Заказное письмо: особенности и преимущества

С развитием интернет-технологий люди существенно упростили и ускорили связь, но почтовые отправления на бумаге все равно остаются актуальными. Те, кто ценит сохранность писем и документов в пути, могут воспользоваться услугами регистрируемых отправлений. Эти отправления могут быть заказными или ценными письмами, каждое из которых имеет уникальный трек-номер, позволяющий легко отслеживать их положение с момента отправления до момента вручения адресату.

Основные различия

Простое письмо не регистрируется и его путь не отслеживается. Информации о его передвижении нет даже на официальном сайте «Почты России». В отличие от них, заказные письма проходят регистрацию при отправке, им присваивается уникальный номер, который позволяет отслеживать местонахождение письма на сайте www.pochta.ru/ с момента отправки до момента вручения адресату. Кроме того, такие письма могут быть отправлены экспресс-почтой 1 класса в случае необходимости срочной доставки по территории Российской Федерации.

Если в письме содержатся важные документы, их можно отправить как ценное письмо, указав их стоимость в рублях. Ценное письмо обеспечивает отправителю гарантию полной или частичной компенсации в случае утраты

Различия между типами писем: простыми, заказными и ценными

Преимущества использования заказного письма

Что такое заказное письмо и почему оно важно?

Письма играют важную роль в нашей повседневной жизни, будь то обмен сообщениями или пересылка документов и фотографий. В России почтовые отправления делятся на простые, заказные и ценные. Но в чем разница между ними?

Все отправления почты подразделяются на две категории: простые и регистрируемые. К простым относятся обычные письма, а к регистрируемым – заказные и ценные.

Заказное письмо можно отправить только из отделений почтовой связи (ОПС). Каждое заказное письмо регистрируется в системе почты и получает уникальный трек-номер, который позволяет отслеживать его перемещение до момента вручения адресату.

Простые письма можно отправить через ящик Почты России или в отделении связи. Они не требуют регистрации и не имеют трек-номера.

Основное различие между заказным и простым письмом – в статусе регистрации и возможности отслеживания. Заказное письмо требует подписи адресата при получении и возвращается отправителю в случае отказа адресата от получения.

По скорости доставки разницы между простым и заказным письмом нет: оба должны быть доставлены в ОПС в одно и то же время. Отличие заключается в том, что простое письмо может быть вручено почтальоном в ящик, что занимает дополнительное время, в то время как заказное письмо можно получить в день прибытия в ОПС, отследив его по трек-номеру.

Различие между заказным и простым письмом

Отличительные критерии / Вид письма	Простое	Заказное
Где отправить?	Опустить в почтовый ящик или передать оператору в ОПС	Только в ОПС через оператора
Выдается ли чек и трек-номер?	Нет	Да
Как вручается?	Доставляется почтальоном и опускается в почтовый ящик адресата (без подтверждения момента вручения)	Лично в руки адресата под роспись (либо представителю по доверенности)
Дополнительные услуги	Не предусмотрены	Уведомление о вручении, СМС-уведомление, ускоренная доставка 1 классом
Возможности (предоставляются по заявлению)	Письмо можно отозвать обратно, переадресовать по другому адресу, изменить данные получателя
Цена отправки	23 рубля* за первые 20 грамм веса и по 3,00 р. за последующие полные/неполные 20 г.	50 рублей* за первые 20 г. и по 3,00 р. за последующие полные/неполные 20 г.

*тариф указан без НДС (при оплате марками).

Разница между заказным и ценным письмами

Для ценных отправлений необходимо указывать объявленную ценность (о/ц), которая является формой страховки. В случае повреждения

Отправка заказного письма представляет собой более официальную процедуру, требующую тщательности и точности в обращении, чем доставка обычного письма. Из-за этого стоимость доставки заказного письма выше, чем у обычного. Это следует учитывать при выборе способа отправки вашей корреспонденции.

Что такое обычное письмо?

Обычное письмо – это сообщение, которое может быть доставлено обычной почтовой службой без специальной обработки. Такое письмо может содержать различную информацию и не требует особых условий отправки или оформления.

Оформление обычного письма

Для оформления обычного письма не нужны особые требования. Важно указать имя получателя, его адрес, индекс и другие контактные данные, а также данные отправителя.

Доставка обычного письма

Доставка обычного письма не отличается от стандартной почтовой доставки и может занять от нескольких дней до нескольких недель. Время доставки зависит от расстояния, погодных условий и других факторов.

Вывод

Таким образом, как заказные, так и обычные письма служат для обмена информацией между людьми и организациями. Однако они различаются по требованиям к обработке, оформлению и срокам доставки. Если вам нужно отправить важное официальное сообщение, например, контракт или уведомление, то лучше использовать заказное письмо для быстрой и точной доставки с подтверждением получения. В случае обычного сообщения или поздравления более удобно воспользоваться обычным пись

После того как форму заполнили и передали сотруднику почты, отправителю выдают квитанцию.

Также можно настроить СМС-уведомление для адресата. Для этого необходимо подать заявление с указанием номера телефона, на который будет отправлено сообщение о доставке и вручении почтового отправления. Стоимость одного сообщения составляет 10 рублей. Заявление передается сотруднику вместе с уведомлением о вручении.

Когда почтовое отправление достигает места назначения, адресат получает уведомление о том, что его ждет в почтовом отделении. Посылку может забрать сам адресат или его законный представитель при наличии доверенности.

Сотрудник почты заполняет оставшиеся поля в уведомлении:

1. Дата получения.
2. Ф.И.О. получателя.
3. Ф.И.О. законного представителя (если применимо).
4. Получатель ставит подпись в графе «Получил».

Затем уведомление отправляется ответственному лицу, которое его проверяет, подписывает и отправляет обратно к отправителю.

Сферы применения уведомлений

Уведомления выдаются для всех зарегистрированных почтовых отправлений: открытки, бандероли, денежные переводы, заказные письма, письма с объявленной ценностью, посылки и отправления 1 класса. Перед отправкой отправитель получает квитанцию.

Каждому отправлению присваивается уникальный номер для отслеживания его перемещения через сеть Интернет. Также составляется уведомление о вручении, которое также отправляется адресату после получения. После получения посылки адресат ставит подпись в графе «получил», и бланк отправляется обратно.

Эта корреспонденция более надежна благодаря гарантиям почтовой организации, что она достигнет адресата без потерь.

Заказные письма с уведомлением часто используются в юридической практике, судебных учреждениях, военных комиссариатах, налоговых инспекциях и других государственных учреждениях, где важно иметь письменное подтверждение получения.

Получатель может быть как сам адресат, так и его законный представитель с предъявлением доверенности.

Существуют два типа уведомлений: простое и заказное.

Простое уведомление

Получатель получает извещение, что его ожидает письмо в почтовом ящике.

Заказное уведомление

Письмо вручается адресату лично в руки, что гарантирует получение уведомления сразу после его прибытия в почтовое отделение.

Различия между простым и заказным уведомлениями

Основное различие между ними в цене:

• Простое уведомление стоит 25,96 рублей с НДС.
• Заказное уведомление стоит 61,36 рублей с НДС.

Таким образом, выбор между ними зависит от предпочтений отправителя и важности отправляемого послания.

Виды писем: простое, заказное или ценное — в чем разница?

В наше время все еще сохраняется значимость личной и деловой переписки, а также пересылки различных документов и писем, несмотря на широкое распространение интернет-коммуникаций. Это особенно важно для юридических лиц, у которых обязательно должны быть бумажные документы в соответствии с законодательством. В современных условиях хранение бумажных носителей имеет законодательно утвержденные требования: список хранения включает более 1000 позиций, а сроки могут колебаться от 4 до 75 лет.

Есть несколько видов почтовых отправлений, которые могут вызвать путаницу. Что такое простое, заказное или ценное письмо? Подробнее об этом можно узнать на сайте blogfreo.ru.

Разновидности почтовых отправлений

Письмо является наиболее простым способом отправки документов. Какие типы писем бывают?

Простое письмо

Такое письмо отправляется через специальные ящики или через сотрудников почтового отделения. Это обычный конверт с марками, стоимость которых зависит от текущих тарифов.

Заказное письмо 1 класса

Это письмо имеет индивидуальный трек-номер и доставляется авиапочтой в пределах страны.

Ценное письмо

Ценное письмо отличается от заказного наличием объявленной ценности и страхования. В случае утраты или повреждения почта возмещает указанную стоимость.

Ценное письмо 1 класса

Это аналог ценного письма, но с доставкой авиапочтой внутри страны.

Экспресс-пакет EMS

Этот вид отправления доставляется курьерскими службами в пределах города, региона, страны и за ее пределы. Принимаются такие пакеты только в специализированных отделениях.

Как видно, каждое письмо имеет свои особенности: размеры и вес отправления, наличие трек-номера, метод доставки и стоимость.

Также возможно отправить заказное письмо с уведомлением о вручении или ценное письмо с описью вложения и уведомлением. Что это за услуги?

Опись вложения: смысл и заполнение

Опись вложения является юридически значимым документом, где указывается полный перечень содержимого корреспонденции, количество и объявленная ценность. Например, если вы отправляете счета-фактуры, то в описи указываются их наименование, количество и стоимость.

Бланк описи заполняется в 2 экземплярах по форме 107, который берется в почтовом отделении. Один экземпляр вкладывается в пакет, а второй возвращается отправителю с отметкой и подписью.

Основные поля для заполнения в бланке 107:

• номер вложения;
• наименование вложения;
• количество штук;
• объявленная ценность в национальной валюте;
• итоговая сумма вложений;
• данные отправителя.

Если информация отсутствует, в соответствующей ячейке ставится прочерк. Каждая следующая страница описи нумеруется вручную как «Лист 1 из Х».

Опись необходима для проверки содержимого корреспонденции при получении: сотрудник отделения сравнивает опись с содержимым и, при необходимости, составляется акт о несоответствии, который может быть использован для возмещения убытков отправителю.

Уведомление о вручении: что это такое и как заполнить

Уведомление о вручении — это специальный бланк формы 119, используемый для подтверждения факта получения адресатом почтовой отправки. Бланк заполняется вручную и прикрепляется к письму оператором. Получатель указывает дату получения и ставит подпись, после чего бланк возвращается отправителю по указанному адресу.

Процесс заполнения бланка начинается с внесения информации на лицевой стороне:

• Вид и категория отправления (простое, заказное, с объявленной ценностью);
• Данные отправителя: для физических лиц — фамилия, имя, отчество; для юридических лиц — полное наименование;
• Адрес отправителя: индекс, область, город, улица, дом, квартира.

На обратной стороне бланка заполняются:

• Вид и категория отправления (простое, заказное, с объявленной ценностью);
• Данные получателя: для физических лиц — ФИО; для юридических лиц — полное наименование компании;
• Адрес получателя: индекс, область, город, улица, дом, квартира.

Оставшиеся поля заполняют оператор, принимающий корреспонденцию, либо сотрудник, передающий пакет, получатель или его уполномоченное лицо.

Важно! Уведомление о вручении подтверждает исполнение почтовых обязательств. В случае невозврата документа отправителю, заказчик вправе предъявить претензию и требовать компенсации согласно действующим нормативным актам.

Альтернативой уведомлению о вручении является СМС-информирование. Сервис работает таким образом: при отправке необходимо сообщить оператору о желании получить электронное уведомление и оставить контактный номер мобильного телефона.

При вручении письма получателю оператор печатает соответствующий бланк, получает подпись и отметку о вручении, сканирует документ и загружает его в централизованную базу. На номер отправителя поступает СМС с уникальным номером. Электронную копию подтверждения можно скачать в личном кабинете на официальном сайте почты. Документ хранится в базе полгода.

Стоимость почтовых отправлений

Какова стоимость заказного письма с описью? Сколько стоит отправка обычного пакета? Как рассчитывается стоимость доставки?

Стоимость отправки почтовой корреспонденции определяется в соответствии с установленными тарифами на доставку и дополнительные услуги. Для обычных писем весом до 20 грамм действует единый минимальный тариф. При превышении массы действует дифференцированный тариф, зависящий от региона отправки. Масса письма не должна превышать максимально допустимую.

Заказная корреспонденция до 20 грамм отправляется по минимальному тарифу, который в два раза превышает стоимость отправки обычного письма. Масса пакета не должна превышать максимально допустимую (см. таблицу).

• Авиапересылка
• Уведомление
• СМС-информирование
• Опись
• Наложенный платеж

Тарифы определяются в соответствии с действующими стандартами для конкретного региона страны.

Полезные сервисы

Рассчитать стоимость ценного письма Почты России можно самостоятельно на официальном сайте по ссылке: www.pochta.ru/letters.

Если вы планируете отправить заказное письмо через Укрпочту, стоимость автоматически рассчитывается на официальном сайте. Ссылка на сервис: u.check-track.com/ru/calc/.

Определить местоположение вашей посылки по трек-номеру: