Каждая организация должна следить за тем, чтобы личные дела сотрудников велись в соответствии с требованиями законодательства и политикой компании. Записи, относящиеся к человеку, должны храниться надежно, а доступ к ним должен осуществляться только в случае необходимости. Категорически запрещается хранить личную информацию, которая не имеет прямого отношения к должностным обязанностям или ответственности сотрудника.
Такие документы, как контракты, оценки работы и записи об обучении, должны храниться в упорядоченном виде, обеспечивая быстрый доступ к необходимой информации для карьерного роста сотрудника и выполнения любых требований законодательства. Важно, чтобы доступ к этим файлам имел только уполномоченный персонал, чтобы предотвратить несанкционированное разглашение конфиденциальных данных.
Если речь идет о бывших сотрудниках, их документы должны храниться в течение установленного срока в соответствии с законодательной базой юрисдикции. Любые действия, связанные с этими записями, должны быть надлежащим образом задокументированы. Сотрудники должны быть осведомлены о том, какая личная информация хранится, и должны иметь возможность запрашивать изменения или обновления в случае необходимости.
Не храните в файлах сотрудников неактуальные документы или данные, так как это может привести к возникновению проблем с соблюдением правовых норм. Убедитесь, что каждый элемент досье имеет отношение к профессиональной деятельности сотрудника и выполнению им своих обязанностей.
Какие документы должны быть включены в личные дела сотрудников?
Документы, включаемые в личное дело сотрудника, должны соответствовать его роли, стажу работы и юридическим требованиям компании. Ниже перечислены основные документы, которые должны храниться в личном деле сотрудника:
1. Трудовой договор: в этом документе прописаны условия найма, должностные обязанности, вознаграждение и условия. Он служит основой рабочих отношений.
2. Налоговые формы: Включите все формы, такие как W-4 или аналогичные, в которых указаны предпочтения сотрудника по удержанию налогов.
3. Документы, удостоверяющие личность и полномочия: Они должны состоять из удостоверения личности, выданного правительством, и всех необходимых разрешений на работу или виз, подтверждающих, что сотрудник имеет право работать на законных основаниях.
4. Записи по охране труда и технике безопасности: Если применимо, в досье должны содержаться записи о любых травмах или заболеваниях, связанных с работой, включая отчеты о происшествиях и документы о последующих действиях.
5. Формы регистрации льгот: эти формы показывают, что сотрудник решил воспользоваться льготами компании, такими как медицинское страхование, пенсионные планы или другие льготы, предоставляемые компанией.
6. Оценки эффективности: Периодические оценки, позволяющие отслеживать выполнение сотрудником своих обязанностей, цели и обратную связь с начальством.
7. Записи об обучении и сертификации: Документы, подтверждающие прохождение обучения, сертификации или развитие навыков, относящихся к роли сотрудника.
8. Записи об отпусках: включают отпуск, отпуск по болезни или другие виды отпусков, взятых сотрудником, для отслеживания его посещаемости.
9. Дисциплинарные записи: Любые официальные дисциплинарные меры, принятые в отношении сотрудника, включая предупреждения или выговоры, должны храниться в его личном деле, чтобы обеспечить прозрачность в отношениях с сотрудниками.
Не следует включать в личное дело документы, которые вторгаются в частную жизнь сотрудника, не имея отношения к работе, например личную переписку, медицинские карты, не связанные с работой, или материалы, не имеющие отношения к работе. Они никогда не должны храниться в личных делах без прямого согласия или юридической необходимости.
В случае споров или проверок со стороны регулирующих органов эти записи могут стать критически важными, поэтому их необходимо хранить в безопасности и обеспечивать доступ к ним только уполномоченного персонала.
Организуйте и классифицируйте документы сотрудников для облегчения доступа к ним
Правильная организация документации сотрудников необходима для обеспечения быстрого доступа к ней в случае необходимости. Она должна быть выполнена таким образом, чтобы обеспечить легкий поиск, сохраняя при этом стандарты конфиденциальности и безопасности.
- Классифицируйте документы по типам: Разделите документы по категориям в зависимости от их характера, например, контракты, медицинские формы, отзывы о работе и личные документы. Каждая категория должна иметь свой четко обозначенный раздел для удобства идентификации.
- Создайте систему хранения документов: Используйте физические или цифровые методы ведения документации. Убедитесь, что система хранения документов логична и интуитивно понятна, что позволит любому сотруднику отдела кадров своевременно найти любой документ. Используйте вложенные папки или теги, чтобы еще больше разграничить различные типы данных.
- Храните конфиденциальные данные отдельно: Некоторые документы, такие как персональные идентификационные номера, банковские реквизиты или медицинские карты, должны храниться отдельно и безопасно. Это ограничит доступ к конфиденциальной информации только для уполномоченного персонала.
- Используйте индексирование для быстрого поиска: Создайте указатель, в котором перечислены все записи и их местонахождение. Он должен содержать информацию о том, какие документы находятся в каждом разделе, и соответствующие даты, что позволит быстро найти нужный документ.
- Соблюдайте последовательность в наименованиях: Используйте стандартную систему именования для всех документов и папок. Например, папки могут включать имя сотрудника, дату документа и его категорию, что облегчает поиск конкретной информации.
- Регулярно проверяйте и обновляйте: Периодически проверяйте, насколько актуальны и правильно классифицированы документы. Убедитесь, что устаревшие или ненужные документы удалены в соответствии с политикой хранения.
- Обеспечьте соблюдение законодательных ограничений: Некоторая информация, например личные данные или медицинские документы, может быть ограничена законом. Убедитесь, что такие данные хранятся в соответствии с юридическими нормами, а доступ к ним ограничен по мере необходимости.
Следуя этим шагам, можно упорядочить и обезопасить организацию документации сотрудников, обеспечив легкий доступ к ней и соблюдение соответствующих законов и правил.
Правовые требования к хранению документов сотрудников в 2024 году
Все документы, связанные с персональными данными сотрудников, должны храниться в соответствии с действующими нормами. Работодатели должны четко понимать, что следует сохранять, а что — выбрасывать. Вот основные законодательные требования к управлению документами сотрудников:
Запрещается хранить документы, связанные с личной жизнью или частными делами сотрудника, если они не имеют прямого отношения к его работе или не требуются по закону. Например, такие документы, как личные идентификационные номера, данные банковских счетов или информация о деятельности в социальных сетях, не должны храниться, если это не требуется для целей работы. Работодатели должны обеспечить защиту конфиденциальных данных от несанкционированного доступа или взлома.
Все личные документы сотрудников должны храниться в безопасности и быть доступными только для уполномоченного персонала. Очень важно разработать правильную политику защиты данных, а данные, которые больше не нужны, должны быть безопасно уничтожены в соответствии с законом.
Как защитить конфиденциальную информацию в файлах сотрудников
Конфиденциальные данные о сотрудниках должны надежно храниться и управляться, обеспечивая доступ к ним только уполномоченного персонала. Все конфиденциальные документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника, должны быть защищены от несанкционированного раскрытия или фальсификации.
Внедряйте системы безопасного хранения
Очень важно хранить конфиденциальные документы в безопасной среде, будь то физические или цифровые. Бумажные документы должны храниться в запертых шкафах с ограниченным доступом. Цифровые файлы должны быть зашифрованы и храниться на защищенных серверах с регулярным аудитом доступа, чтобы отслеживать, кто просматривает или изменяет данные.
Ограничьте доступ к чувствительным данным
Доступ к конфиденциальной информации сотрудников должен строго контролироваться. Только уполномоченные лица с законной необходимостью должны иметь разрешение на просмотр или управление этими файлами. Документируйте все выданные разрешения и регулярно проверяйте, кто имеет доступ, чтобы убедиться, что он соответствует требованиям.
Предотвращение несанкционированного разглашения информации
Будьте осторожны при обсуждении конфиденциальных вопросов, касающихся сотрудника. Не раскрывайте информацию лицам, не имеющим непосредственного отношения к делу, и не делитесь конфиденциальными сведениями без должного обоснования. Нарушение конфиденциальности может привести к юридическим и репутационным последствиям.
Внедрите надлежащее обучение и политику
Сотрудники, работающие с конфиденциальными данными, должны быть хорошо обучены тому, как важно их защищать. Установите четкую политику в отношении того, что является конфиденциальной информацией, а также протоколы обработки и хранения таких документов.
Какие документы запрещено хранить в личных файлах сотрудников?
Запрещено хранить определенные типы документов в личных делах сотрудников. К таким документам, которые не следует включать в личное дело сотрудника, относятся документы, не имеющие отношения к его работе, квалификации или трудовой биографии.
Примеры запрещенных документов:
- Документы, связанные с личной жизнью сотрудника, такие как личные медицинские карты или частная переписка.
- Любые документы, содержащие личные мнения или неуместные личные данные, не связанные с работой или ролью.
- Документы, связанные с политическими пристрастиями, религией или другими не относящимися к делу личными убеждениями сотрудника.
- Документы, которые могут нарушить неприкосновенность частной жизни сотрудника или не предусмотрены законом или политикой компании.
- Документы по личным юридическим вопросам сотрудника, если они не имеют прямого отношения к способности сотрудника выполнять свои должностные обязанности.
Такие документы не должны храниться ни при каких обстоятельствах, поскольку они нарушают законы о конфиденциальности и могут создать ненужные юридические или этические проблемы. Организации должны следить за тем, чтобы в архивах хранились только важные и необходимые документы в соответствии с нормативными требованиями и политикой компании.
Лучшие практики по оцифровке и безопасному хранению документов сотрудников
Убедитесь, что конфиденциальные документы, касающиеся конкретного сотрудника, хранятся с использованием надлежащего шифрования. Файлы, содержащие конфиденциальную информацию о работнике, не должны подвергаться несанкционированному доступу. Очень важно использовать строгий контроль доступа, предоставляя права только тем, кто имеет четкую необходимость в доступе в конкретных случаях.
Вся личная информация, включая данные о финансовом положении, здоровье и идентификации, должна быть зашифрована как при хранении, так и при передаче. Решения для облачного хранения должны соответствовать отраслевым стандартам и нормам, чтобы гарантировать безопасность конфиденциальных данных. Периодически пересматривайте методы хранения данных, чтобы обеспечить их соответствие законодательству и предотвратить утечки.
Необходимо вести журналы доступа и записи, чтобы отслеживать любые изменения или доступ к данным человека. Такая практика помогает выявлять потенциальные инциденты безопасности и обеспечивает ответственность за действия, предпринятые в отношении личных дел работников. Убедитесь, что вся документация надежно заархивирована и доступна только тем, кто уполномочен в конкретном контексте того или иного вопроса.
Рекомендуется также регулярно создавать резервные копии важных документов в безопасных местах, обеспечивая непрерывность работы в случае сбоя системы. Процесс резервного копирования должен включать несколько мест хранения, чтобы избежать единой точки отказа. Кроме того, резервные копии должны быть зашифрованы, чтобы предотвратить несанкционированный доступ во время восстановления.
Личные документы сотрудников не должны храниться в открытой или незащищенной системе. Внедрите многоуровневый подход к безопасности, например многофакторную аутентификацию, для защиты точек доступа к конфиденциальным данным. Любая практика хранения документов должна включать периодическое удаление устаревших или ненужных файлов, чтобы конфиденциальные данные не хранились дольше, чем это необходимо.
Убедитесь, что ваши методы хранения документации сотрудников соответствуют нормам защиты данных, и проконсультируйтесь с экспертами по правовым вопросам, чтобы убедиться, что ваши методы соответствуют всем необходимым требованиям законодательства. Защита конфиденциальной информации должна быть постоянным процессом, который развивается вместе с изменениями в нормативно-правовой базе.
Как обрабатывать запросы на документы сотрудников и сроки их хранения
Отвечая на запрос о предоставлении документов сотрудника, убедитесь, что вам предоставлены только те, которые необходимы для служебных целей. Некоторые документы, особенно содержащие личные данные, должны быть тщательно проанализированы, прежде чем предоставлять их запрашивающей стороне. Согласно законодательству и политике компании, данные сотрудника могут быть предоставлены только при определенных условиях, например в рамках судебного разбирательства или с разрешения самого сотрудника.
Сроки хранения документов сотрудников
Каждый документ, связанный с сотрудником, должен храниться в течение определенного периода в зависимости от его характера. Например, личные дела, включающие оценки работы или трудовые договоры, должны храниться не менее трех лет после прекращения действия контракта с сотрудником. Однако некоторые юридические документы, такие как налоговые документы, могут храниться дольше — до семи лет, в зависимости от юрисдикции.
Обработка запросов сотрудников
Сотрудники имеют право запрашивать доступ к своим документам. Однако эти запросы должны быть тщательно рассмотрены, чтобы гарантировать, что будут предоставлены только документы, относящиеся к запросу. Любой документ, содержащий конфиденциальную информацию, не относящуюся к запросу сотрудника, должен быть закрыт. Кроме того, запросы сотрудников, касающиеся их личных дел, должны рассматриваться незамедлительно и в соответствии с политикой конфиденциальности компании и местными правилами защиты данных.
Ключевые моменты, которые следует запомнить:
- Личные документы должны храниться только до тех пор, пока это необходимо для деловых или юридических целей.
- Доступ к документам сотрудников должен быть ограничен только уполномоченными лицами.
- Убедитесь, что документы регулярно обновляются и надежно хранятся во избежание несанкционированного доступа.
Несоблюдение этих правил может привести к юридическим последствиям, включая штрафы или взыскания за неправильное обращение с данными сотрудников. Всегда консультируйтесь с юристами или HR-специалистами, чтобы убедиться, что хранение документов и запросы на ведение личных дел сотрудников соответствуют действующим законам и нормам.