Приказ о сокращении численности работников — образец, правила и оформление

Если вы планируете уменьшить количество штатных единиц, сначала нужно правильно составить документ, которым закрепляются изменения в структуре организации. Такой шаг связан не только с внутренней реорганизацией, но и с правовыми последствиями — по статье 81 Трудового кодекса РФ именно этот документ становится основанием для увольнения сотрудников по пункту о сокращению должностей. На моей практике я часто вижу, что работодатели спешат подписывать бумаги, не утвердив новую штатку, из-за чего при проверке инспекции труда возникают споры о законности действий.

В 2025 году порядок остался прежним, но появились уточнения: теперь в тексте обязательно указывается не только количество сокращаемых единиц, но и конкретные позиции, которых касается изменение. Важно, чтобы приказом фиксировались причины — экономические, организационные или технологические. От этого будет зависеть, какие компенсации положены работнику при увольнении, а также как правильно оформить уведомления. Если речь идёт об уменьшении численности, нужно сразу предусмотреть новые обязанности для оставшихся сотрудников и обновить должностные инструкции.

Кроме самого распоряжения, понадобится комплект документов: новая структура штата, уведомления для службы занятости, извещения по каждому работнику и подтверждения вручения. Всё это оформляется в соответствии с требованиями законодательства — без ошибок в датах и формулировках. Приказ подписывается руководителем, указывается ИНН организации, дата и ссылка на приложенные образцы. Если планируется увольнение сразу нескольких человек, можно оформить общий акт с перечнем должностей, по которым произойдёт сокращение.

В разных регионах практика отличается: где-то профсоюзы требуют предварительного согласования, а где-то достаточно уведомления за два месяца. В любом случае, чтобы избежать жалоб в инспекцию, нужно организовать процесс строго по нормам ТК РФ и внутренним регламентам. Иначе даже правильно составленный приказ может быть признан недействительным. В конце статьи я приведу актуальные образцы документов, адаптированные под требования 2025 года, с пояснениями, как оформить каждый пункт без риска для вашей компании.

Когда издается приказ о сокращении численности работников и какие основания указываются

Документ оформляют тогда, когда руководству необходимо уменьшить количество штатных единиц или пересмотреть структуру организации. Такое решение может зависеть от финансовых показателей, реорганизации, внедрения новых технологий, ликвидации отделов, сокращения затрат или изменений в производственных процессах. Важно, чтобы каждое основание было подтверждено внутренними документами работодателя — служебными записками, расчётами, экономическим обоснованием.

На моей практике я часто вижу, что предприятия пытаются ограничиться устным распоряжением, но без официального приказа и подтверждающих бумаг это грозит признанием увольнения незаконным. Поэтому перед тем как составить распоряжение, стоит организовать полный пакет: новый проект штатки, предложения об изменении численности и проект уведомлений. Только после этого можно утвердить документ, где будут указаны все позиции, которых касается сокращение.

• В тексте распоряжения отражают точные формулировки: «уменьшить число штатных единиц» или «исключить из штатного расписания должность бухгалтера, 1 единицу».
• Обязательно прописывают основания со ссылкой на статью 81 Трудового кодекса РФ.
• Указывают дату вступления распоряжения в силу и ИНН организации.
• Фиксируют количество сотрудников, по которым произойдёт увольнение, и подразделения, которых это касается.

В 2025 году добавились уточнения: теперь в распоряжении рекомендуется обозначать не только количество единиц, но и должности, которые сохраняются. Это помогает избежать ошибок при распределении обязанностей и упрощает контроль за соблюдением прав работников. Кроме того, при наличии срочных контрактов или временных позиций может потребоваться отдельное решение — в этом случае распоряжение составляют в соответствии с пунктом 2 статьи 288 ТК РФ.

Если ваш бизнес территориально распределён, нужно учитывать региональные особенности: где-то органы занятости требуют уведомления за 90 дней, где-то достаточно месяца. От этих сроков будет зависеть, когда именно издаётся приказом распоряжение о сокращению и какие образцы приложить. В результате у вас должен получиться юридически корректный документ, который защитит компанию при возможных трудовых спорах и подтвердит законность увольнения сотрудников.

Пошаговый порядок подготовки приказа о сокращении численности или штата

Чтобы организовать процесс корректно и без нарушений, нужно действовать поэтапно. От правильности каждого шага будет зависеть, признает ли инспекция труда законность увольнения сотрудников и сможет ли работодатель обосновать своё решение. На моей практике именно на этапе подготовки бумаг чаще всего возникают ошибки — путают даты, забывают уведомить службы занятости или неверно указывают должности.

1. Проанализировать текущую структуру. Сначала определите, какие штатные единицы можно уменьшить без ущерба для деятельности компании. Обычно это делается по результатам внутреннего аудита или оптимизации расходов. При этом важно, чтобы сокращение было экономически оправдано — аргументы должны быть отражены в служебной записке руководителю.
2. Подготовить обоснование и проект изменений. Для этого составляют пояснительную записку, где описываются причины изменений и указываются конкретные позиции, подлежащие исключению. Если речь идёт о частичном сокращении, можно ограничиться изменением отдельных должностей в определённых отделах.
3. Согласовать проект документа. Перед утверждением распоряжения юрист проверяет соответствие формулировок требованиям статьи 81 Трудового кодекса РФ. Здесь же вносятся уточнения о сроках уведомления и компенсациях. В 2025 году появился новый пункт — указывать ИНН организации и ссылку на приложенные образцы уведомлений.
4. Составить распоряжение. В тексте указывают количество единиц, которые исключаются, дату вступления изменений и фамилию ответственного лица. Если увольнение затрагивает несколько отделов, можно оформить одно распоряжение с приложением по каждому подразделению. При этом нельзя забывать, что сокращение должностей не должно нарушать запрет на увольнение защищённых категорий работников (например, беременных женщин).
5. Уведомить заинтересованных лиц. О предстоящем изменении структуры штата предупреждают:
   • службу занятости — не позднее чем за два месяца, а при массовом сокращении — за три;
   • профсоюз, если он действует в организации;
   • самих сотрудников, под подпись, с указанием даты вручения уведомления.
6. Обновить штатное расписание. После утверждения распоряжения формируют новую штатку и закрепляют её подписью директора. Этот документ становится основой для всех последующих приказов — о увольнении, переводах и назначениях.
7. Подготовить документы для расчёта. На этом этапе кадровику и бухгалтеру понадобится перечень сотрудников, которых касается сокращение, с указанием их стажа, оклада и компенсаций. Всё должно быть оформлено в соответствии с внутренними регламентами и статьёй 178 ТК РФ.

Если в вашем учреждении есть срочные контракты, порядок может иметь отличия: прекращение таких договоров зависит от условий, прописанных при приёме на работу. В 2025 году эти нюансы уточнены, поэтому перед оформлением бумаг стоит свериться с последними изменениями законодательства. Правильно составить документ — значит защитить и работодателя, и работника от возможных претензий при последующем увольнении.

Какие сведения обязательно включить в приказ о сокращении численности работников

Чтобы оформить документ без нарушений, нужно чётко прописать все сведения, предусмотренные трудовым законодательством. От полноты данных будет зависеть, признают ли распоряжение законным при проверке инспекции или в суде. На моей практике я часто вижу, что формулировки составляют «для галочки» — без конкретных ссылок и обоснований. Это ошибка: любое неточное слово может обернуться спором о правомерности увольнения сотрудников.

Основные реквизиты распоряжения

В тексте обязательно указываются:

• Дата и номер распоряжения, а также ИНН работодателя и полное наименование организации в соответствии с уставом;
• Основание — ссылка на пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ, внутренние распоряжения или экономическое обоснование, по которому требуется уменьшить штатные единицы;
• Перечень должностей, по которым проводится изменение, с указанием подразделений и количества исключаемых единиц;
• Причина изменений: реорганизация, сокращение затрат, автоматизация процессов или другие условия, подтверждённые служебными записками и расчётами;
• Дата вступления распоряжения в силу — обычно не ранее чем через два месяца после уведомления сотрудников;
• Ответственные лица, которые должны организовать процесс уведомления и передачу информации в центр занятости;
• Подпись руководителя и расшифровка фамилии, а также отметка об ознакомлении всех заинтересованных лиц.

Дополнительные сведения и уточнения

В 2025 году действуют обновлённые рекомендации Роструда: при составлении распоряжения желательно приложить пояснительную записку с подробным описанием причин сокращения и перечнем должностей, которых касаются изменения. Если у вас есть срочные трудовые контракты, это нужно указать отдельно — такие сотрудники не всегда подпадают под процедуру общего сокращения. При массовом увольнении в распоряжении отражают график этапов и сроки уведомления по каждому подразделению.

Кроме того, распоряжение должно содержать ссылку на новый вариант штатки, где видны все изменения — какие позиции исключены, а какие перераспределены. Именно эта версия станет основанием для последующих распоряжений об увольнении и перераспределении обязанностей. Если распоряжение касается филиала, добавляется указание региона и должности ответственного лица, которое понадобится для контроля исполнения. Так вы сможете составить документ в полном соответствии с требованиями закона и защитить интересы вашей организации.

Кто подписывает приказ и как оформить согласование с кадровой службой и юристом

Подписывает распоряжение всегда руководитель организации, а если структура крупная — лицо, наделённое полномочиями действовать от имени работодателя. В некоторых случаях допускается делегирование полномочий — тогда подпись ставит директор филиала или главный управляющий подразделения. Главное — чтобы в уставе и доверенности были прописаны такие права. Без этого распоряжение о сокращении могут признать недействительным.

Перед тем как составить документ, нужно пройти внутреннюю процедуру согласования. На моей практике это часто вызывает вопросы: кто утверждает текст, какие документы прилагаются, и в какой момент привлекается юрист. Ошибки в этих этапах нередко приводят к затяжным трудовым спорам, особенно если увольнение сотрудников связано с ликвидацией отделов или изменением структуры штата.

Порядок внутреннего согласования

Чтобы распоряжение вступило в силу без рисков, рекомендую действовать пошагово:

• 1. Подготовка проекта. Ответственный специалист из кадровой службы формирует текст с указанием подразделений, должностей и количества единиц, которые планируется уменьшить. Здесь важно указать дату, ИНН организации, и ссылку на статью 81 Трудового кодекса РФ.
• 2. Проверка юристом. Юридический отдел оценивает проект на предмет соответствия закону, уточняет формулировки и проверяет, не нарушаются ли права работников. Если выявлены неточности, юрист предлагает корректировки, которые фиксируются отдельным листом согласования.
• 3. Подпись кадровика. Специалист отдела кадров подтверждает, что данные о численности и должностях актуальны и совпадают с действующей штаткой. На документах ставится отметка «Согласовано» с подписью и датой.
• 4. Утверждение директором. После согласования с юристом и кадровой службой документ подписывается приказом директора. В крупных организациях нередко оформляют внутренний маршрутный лист — он показывает, через какие подразделения прошёл проект распоряжения.

Нюансы 2025 года

В 2025 году введено требование фиксировать согласование не только на бумаге, но и в электронном документообороте, если компания работает через систему ЭДО. В таких случаях важно сохранить электронные подписи участников согласования. Отсутствие хотя бы одной отметки может привести к спору о законности увольнения. Кроме того, если у вас срочные контракты, согласование проходит быстрее: достаточно визы юриста и директора без кадрового отдела, так как изменения не касаются структуры штата.

Если речь идёт об организации с филиалами, подпись может ставить руководитель филиала — но только при наличии доверенности. В этом случае оригинал доверенности прилагается к распоряжению, чтобы подтвердить полномочия. Оформить документ без этих формальностей — значит поставить под удар всю процедуру сокращения и возможные выплаты при увольнении. Поэтому я всегда советую проверять не только текст, но и весь путь согласования — от юриста до директора. Это простое правило, которое сбережёт вам и время, и репутацию.

Как уведомить работников о сокращении после издания приказа

Сразу после подписания распоряжения работодателю нужно уведомить каждого сотрудника, чья должность попала под изменения. Сделать это следует письменно, под подпись, не позднее чем за два месяца до даты увольнения — об этом прямо сказано в статье 180 Трудового кодекса РФ. Если речь идёт о срочных контрактах, срок уведомления сокращается до трёх дней. Несоблюдение сроков часто становится причиной судебных споров, и суды, как правило, встают на сторону работнику.

Документ составляют в свободной форме, но с обязательными реквизитами: фамилией и инициалами сотрудника, датой, ссылкой на пункт приказа, основание (например, уменьшить количество единиц в отделе), а также подписью руководителя. На моей практике я часто вижу, что компании ограничиваются устным сообщением — это грубая ошибка. Без письменного уведомления уволить по закону невозможно, даже если численность штатных единиц объективно сокращена.

Порядок уведомления и типичные ошибки

Сначала готовится список позиций, которых касается сокращение. Затем кадровик оформляет персональные уведомления и вручает их лично под подпись. Если сотрудник отказывается расписаться, составляется акт в присутствии двух свидетелей. Это подтверждает, что работодатель исполнил обязанность по информированию.

В некоторых регионах, особенно при массовых увольнениях, уведомление направляют также в центр занятости — не позднее чем за два месяца. В 2025 году этот срок уточнён постановлением Правительства РФ 1135: при крупном сокращении (от 50 человек) уведомлять службу занятости нужно дополнительно в электронном виде. Этот нюанс часто упускают, но он обязателен для всех организаций, вне зависимости от формы собственности.

Что ещё нужно оформить

После уведомления сотрудникам предлагают вакантные места, если такие есть. Отказ от перевода фиксируется письменно. Затем формируется пакет документов: копия уведомления, акт об отказе, список должностей, подписи свидетелей. Всё это прилагается к приказу как подтверждение соблюдения процедуры. При проверке инспекция труда обязательно запросит эти бумаги, поэтому их отсутствие ставит под сомнение законность увольнения.

Если нужно организовать процесс для нескольких отделов, стоит действовать централизованно: кадровая служба под контролем юриста формирует пакет уведомлений и следит за сроками вручения. От этого зависит, сможет ли работодатель без риска завершить процедуру и избежать компенсаций, не предусмотренных законом. Поэтому уведомление — не формальность, а ключевая часть всей процедуры, в которой точность и документальное подтверждение значат больше, чем любая устная договорённость.

Образец приказа о сокращении численности работников в 2025 году

Чтобы составить документ, нужно определить, какие единицы и должности подлежат исключению из штатки. На практике процедура зависит от структуры предприятия и оснований, по которым принято решение уменьшить штат. В 2025 году требования к содержанию распоряжений уточнены — добавлены обязательные реквизиты и ссылки на внутренние документы, регулирующие кадровые изменения. Без этих данных бумага не будет соответствовать Трудовому кодексу РФ, и инспекция труда может признать увольнение неправомерным.

Какие данные включить в распоряжение

В тексте обязательно указывают:

• основание — ссылка на пункт статьи 81 Трудового кодекса РФ или внутренний акт работодателя;
• список должностей и количество единиц, которые исключаются из штатных расписаний;
• дату начала изменений и предполагаемое завершение процедуры;
• ответственных лиц, включая отдел кадров и юридическую службу;
• порядок уведомления сотрудников и сроки передачи сведений в центр занятости.

Кроме того, указывают дату составления, подпись руководителя и отметку о согласовании. Если приказ оформляется для филиала или отдельного подразделения, добавляют реквизиты основного юридического лица — ИНН, КПП и наименование. Это важно для того, чтобы документ имел юридическую силу при проверке или судебном разбирательстве.

Пример структуры распоряжения

Типовой текст выглядит так: «На основании производственной необходимости и в связи с изменением структуры отдела продаж уменьшить количество единиц по должности «специалист по работе с клиентами» с трёх до одной с 1 марта 2025 года». После этого следуют пункты о возложении обязанностей на отдел кадров по уведомлению сотрудников и подготовке документов для увольнения.

На моей практике я часто вижу, что работодатели копируют старые образцы без учёта новых требований. В результате при проверке инспекция указывает на отсутствие конкретики: не прописаны сроки, не определено, какие позиции сохраняются. Чтобы избежать подобных ошибок, стоит использовать актуальные образцы и адаптировать их под структуру вашей организации, особенно если изменения коснулись только части штата.

В завершение документ подписывается руководителем и утверждается приказом по основной деятельности. После этого начинается процесс уведомления сотрудников и подготовки сопроводительных бумаг, включая уведомления об увольнении, предложения перевода и акты об отказах. Всё это фиксируется в отдельном журнале кадровых действий. Только при соблюдении этих шагов распоряжение будет иметь силу и обеспечит законность процедуры в соответствии с трудовым законодательством.

Приказ об увольнении по сокращению численности или штата: структура и пример формулировки

Чтобы оформить документ законно, важно сразу определить, какие должности и единицы подлежат исключению из штатки и в каком порядке будут реализованы увольнения. На моей практике я часто вижу, что компании не уточняют конкретные позиции, и это приводит к спорам о правомерности действий работодателя. В 2025 году процедура остаётся строго регламентированной: необходимо фиксировать не только численность, но и основания, сроки уведомления и порядок информирования сотрудников.

Структура распоряжения об увольнении

Стандартная структура включает следующие элементы:

• Название документа и дату составления с ИНН работодателя;
• Ссылку на внутренние документы и статьи Трудового кодекса, подтверждающие необходимость уменьшить штатные единицы;
• Перечень должностей и количество единиц, которые подлежат исключению;
• Дата, с которой увольнение вступает в силу;
• Ответственных за уведомление сотрудников и оформление сопроводительных документов;
• Подпись руководителя и отметка о согласовании с кадровой и юридической службой.

Пример формулировки

Типовая формулировка может выглядеть так: «На основании производственной необходимости и в связи с изменениями в структуре отдела уменьшить количество единиц по должности «специалист по продажам» с трёх до одной с 1 марта 2025 года. Сотрудников уведомить письменно, подготовить все документы для увольнения в соответствии с трудовым законодательством».

На практике я рекомендую дополнительно фиксировать, какие позиции сохраняются и какие единицы перераспределяются. Это помогает избежать недопонимания и судебных разбирательств. Если увольнение затрагивает филиалы, в тексте указывают подразделения и контактное лицо, которое понадобится для контроля исполнения. Такой подход гарантирует, что документ соответствует закону, а процедура сокращения проходит без нарушений.