Если работник не представил в установленный срок письменное заявление о формате ведения трудовой книжки, работодатель должен продолжать вести традиционный учет на бумажном носителе до тех пор, пока такое заявление не будет представлено. В случае непредставления заявления перенос данных в цифровой формат без согласия работника является нарушением закона.
При составлении формы SZV-TD на увольнение обязательно указывать точную дату увольнения и правовое основание. Неправильная ссылка на статью трудового законодательства или пропуск обязательного поля приводит к отказу в приеме документов. Это нарушает сроки представления отчетности и может привести к штрафам.
В связи с изменениями в правилах внутреннего распорядка компаниям разрешено обновлять порядок ведения трудовой документации. Однако при этом каждый сотрудник должен быть уведомлен индивидуально и ему должен быть предоставлен образец новой формы внутреннего документа для ознакомления. Массовые уведомления или устные объявления не являются приемлемой заменой.
В форме STD-R должны быть отражены все должности, которые занимал сотрудник с момента начала ведения цифровой документации. Пропуски, особенно в случаях совмещения должностей или внутренних переводов, рассматриваются как несоблюдение точности ведения трудовых книжек. Для исправления требуется как внутренний приказ HR, так и внесение изменений в систему.
Заявления об увольнении должны точно соответствовать записям в трудовой книжке. Расхождения между формулировками в традиционной трудовой книжке сотрудника и данными, представленными в электронном виде, приводят к проверкам. Работодатель остается ответственным за любое несоответствие, даже если ошибка возникла из более ранних данных, внесенных вручную.
Как исправить ошибки в ранее поданных формах СЗВ-ТД
Для исправления неверной информации, представленной через СЗВ-ТД, передайте скорректированную форму с обновленными данными. Используйте тот же отчетный период и личные данные сотрудника, чтобы обеспечить связь с исходной записью. В случае неправильных дат увольнения или наименований должностей подайте новую форму с исправленными значениями и укажите правильный код события. Если форма была подана из-за ошибки, не связанной с фактическими изменениями в трудовой деятельности, выберите код отмены («03»), чтобы аннулировать предыдущую запись.
Типичные сценарии исправления
Если запись была внесена в связи с внутренним переводом, но была ошибочно помечена как увольнение, обновите форму, чтобы отразить продолжение трудовой деятельности. Если запись содержит неправильное название должности или в ней отсутствует правильный номер приказа, выпустите исправленную версию со ссылкой на точную документацию. Убедитесь, что каждое исправление сопровождается внутренним приказом или заявлением сотрудника, подтверждающим ошибку.
Сопроводительная документация
Сохраните образцы внутренних служебных записок, запросов сотрудников или решений отдела кадров, инициировавших исправление. В случаях, связанных с увольнением, предоставьте копию приказа об увольнении и уточненную трудовую книжку. Не оставляйте поля пустыми: незаполненный раздел может помешать корректной обработке данных. Исправленная форма должна соответствовать данным трудовой книжки и отвечать действующему законодательству в части обработки трудовых данных.
Когда работодатель должен подавать отчет STD-R после увольнения сотрудника
Подавайте форму STD-R не позднее одного рабочего дня, следующего за датой увольнения сотрудника. Это касается всех случаев, когда компания ведет трудовые книжки в электронном формате.
Если работник ранее подал письменное заявление о желании вести трудовую книжку в цифровом формате, работодатель обязан отразить это в форме STD-R и убедиться, что в записи указан последний день работы, указанный в приказе об увольнении. В случае если работник не подавал такого заявления, компания должна продолжать вести физическую трудовую книжку, а форма STD-R не подается.
Если работник изменил свое решение и впоследствии подал заявление о переходе на электронный формат после увольнения, работодатель должен выдать форму STD-R, отражающую данные об увольнении, в течение одного рабочего дня после получения нового заявления. При необходимости приложите отсканированную копию документа в соответствии с протоколами общения с пенсионным органом.
Закон не предусматривает исключений для случаев пропуска сроков из-за технических сбоев или административных задержек. Ответственность за своевременную подачу остается за работодателем во всех случаях, включая реорганизацию, закрытие подразделения или сокращение штата.
Используйте только официальный шаблон, утвержденный властями. Отклонения от установленного формата или структуры не допускаются. Если требуется внести исправления, подайте обновленную форму STD-R с правильными данными и укажите ее как заменяющую запись.
Правила подачи СЗВ-ТД для удаленных и внештатных работников
Подавайте форму СЗВ-ТД на следующий рабочий день после любых действий, связанных с приемом на работу, увольнением или заявлением работника о внесении изменений в трудовую книжку. Это также относится к удаленным и внештатным сотрудникам, если с ними заключен официальный трудовой договор.
Случаи, требующие представления
Подавайте форму в случаях, связанных с началом работы, увольнением или изменением условий трудового договора. В форме должна быть отражена точная дата каждого события, указанная в подписанной трудовой документации. В случае увольнения укажите правовые основания и статью трудового законодательства.
Порядок оформления удаленной и внештатной работы
Соглашения об удаленной работе и внештатной работе не освобождают работодателя от обязанности вести отчетность. Подавайте отчет по тем же каналам, что и для штатных сотрудников. Сохраняйте подписанные копии приказов и заявлений о приеме на работу, включая уведомления об увольнении, в качестве образцов для целей аудита. Убедитесь, что все записи в трудовой книжке сотрудника соответствуют данным СЗВ-ТД. Несвоевременное предоставление информации может привести к юридической ответственности в соответствии с трудовым законодательством.
Какие данные должны быть включены в электронные файлы трудовых книжек
Включите следующую структурированную информацию по каждому сотруднику без исключения. Неполные или отсутствующие записи, особенно в случае увольнения или перевода, недопустимы и могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны регулирующих органов.
Кроме того, представляйте образец формы в связи с первой записью или при увольнении. Не представляйте пустые записи. Убедитесь, что каждый случай смены работы или увольнения сотрудника своевременно и точно отражен в его трудовой книжке. При переносе из бумажного журнала в цифровой убедитесь в согласованности данных и включите ссылку на исходный документ.
Штрафы за несвоевременное или неправильное представление СЗВ-ТД и СТД-Р
Несвоевременная подача заполненных СЗВ-ТД или СТД-Р, особенно в случаях увольнения, может повлечь за собой административный штраф по статье 15.33 КоАП РФ. Для организаций штраф составляет от 300 до 500 рублей за один документ, для ответственных лиц — от 100 до 300 рублей. При отсутствии поданного отчета или наличии в нем расхождений или незаполненного раздела штрафные санкции могут быть суммированы.
Последствия несвоевременной подачи документов
- За задержку уведомления о приеме или увольнении сотрудника — до 500 рублей за каждый случай.
- Неправильное указание трудовой книжки — отдельный штраф за каждую запись.
- Представление после установленного срока в связи с заявлением работника о получении бумажной трудовой книжки — от 300 рублей.
Рекомендации по избежанию штрафов
- Убедитесь, что структура бланка соответствует последнему образцу, утвержденному законодательством.
- Убедитесь, что в бланке нет пустых или незаполненных полей.
- Своевременно вносите записи обо всех изменениях, связанных с трудовой деятельностью работника.
- Храните подписанные заявления работников о сохранении или отказе от традиционной трудовой книжки.
- Дважды проверьте данные об увольнении перед подачей, чтобы избежать корректирующих отчетов.
Требования законодательства обязывают точно и своевременно отражать все трудовые действия. Несоответствующие или отсутствующие данные, в том числе ошибки в трудовой книжке сотрудника, могут привести к штрафам и обязательствам по исправлению ситуации.