Где должны храниться трудовые книжки сотрудников
Места хранения трудовых книжек сотрудников определяются нормами законодательства. В данной статье представлена информация о требованиях к процессу хранения персональных документов сотрудника и ответственности за их ненадлежащее хранение. Также рассмотрен порядок хранения и выдачи трудовых книжек в связи с внедрением электронного документооборота.
- Значимость сохранности трудовых книжек
- Основные места и условия хранения трудовых книжек
- Реакция работодателя на случаи утери трудовой книжки
- Ответственность предприятия за нарушение правил хранения книжек
- Выводы
Значимость сохранности трудовых книжек
Личные документы, отражающие трудовой стаж, введены в оборот с 1939 года и остаются важными документами, особенно для получения пенсии по старости до 2002 года.
С 2020 года начат переход на электронные трудовые книжки в свете пенсионной реформы. Работодатель может вести только электронный вариант по желанию сотрудника, выдавая бумажную копию с записями.
Если сотрудник предпочтет бумажный вариант, работодатель сохраняет его далее.
Дополнительные детали о переходе на электронные трудовые книжки можно найти в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».
Далее мы рассмотрим правила хранения бумажных трудовых книжек, если сотрудник выбрал оба варианта документа.
Индивидуальная трудовая книжка создается однажды и продлевается вкладышами. В течение 25–50 лет возможны реорганизация и ликвидация предприятий, где трудился гражданин, что может повлечь за собой риск утери документации. Законодательство уделяет важное внимание месту хранения трудовых книжек на предприятии.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов о ведении, оформлении и хранении трудовых книжек. Получите пробный доступ к системе К+, чтобы бесплатно получить консультацию по кадровым вопросам.
Как правильно вносить информацию о работе в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Основные места и условия хранения трудовых книжек
По приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее — Приказ о ТК), работодатель обязан обеспечить хранение трудовых книжек, их бланков и вкладышей.
Согласно пункту 41 Приказа о ТК, бланки книжек считаются БСО и должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях для обеспечения сохранности (пункт 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учет
Для учета трудовых документов — бланков трудовой книжки и их вкладышей — необходимо вести специальные журналы (согласно пунктам 39 и 40 Приказа о трудовой книжке):
- Журнал учета бланков трудовой книжки и вкладышей;
- Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей.
С 1 сентября 2021 года формы этих журналов разрабатываются самостоятельно работодателями.
Образец журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей доступен для скачивания на КонсультантПлюс с 1 сентября 2021 года при бесплатном пробном доступе к системе.
С 1 января 2023 года требуется использование нового образца трудовых книжек. Подробности об обмене старых трудовых книжек на новые и об использовании оставшихся неизрасходованными бланков старого образца можно найти здесь.
Процедура при утере трудовой книжки работником
Несмотря на соблюдение необходимых условий хранения документов, возможны случаи утери или повреждения трудовой книжки. Рассмотрим два возможных случая:
- Сотрудник кадровой службы потерял или повредил книжку (намеренно или случайно). В таких ситуациях работодателю необходимо оформить дубликат, ответственность за это полностью лежит на нем. Информацию о стаже работника можно получить из личной карточки; предыдущие места работы сначала указываются в одной общей записи, затем детализируются (см. пункты 27-29 Приказа о трудовой книжке).
- Чрезвычайное событие, в результате которого кадровые документы были массово уничтожены. В таких случаях исполнительная власть региона создает специальную комиссию, которая устанавливает стаж на основании других документов или свидетельских показаний коллег (пункт 31 Приказа о трудовой книжке).
Во всех случаях утери документов по вине работодателя (а также при отказе их выдать или некорректном указании причины увольнения) работник имеет право на выплату заработной платы за весь период восстановления/замены, а датой увольнения будет день выдачи трудовой книжки на руки.
Восстанавливайте утерянные документы правильно, ознакомившись с статьей «Образец заполнения дубликата трудовой книжки».
Ответственность предприятия за нарушение правил хранения книжек
Трудовая инспекция имеет право проверять условия хранения трудовых книжек сотрудников. Изначально инспектор может выдать предписание о устранении недочетов. Невыполнение требований проверяющего может повл
- Трудовые книжки должны храниться работодателем в специально отведенных для этого условиях.
- Ответственность за хранение возлагается на назначенное должностное лицо.
- При дистанционной работе работник и компания могут договориться о хранении трудовой книжки у работника.
Как правильно заполнять трудовые книжки
Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записей строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается. Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:
- информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;
- сведения о работе, где отмечаются сведения о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, и увольнении;
- сведения о награждениях.
ВАЖНО! С 2015 года для ООО и акционерных обществ печать не обязательна. Печать необходима только при её наличии в организации, утвержденной учредительными документами.
Как приобрести бланк трудовой книжки
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003 года. Изготавливать бланки может только ГОЗНАК Минфина РФ, а распространение осуществляют только специализированные распространители, согласованные с ГОЗНАКОМ.
Если у гражданина отсутствует трудовая книжка, работодатель выдает ему чистый бланк, иначе — бланк вкладыша.
Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость документа, предоставляемого работнику:
- компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;
- вычитается из зарплаты сотрудника.
Как назначить ответственного за хранение трудовых книжек
Пункт 45 правил устанавливает, что работодатель несет ответственность за сохранность бумаг сотрудников и обязан закреп
При окончании трудовых отношений выдается кадровый документ. Если он не потребован после увольнения или после смерти сотрудника, когда его родственники не забирают его, работодатель обязан сохранять его. Срок хранения трудовых книжек установлен в пункте 449 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236: 75 лет, если они были оформлены до 01.01.2003 года, и 50 лет — после этой даты.
Подробнее на тему: как долго хранить трудовые книжки уволенных сотрудников.
Электронные трудовые книжки: правила и хранение
С начала 2020 года в России были введены электронные трудовые книжки — альтернатива традиционным бумажным документам, представленная исключительно в цифровом формате. Работодатель вносит данные о сотруднике непосредственно в информационную базу Пенсионного фонда РФ через свой личный кабинет. Работник может в любой момент проверить свои данные в личном кабинете страхователя на сайте ПФР или запросить у работодателя выписку из электронной трудовой книжки.
В 2020 году сотрудники могли выбрать, перейти ли на электронный формат или остаться с бумажной версией — в таком случае информация дублировалась в обеих форматах.
Если сотрудник полностью переходит на электронный документооборот, работодатель выдает ему бумажную копию и освобождается от ответственности за хранение выданных на руки трудовых книжек.
Важно! Для сохранения юридической значимости сотруднику, даже перешедшему на электронный формат, следует хранить бумажную копию документа.
Новая форма трудовой книжки с 2023 года: правила заполнения
С начала 2023 года вводится новая форма трудовой книжки. Обсудим порядок её заполнения и нюансы хранения.
Новая форма трудовой книжки начинает действовать с 1 января 2023 года. Приказом Минтруда № 320Н от 19.05.2021 года утверждена новая форма трудовой книжки, включая её вкладыш, а также правила ведения и хранения.
Когда использовать новый бланк
Новая форма трудовой книжки применяется в следующих случаях:
- Если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку и запрашивает её дубликат путём подачи соответствующего заявления
Хранение данных в электронном формате
Работодатель несет ответственность за сохранность электронных документов о трудовой деятельности своих сотрудников. Это включает в себя обязанность поддерживать актуальность и достоверность хранимой информации, а также предпринимать меры по защите данных от утраты и несанкционированного использования.
Важным аспектом является обеспечение целостности и конфиденциальности электронных записей, что требует применения соответствующих технических и организационных мер. Среди таких мер могут быть использование шифрования данных, установка ограниченного доступа к системам управления, регулярное аудитирование процессов хранения и обработки информации.
Таким образом, обязанности работодателя по хранению электронных данных о трудовой деятельности сотрудников предполагают не только соблюдение законодательных требований, но и активное участие в обеспечении безопасности и доступности данных на всех этапах их жизненного цикла.
Использование цифровых подписей в документах о трудовой деятельности
Для обеспечения подлинности и непротиворечивости данных о профессиональной деятельности сотрудников все большее внимание уделяется использованию специальных криптографических механизмов. Электронные подписи, с их помощью, позволяют не только эффективно управлять информацией о рабочем стаже и выполненных работах, но и обеспечивать защиту от несанкционированных изменений и фальсификаций.
Цифровые подписи представляют собой криптографические коды, привязанные к электронным документам, которые подтверждают авторство и целостность данных. Использование таких подписей в документах о трудовой деятельности обеспечивает юридическую значимость их содержания, что особенно важно в современном цифровом мире, где информация легко может быть подвергнута изменениям или утрате.
Основными преимуществами цифровых подписей являются их уникальность и невозможность подделки без нарушения криптографических методов защиты. Это обеспечивает работодателю и работнику уверенность в том, что данные в электронных документах остаются неизменными и достоверными на протяжении всего периода их хранения и использования.
С использованием цифровых подписей упрощается процесс обмена информацией о трудовой деятельности между различными структурами и организациями, а также повышается прозрачность и законность всех юридически значимых операций, связанных с учетом трудового стажа и профессиональных достижений сотрудников.
Таким образом, цифровые подписи в документах о трудовой деятельности играют ключевую роль в обеспечении юридической защиты и обеспечивают эффективное управление информацией, что содействует как работодателям, так и работникам в достижении прозрачности и законности в рамках трудовых отношений.
Переход на цифровые трудовые документы
В данном разделе рассмотрим ключевые аспекты внедрения современных трудовых документов, облегчающих процессы учета и хранения информации о трудовой деятельности работников. Основное внимание уделено переходу от традиционного учета к новым форматам, предполагающим использование цифровых технологий для управления трудовыми данными.
- Автоматизация процессов: переход на цифровые трудовые документы позволяет автоматизировать процессы заполнения, передачи и хранения информации о трудовой деятельности сотрудников.
- Улучшение доступности: цифровые трудовые документы делают информацию о трудовой истории более доступной для работников и работодателей в любое время и из любого места, предотвращая потерю или повреждение бумажных документов.
- Экологические преимущества: отказ от бумажных носителей в пользу цифровых форматов способствует сокращению использования бумаги и снижению негативного влияния на окружающую среду.
Внедрение цифровых трудовых документов требует от организаций адаптации к новым технологиям и правовым нормам, гарантируя сохранность данных и соблюдение требований к их защите. Перспективы использования таких форматов включают улучшение управления персоналом, увеличение прозрачности и оперативности обработки трудовой информации.
Переход на цифровые записи трудовой деятельности
Современное трудовое законодательство стремится к внедрению современных технологий в учет трудовой активности работников. Одним из ключевых направлений становится замена традиционных бумажных документов на электронные формы, что позволяет значительно упростить процессы ведения и хранения информации о трудовой истории.
Введение цифровых трудовых книжек направлено на улучшение доступности и защиты данных, уменьшение бюрократических издержек и повышение эффективности в управлении трудовыми ресурсами предприятий. Эта инициатива рассматривается как важный шаг в направлении цифровизации и улучшения качества взаимодействия между работодателями и сотрудниками.
Ключевым аспектом внедрения цифровых трудовых записей является не только переход на новые технологии, но и обеспечение надежной защиты личной информации работников, сохранение целостности и достоверности данных, а также обеспечение доступности информации для уполномоченных сторон при необходимости.
Таким образом, переход на цифровые формы учета трудовой деятельности открывает новые перспективы для управления персоналом и совершенствования трудовых процессов, способствуя повышению прозрачности и оперативности в учете трудовых данных работников.