплаты труда:
- повременная — зарплата зависит от отработанного времени;
- сдельная — оплата зависит от количества выполненных задач;
- бонусная (комиссионная) — зарплата зависит от объема продаж или услуг;
- система плавающих окладов — минимальный оклад фиксирован, остальная часть зависит от выполненных показателей.
Важно! Работодатель обязан индексировать зарплату при любой системе оплаты труда, установив порядок индексации в местных актах для каждого способа расчета.
Расчет зарплаты по повременной системе
При использовании этого метода зарплата зависит от времени, проведенного на рабочем месте. Устанавливается расчетная единица времени — если это месяц, то устанавливается оклад; если смена или час, то тарифная ставка.
Расчет зарплаты по окладу за месяц
Большинство сотрудников, работающих по стандартной рабочей неделе, получают фиксированный оклад за полный месяц. Если месяц не полностью отработан, оклад пропорционально уменьшается.
Оклад не изменяется в зависимости от числа рабочих дней или праздников. Например, оклад за 28-дневный февраль, за май с праздниками или 31-дневный июль остается неизменным. Формула для расчета зарплаты связана с нормой рабочего времени в месяце:
Зарплата = Оклад / Норма рабочего времени в месяце * Фактически отработанное время
Если сотрудник отработал не полный месяц, стоимость одного рабочего дня будет разной в зависимости от нормы рабочего времени в производственном календаре.
Пример 1. Расчет зарплаты по окладу за неполный месяц. Иван взял два дня отпуска без оплаты в мае и столько же в августе 2023 года. Размер его заработка в эти месяцы будет отличаться.
В мае 2023 года Иван отработал 18 дней из 20 рабочих. Его оклад за месяц составляет 50 000 рублей.
Зарплата за отработанные дни: 50 000 / 20 * 18 = 45 000 рублей.
В августе 2023 года Иван отработал 21 день из 23 рабочих.Зарплата за отработанные дни: 50 000 / 23 * 21 = 45 652,17 рублей.
Расчет зарплаты по тарифной ставке
Для сотрудников, работающих по сменному графику, возможно использование тарифной ставки за смену или час, что обычно вызывает вопросы у работников.
Пример 2. Расчет зарплаты по тарифной ставке за смену. Магазин пончиков работает с 8.00 до 22.00, сменщики Андрей и Оля чередуются. Смена длится 10 часов с 8.00 до 18.00, последние четыре часа кассиру.
В сентябре 2023 года Андрей отработал 16 смен, а Оля — 14. Тарифная ставка за смену составляет 2 000 рублей.
- Сентябрьская заработная плата Андрея: 16 * 2 000 = 32 000 рублей.
- Зарплата Оли за сентябрь: 14 * 2 000 = 28 000 рублей.
Если условия остаются такими же, вопрос о норме рабочего времени остаётся неясным, поскольку в производственном календаре установлена стандартная рабочая неделя продолжительностью 40, 36 или 24 часа.
Норму можно определять по графику сотрудников или по среднегодовой норме. Это иногда вызывает вопросы у работников: почему два человека получают одинаковую зарплату, хотя отработали разное количество смен, или почему итоговая сумма получилась такой, а не другой. Бухгалтерам приходится часто разъяснять это и показывать расчеты. Для уверенности сотрудников часто используется более простой способ — тарифные ставки за смену или за час.
Расчет зарплаты — процесс простой и понятный!
Расчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Все онлайн.
Автоматизация работы с сотрудниками
Легкий расчет зарплаты, НДФЛ, взносов, ведение кадровой документации. Контур.Экстерн сам сделает расчеты, подготовит платежные документы и отчеты для налоговой и Соцфонда.
Что включено в ФОТ
Руководитель каждой организации самостоятельно определяет, что входит в фонд оплаты труда: заработная плата сотрудников, премии, стимулирующие и компенсационные надбавки, отпускные, материальная помощь, пособия, страховые взносы.
Все выплаты и взносы, включаемые в ФОТ, покрываются за счет средств работодателя. Пособия, оплачиваемые ФСС, в него не включаются. Больничные, оплачиваемые работодателем из собственных средств, также входят в фонд оплаты труда, но только за первые 3 дня.
Окончательный перечень выплат, включаемых в ФОТ, определяется в учетной политике организации и используется для планирования и отчетности. С его помощью анализируется эффективность затрат на персонал и другие экономические показатели.
Фонд оплаты труда отличается от фонда заработной платы тем, что к заработной плате и страховым взносам добавляются компенсации, стимулирующие выплаты, пособия, материальная помощь. Если в организации таких выплат нет, то ФОТ равен фонду заработной платы.
Общая формула расчета
В законодательстве нет универсальной формулы для расчета фонда оплаты труда — все зависит от его состава, определенного в организации. Для общей суммы обычно достаточно сложить все компоненты. При планировании часто требуется рассчитать затраты на финансирование работников для производства определенной партии товара. В этом случае определяется стоимость изготовления одной единицы, которую умножают на необходимое количество, добавляя премии и другие надбавки. Формула имеет вид:
ФОТ = Стоимость одного изделия × количество изделий + % премии.
В бухгалтерском учете применяется более точная формула для расчета фонда оплаты труда, однако она используется для определения фактических затрат за определенный период, а не для планирования ФОТ.
Он равен сумме дебета счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредита счетов учета прочих расходов (если в них учтены расходы на выплаты работникам):
- 20 «Основное производство»;
- 25 «Общепроизводственные расходы»;
- 26 «Общехозяйственные расходы»;
- 08 «Вложения во внеоборотные активы»;
- 91 «Прочие доходы и расходы».
Так как кредит является отрицательным значением, а дебет — положительным, они отражают реальные затраты организации. Если необходимо проанализировать работу организации, то для расчета используют усредненные и справочные данные, включая:
- среднемесячную заработную плат
- динамика роста средней заработной платы по сравнению с производительностью труда.
Как определить месячный показатель
Давайте разберемся, как рассчитать ФОТ за месяц для данного филиала компании. Сначала нужно сложить все оклады:
50 000 + 40 000 + 40 000 + 30 000 + 20 000 = 180 000 рублей.
Это, однако, не окончательный расчет. Затем учитываем премии:
50 000 × 30% = 15 000 рублей; 130 000 × 20% = 26 000 рублей; всего 41 000 рублей.
И взносы на социальное страхование с зарплаты и премии:
(180 000 + 41 000) × 30% = 66 300 рублей.
Суммируем все и получаем месячный плановый показатель в размере 287 300 рублей. Этот расчет может отличаться от фактического, так как сотрудники могут брать больничные, отпуск или не достигать целевых показателей для получения премий.
Как определить годовой показатель
Теперь давайте выясним, как рассчитать годовой фонд оплаты труда: просто умножим месячное значение на 12.
В нашем примере годовой плановый ФОТ филиала составит 3 447 600 рублей.