Как сделать возврат НДФЛ в 1С: Зарплата и управление персоналом 8.3 — пошаговая инструкция

Если у вас была переплата налога по сотруднику за прошлый период, необходимо проверить правильность расчета удержанных сумм и оформить соответствующий документ. На моей практике я часто вижу, что бухгалтеры не учитывают изменения в учете авансовых платежей, из-за чего возврат средств отражается некорректно. Чтобы избежать ошибок, важно понимать, какие документы используются, какие суммы участвуют в перерасчете и как все это отражается в отчетности.

Сначала заполняем документ, в котором указываем удержанный налог, сумму переплаты и реквизиты сотрудника. Если перерасчет проводится по иностранным работникам, необходимо дополнительно учесть авансовый платеж по патенту — именно он влияет на общую сумму налога, удержанного за период. Для сотрудников, работающих по патентам, суммы авансовых платежей могут зачитываться автоматически, но я рекомендую проверять их вручную, особенно при переходе между периодами. В 2025 году порядок учета таких сумм уточнен письмами ФНС и требует внимательного отношения к реквизитам платежа.

В бухгалтерии предприятия ред. 3.0 документ возврата отражается через учет налогового платежа. Если ранее использовал неправильный счет, сумма может не попасть в нужный регистр — это типичная ошибка. Специалисты советуют перед проведением операции проверить настройки учета по каждому сотруднику, особенно если возврат связан с изменением базы налогообложения по зарплате или перерасчетом за прошлый период.

Заявления от сотрудников подаются в свободной форме, но должны содержать все необходимые сведения: Ф.И.О., сумму переплаты, период, за который она образовалась, и реквизиты для перечисления. На основании этих данных бухгалтер формирует документ в системе. Если есть вопросы по заполнению, задайте их под статьей в комментариях — наши специалисты постараются ответить и пояснить, какие действия требуются именно в вашем случае.

Читайте также материалы в нашем блоге — там подробно разбираются примеры по учету авансовых платежей, отражению удержанного налога и перерасчету сумм у сотрудников, работающих по патентам. Такие разъяснения помогают не просто действовать по шаблону, а понимать логику системы, что в работе бухгалтера всегда ценнее любых готовых инструкций.

Как оформить возврат излишне удержанного НДФЛ в 1С: ЗУП 8.3

Если у сотрудника была переплата налога за прошлый период, необходимо оформить документ, который позволит учесть эту сумму и вернуть удержанные средства. В системе 1С процесс выполняется через отдельный тип документа — он формируется автоматически после проверки данных расчетов. На моей практике я часто вижу, что бухгалтеры пропускают шаг с уточнением периода, из-за чего система учитывает лишние суммы и не корректно отражает их в отчетности. Поэтому первый шаг — убедиться, что расчет ведется именно за нужный период, и все авансовые платежи учтены верно.

Заполняем документ вручную или через автоматическую форму. В нем указываем:

• ФИО сотрудника и его регистрационные данные;
• дату удержания и сумму переплаты;
• счет учета и вид налогового платежа;
• период, за который проводился перерасчет;
• основание — заявление от сотрудника или внутреннее распоряжение предприятия.

Если возврат касается сотрудников-иностранцев, работающих по патентам, необходимо проверить учет авансовых платежей. В 2025 году вступили в силу изменения, уточняющие порядок зачета этих сумм: теперь авансовый платеж засчитывается автоматически, если налог удержан в том же месяце, что и оплата патента. Однако при пересечении периодов бухгалтеру следует внести корректировки вручную. Это особенно важно, когда сумма налога превышает авансовый платеж — такие ситуации часто вызывают ошибки в бухгалтерии предприятия ред. 3.0.

После заполнения всех необходимых реквизитов проводим документ и проверяем, как отражены данные в регистрах налогового учета. Если программа использовал старые настройки, перерасчет может не попасть в отчет. В таком случае документ необходимо перепровести с актуальными параметрами. Суммы возврата отображаются в бухгалтерских отчетах автоматически, но проверка их соответствия регистрам обязательна — это требование Письма ФНС от 14.03.2025 БС-4-11/2445@.

На что обратить внимание при оформлении

1. Перед оформлением возврата убедитесь, что заявление от сотрудника зарегистрировано и подписано руководителем предприятия.
2. Сверьте суммы удержанного налога с расчетом по форме 6-НДФЛ — несоответствия приводят к штрафам по ст. 126.1 НК РФ.
3. Проверьте учет удержанных сумм по счету 68, чтобы избежать задвоений при последующем перечислении средств.
4. Для иностранных сотрудников уточните, не изменилась ли ставка налога за период, поскольку перерасчет проводится по актуальной ставке.

Наши специалисты подготовили серию статей по этой теме в блоге на Клерке! Читайте также материалы о перерасчете удержанных сумм у сотрудников, работающих по патентам, и учете авансовых платежей в бухгалтерии. Если у вас есть вопросы — задайте их под статьей в комментариях, и мы постараемся ответить на них. На нашем сайте вы найдете больше статей о работе с налогами и особенностях возврата удержанных сумм по сотрудникам предприятий.

Настройка документа «Возврат НДФЛ» и проверка связей с регистром расчетов

Чтобы корректно оформить операцию по излишне удержанному налогу, сначала заполняем документ «Возврат налога» и проверяем его связь с регистрами расчетов. Важно, чтобы в нем были указаны все необходимые данные: период удержания, сумма перерасчета, счет учета и источник выплаты. На моей практике я часто вижу, что ошибка возникает именно на этапе выбора регистра, поскольку бухгалтер использовал устаревшую настройку или не отметил флажок «Отражать в налоговом учете». Такая мелочь способна исказить отчетность предприятия за весь период.

В документе указываем сотрудника, сумму переплаты и дату удержанного платежа. Если операция проводится по сотрудникам-иностранцам, работающим по патентам, необходимо проверить, чтобы сумма авансовых платежей учитывалась корректно. В версии бухгалтерии ред. 3.0 система обычно подтягивает данные автоматически, но я рекомендую вручную сверить их с регистром налогового учета, особенно если период возврата пересекается с прошлым месяцем. Это предотвратит задвоение сумм и некорректное отражение в бухгалтерских проводках.

После заполнения документа нужно проверить связи с регистром расчетов. Для этого открываем вкладку «Движения» и смотрим, какие записи сформированы по налогу. Если в них отсутствует отражение по счету 68, значит документ не попал в нужный регистр, и перерасчет придется провести повторно. Часто это происходит, если в настройках учета не были выбраны нужные аналитики по подразделениям или по видам выплат. На моей практике подобные ошибки чаще встречаются у предприятий, где учет ведется одновременно по нескольким организациям — в таких случаях система требует ручного подтверждения связи между регистрами.

Заявления от сотрудников на возврат излишне удержанных сумм необходимо прикладывать к документу. Это требование вытекает из ст. 231 Налогового кодекса РФ: возврат удержанного налога производится только на основании письменного заявления. Для упрощения работы многие предприятия хранят шаблон заявления прямо в системе и подшивают скан в карточку сотрудника. Если таких документов нет, возврат считается неправомерным, и налоговый орган вправе доначислить удержанный налог вместе с пенями.

При проверке связей с регистрами расчетов также нужно убедиться, что в учете отражены суммы по каждому сотруднику, а не только в общем регистре. В противном случае отчет 6-НДФЛ покажет расхождение с регистром налогового учета, и предприятие рискует получить уведомление от ФНС. Проверка особенно актуальна для сотрудников, работающих по патентам, так как их авансовые платежи часто зачитываются не полностью, если период патента перекрывает несколько отчетных периодов.

Наши специалисты советуют регулярно проверять настройки по этой теме — система 1С получает обновления, и некоторые механизмы перерасчета изменяются. Читайте об этом подробнее в нашем блоге на Клерке! Если у вас есть вопросы, задайте их под статьей в комментариях — наши эксперты постараются ответить и помочь разобраться в конкретной ситуации. В других статьях блога вы найдете больше информации об учете авансовых платежей, порядке оформления документов и особенностях налогообложения сотрудников-иностранцев.

Отражение возврата НДФЛ в бухгалтерском и налоговом учете

Чтобы корректно отразить операцию в учете, заполняем документ, который фиксирует сумму удержанного налога и источник выплаты. Необходимо указать период, за который проводился перерасчет, и проверить, чтобы суммы совпадали с данными регистра налогового учета. На моей практике я часто вижу, что бухгалтерия предприятия использовал неверный счет — например, 70 вместо 68, из-за чего удержанный налог не отображается в отчетах по форме 6-НДФЛ. Такая ошибка может привести к расхождениям с ФНС и требовать уточненной декларации.

В бухгалтерском учете возврат фиксируется проводками, где сумма налога отражается по счету 68 «Расчеты по налогам и сборам». Для контроля движения средств удобно использовать аналитику по каждому сотруднику. Если возврат выполняется сотрудникам-иностранцам, работающим по патентам, то система автоматически зачитывает авансовый платеж в сумме фактически удержанного налога. Однако, если период патента перекрывает прошлый месяц, сумму перерасчета следует указать вручную. Это требование основано на письмах ФНС и Минфина, вступивших в силу с 2025 года, где уточнены правила учета авансовых платежей у иностранных работников.

Типовые бухгалтерские проводки при возврате налога

В налоговом учете отражение операции зависит от даты фактической выплаты. Если возврат производится в следующем отчетном периоде, сумма включается в перерасчет и отражается в строках 090 и 100 формы 6-НДФЛ. Для сотрудников-иностранцев сумма авансового платежа учитывается в строке 140 — это позволяет избежать двойного налогообложения. В документе системы 1С ред. 3.0 данные подтягиваются автоматически, но проверка обязательна: при несовпадении сумм налоговая инспекция может запросить пояснения.

Если возврат налога была произведена без заявления сотрудника, операция считается нарушением ст. 231 Налогового кодекса РФ. Поэтому бухгалтерии предприятия необходимо хранить оригиналы заявлений не менее четырех лет, как того требует ст. 23 НК РФ. В документе обязательно указываются: дата, Ф.И.О. сотрудника, сумма, период и подпись. Это защитит организацию при возможных проверках.

Наши специалисты подготовили подборку статей по этой теме в нашем блоге на Клерке! Читайте также материалы о перерасчете удержанных сумм, учете авансовых платежей и порядке их отражения в бухгалтерии. Если у вас есть вопросы — задайте их под статьей в комментариях, и наши эксперты постараются ответить и помочь разобраться с нюансами учета у сотрудников. Такие разъяснения помогут избежать ошибок и сделать учет налога прозрачным и безопасным.

Как учитывать авансовые платежи по НДФЛ сотрудников-иностранцев в 1С: Бухгалтерии предприятия 3.0

При учете налоговых сумм, внесенных иностранными сотрудниками по патентам, необходимо правильно зафиксировать авансовый платеж в документе «Учет авансовых платежей». В программе 1С ред. 3.0 этот процесс выполняется автоматически, но точность расчетов напрямую зависит от правильности введенных данных. На моей практике я часто вижу, что бухгалтерия предприятия использовал неверный период или не проверил связь с регистрами, из-за чего сумма налога не засчитывается корректно. Чтобы избежать подобных ошибок, перед проведением документа стоит сверить даты и номера платежей по уведомлениям ФНС.

• ФИО сотрудника-иностранца и данные его патента;
• дату и сумму платежа по квитанции;
• период, за который был произведен авансовый платеж;
• вид налога — налог на доходы физических лиц;
• счет учета — 68.01, где отражаются расчеты с бюджетом.

После заполнения данных проводим документ. Программа автоматически зачитывает сумму авансового платежа в счет удержанного налога, уменьшая размер исчисленного НДФЛ за соответствующий период. Если сотрудник увольняется или меняет регион работы, перерасчет выполняется вручную — система не всегда корректно переносит данные между разными налоговыми инспекциями. В таких случаях необходимо создать новый документ с привязкой к новому месту учета. Это требование вытекает из п. 7 ст. 227.1 НК РФ, который регулирует порядок исчисления налога по патентам.

Особое внимание следует уделить перерасчету за прошлый период. Если сумма авансовых платежей превышает удержанный налог, создается операция по возврату разницы. На практике такие ситуации возникают, когда сотрудник оплачивал патент авансом за несколько месяцев вперед. В этом случае бухгалтерия предприятия обязана оформить возврат суммы сотруднику либо зачесть ее при последующих выплатах. Без корректного отражения в учете возможны претензии налогового органа, особенно если переплата затрагивает несколько отчетных периодов.

Если по каким-то причинам данные не подтянулись автоматически, проверьте настройки учета налога и связь между регистрами «Авансовые платежи» и «Расчеты по НДФЛ». Иногда ошибка возникает из-за того, что система не распознает регион, к которому относится платеж. В этом случае необходимо вручную установить территориальный код налоговой инспекции и повторно провести документ.

Наши специалисты подготовили для вас дополнительные статьи по теме учета сотрудников-иностранцев в бухгалтерии предприятия. Читайте также рекомендации по перерасчету сумм удержанного налога и оформлению заявлений о зачете платежей. Если у вас есть вопросы — задайте их под статьей в комментариях, и наши эксперты постараются ответить. В нашем блоге на Клерке! вы найдете больше полезных разъяснений по работе с налоговым учетом и примеры документов, которые помогут сделать процедуру учета авансовых платежей прозрачной и безопасной для предприятия.

Перерасчет удержанного НДФЛ у сотрудников по патентам за прошедший период

Чтобы корректно провести перерасчет удержанного налога у работников, имеющих патент, необходимо проверить данные по каждому сотруднику за прошлый период. В бухгалтерии предприятия ред. 3.0 такая операция выполняется через документ «Перерасчет налога», который связывается с расчетами по заработной плате и авансовым платежам. Важно убедиться, что сумма авансового взноса действительно была учтена ранее — иначе перерасчет приведет к искажению общей суммы удержанного налога за период.

На моей практике я часто вижу, что бухгалтер использовал не тот период расчета, и система автоматически пересчитывает удержанный налог без учета фактических платежей по патенту. Чтобы избежать подобных ошибок, перед проведением документа необходимо сверить данные с уведомлениями налогового органа и ведомостью по авансовым платежам. Проверка выполняется через раздел «Налоги и взносы» — именно здесь хранятся все сведения о суммах, зачисленных в счет НДФЛ по сотрудникам-иностранцам.

Если перерасчет показывает излишне удержанную сумму, бухгалтерия предприятия обязана оформить операцию по возврату средств или зачесть их в следующих месяцах. В соответствии со ст. 231 НК РФ, такая корректировка производится по заявлению сотрудника, при этом организация должна удержанные суммы перечислить на его счет не позднее месяца со дня подачи заявления. Если сумма меньше минимального порога в 100 рублей, возврат допускается при последующей выплате заработной платы.

• период перерасчета (обычно месяц или квартал, в котором была выявлена ошибка);
• данные сотрудника и его патента;
• сумму излишне удержанного или неучтенного налога;
• основание для перерасчета — корректировка удержанных сумм по платежам;
• счет учета — 68.01 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц».

Если сотрудник работал в разных подразделениях или регионах, перерасчет выполняется отдельно по каждому месту учета. Закон не запрещает вести такие корректировки в рамках одного отчетного периода, однако бухгалтерия должна приложить копии заявлений работников и документы, подтверждающие оплату патента. Это особенно важно, если перерасчет затрагивает прошлый налоговый период и уже подан отчет 6-НДФЛ.

Специалисты рекомендуют после проведения документа проверить взаимосвязь между регистрами «Расчеты по НДФЛ» и «Учет авансовых платежей». Если данные не сошлись, исправление делается вручную. Система 1С ред. 3.0 не всегда автоматически пересчитывает суммы при смене патента или продлении разрешения на работу — в этих случаях корректировка выполняется вручную, а данные уточняются в налоговом учете.

Наши эксперты в блоге на Клерке! часто разбирают подобные ситуации и делятся примерами, как правильно заполнить заявление и рассчитать сумму удержанного налога при перерасчете. Если у вас есть вопросы по теме, задайте их в комментариях — специалисты постараются ответить и помочь подобрать решение под специфику вашего предприятия. Читайте также статьей о порядке учета авансовых платежей у сотрудников-иностранцев и правилах возврата излишне удержанных сумм налога.