Информативное письмо Образцы советы и лучшие практики для эффективной коммуникации

Поскольку такие письма выполняют множество задач, их можно классифицировать по различным критериям.

Основные виды информационных писем:

уведомление;
напоминание;
подтверждение;
заявление;
реклама.

Письмо-уведомление информирует адресата о значимых изменениях или нововведениях. Например, такое письмо сообщит получателю, что его посылка уже готова к выдаче.

Письмо-напоминание напоминает адресату о необходимости совершения определенных действий, таких как оплата заказа, ответ на уведомление или явка на мероприятие.

Письмо-подтверждение фиксирует ранее достигнутые договоренности. Оно необходимо для подтверждения заказа клиента или оформления сотрудничества между компаниями.

Письмо-заявление включает в себя объяснение отказа от участия в чем-либо или уведомление об изменении условий договора. Например, сотрудник уведомляет руководство о невозможности присутствовать на важной встрече.

Письмо-реклама похоже на маркетинговую рассылку, но носит более информационный характер, рассказывая о товарах, ценах и условиях сотрудничества.

Как правильно составить информационное письмо?

Хотя строгих правил для написания информационных писем не существует, важно четко и доступно донести необходимую информацию в деловом стиле. Оформление письма может быть произвольным, но следует учитывать основные принципы деловой переписки:

Избегайте ошибок в тексте.
Используйте шрифты Times New Roman или Arial.
Не допускайте излишней «воды» в тексте.
Структурируйте письмо, разбивая текст на абзацы с одинаковыми интервалами.
Выравнивайте текст по ширине страницы.
Если письмо длинное и состоит из нескольких страниц, нумеруйте их.
Избегайте просторечий и эмоциональных выражений. Не высказывайте личное мнение и не спрашивайте мнение адресата.

Примеры успешных информационных писем

Несмотря на простоту оформления и отправки информационных писем, иногда сложно найти нужные идеи. В таких случаях может помочь опыт коллег.

Например, крупный интернет-магазин одежды принял участие в программе по утилизации пластика и в своих письмах объяснил клиентам причины и преимущества этого шага, а также предложил клиентам присоединиться к инициативе.

Производитель электроники и бытовой техники, помимо регулярной рассылки о новинках и скидках, периодически делится решениями бытовых проблем и полезными советами по домашнему хозяйству.

Заключение

Регулярная рассылка информационных писем укрепляет отношения между продавцом и покупателем, начальником и подчиненным.

Письма должны быть привлекательными и интересными. Деловой стиль не должен превращать их в «сухие» документы. Используйте видео, картинки и реальные фото, чтобы сделать письма более живыми.

Перед отправкой письма важно убедиться, что оно достигнет своей цели. Задайтесь вопросом: какое действие должно побудить письмо у читателя? Это может быть покупка, ответ, получение новой информации и т.д. Каждое информационное письмо должно иметь четкую цель.

Создание вводной части

Начните письмо с указания своей должности, ученого звания или роли и объяснения причины, по которой вы пишете. Обычно имя указывается в подписи, поэтому в начале письма его можно не упоминать.
Переходите к сути письма: «Сегодня я пишу вам, чтобы узнать о вакансии финансового контролера» или «Я пишу, чтобы представить характеристики нового продукта, недавно выпущенного нашей компанией» – это примеры эффективного начала письма.
Одна из распространенных ошибок неопытных авторов – избегать сокращений, из-за чего письмо может выглядеть искусственным. Используйте сокращения, чтобы письмо казалось разговорным, но сохраняло профессиональный тон. Пусть ваше письмо отражает вашу индивидуальность.
Не старайтесь впечатлить сложными или книжными словами. Это не научная работа, а информационное письмо. Используйте уместные слова и выражайте свои мысли ясно.
Если у вас есть связь с сотрудниками компании или вам порекомендовали подать заявление, или если вы знакомы с человеком, который ранее получил грант от вашей организации, упомяните об этом в начале письма. Это может помочь вашему адресату вспомнить вас или выделиться среди других заявок.

Написание основной части письма

Опишите конкретный опыт, который у вас был в сфере, куда вы стремитесь попасть благодаря письму. Если ваше письмо направлено на определенную профессиональную сферу или отрасль, включите в него конкретные умения и навыки для достижения результата. [1] X Источник информации
Желание получить работу – это не то же самое, что обладание нужными качествами. Если в начале вы подчеркнете свою заинтересованность в должности и соответствие ей, нет необходимости повторять это многократно. Утверждения типа «я очень нуждаюсь в этой работе» не делают вас более привлекательным кандидатом.
Сфокусируйтесь на работе конкретного уровня. Не обязательно прямо упоминать тип задания или должность, но письмо должно соответствовать вашей цели.

Не дублируйте информацию из резюме в письме. Перечисление ученых степеней, наград и связей неуместно. Повторение информации из резюме – это трата места и букв. Ваша цель – произвести впечатление и сделать первый шаг к деловым отношениям.

Кратко повторите ключевую информацию в заключении. Прямо перед прощанием, напомните о своих целях.

Проверка и доработка письма

Проверка письма — это не просто исправление опечаток и грамматических ошибок. Взгляните на текст свежим взглядом и убедитесь, что все существительные и глаголы согласованы, что вы четко донесли свою мысль, и что письмо достигло поставленной цели.
Когда вы уверены в качестве и ясности вашего письма, переходите к последней проверке и поиску «запоздалых тревог» — вещей, которые вы могли упустить в последний момент, включая исправление опечаток, грамматических ошибок и форматирование письма.

Держите письмо простым и лаконичным. Информационные письма обычно не должны превышать одной страницы или 300-400 слов. Вероятно, что ваш адресат занят и не захочет разбирать длинное и излишне подробное письмо. Чтобы ваша работа не пропала зря, важно соблюдать объем. Сосредоточьтесь на самой важной информации.

При необходимости приложите резюме следом за информационным письмом. Информационное письмо должно быть первым в любом заявительном пакете.
Убедитесь, что контактная информация актуальна. При последней проверке письма не забудьте включить всю важную контактную информацию, которая обычно указывается в верхнем правом углу «шапки». Укажите адрес электронной почты, номер телефона и другую основную контактную информацию.

Рассмотрите возможность добавления постскриптума. Некоторые преподаватели и эксперты по деловой переписке рекомендуют включать самую важную и срочную информацию в постскриптум (P.S.) письма. Это может сработать, потому что многие люди обращают внимание на формат письма. Вместо того чтобы помещать важные сведения в конце, постскриптум может быть более эффективным. Хотя некоторым это может показаться нестандартным, постскриптум часто выделяет важную информацию и помогает вашему письму выделиться.

Советуем прочитать: Справка ПНД и НД для водительской медкомиссии (справка 003 ВУ)

Три примера правильно скомпонованных писем

Акценты, конечно, варьируются в зависимости от сектора. В общем, можно выделить два главных стиля новостных писем: B2C-ориентированная рассылка с перечнем товаров и услуг, нацеленная на непосредственные продажи, и информационные письма для B2B сектора, развивающие партнерские отношения с другими бизнесами. Рассмотрим примеры из обеих категорий.

1. B2C информационная рассылка

2. B2B информационная рассылка

3. Новостное письмо для членов организаций/сообществ по вопросам услуг/мероприятий

Информационная рассылка — рекомендации по созданию

Начнем с одной из наиболее актуальных проблем, которую многие дизайнеры, несмотря на ее очевидную значимость, иногда игнорируют.

Убедитесь, что ваше письмо выглядит хорошо даже при блокировке изображений, так как многие почтовые клиенты (например, Outlook) блокируют изображения по умолчанию.
Используйте выделяющийся и узнаваемый логотип. Это способствует доверию подписчиков. Если ваш бренд обозначен нечетко, письма будут игнорироваться или отправляться в корзину. Придерживайтесь выбранного стиля: типографика, манера изложения и изображения также должны быть узнаваемыми.
Поле «Отправитель» имеет огромное значение. Фактический адрес (например: Online@mailing.tesco.com) и отображаемое имя должны содержать название вашей организации или бренда.
Прислушайтесь к стандартным рекомендациям по формулировке темы письма:
- Чем короче, тем лучше
- Первые три слова должны быть самыми информативными, поскольку именно их видят пользователи, пролистывая «Входящие»
- Целенаправленный посыл
- Подчеркните ценность предложения
- Если уместно, упомяните бренд

Тема из нашего примера («Джеймс Бонд. Квант милосердия» всего за 7.00 фунтов от Tesco Entertainment) полностью соответствует всем указанным требованиям.

Отзывы пользователей
Оценки пользователей
Популярные продукты
Исследования и графики
Популярные блоги и обсуждения
Анализ кейсов

Шаблоны Информационных Писем

Практикуйтесь и работайте с информационными письмами в Excel

Овладение навыками информационного письма в классе является важным для учащихся. Письмо с целью информирования помогает ученикам передавать знания, объяснять идеи и привлекать внимание читателей. Это ценный навык для развития детей, так как позволяет им эффективно делиться информацией и мыслями. В век цифровой информации особенно важно развивать навыки информационного письма у детей.

Типы информационного письма

Понимание различных типов информационного письма играет ключевую роль в обучении. Вот некоторые из них:

Описательное письмо: этот вид письма ярко изображает человека, место или объект с помощью детальных и чувственных описаний.
Объяснительное письмо: этот тип сосредоточен на четком и кратком объяснении процесса, концепции или идеи, обеспечивая глубокое понимание читателями.
Сравнительное письмо: подчеркивает сходства и различия между двумя или более объектами, предлагая всесторонний анализ и помогая установить связи.
Письмо причин и следствий: исследует взаимосвязь между действиями и их результатами, объясняя причины событий и их последствия.

Изучив различные типы информационного письма, писатели могут адаптировать свой стиль в зависимости от цели, темы и аудитории, что обеспечивает эффективную передачу информации и идей.

Стратегии обучения информационному письму

Введение и определение. Начните с объяснения понятия информационного письма и его особенностей. Используйте диаграммы для визуального представления ключевых элементов, включая основную идею, вспомогательные детали и структуру абзацев.
Графические органайзеры и рабочие листы. Применяйте графические органайзеры и бесплатные рабочие листы для организации идей и подтверждения деталей. Эти ресурсы помогают учащимся структурировать свои мысли и создавать письменные работы.
Интересные темы. Поощряйте студентов выбирать интересные для них темы. Такой подход стимулирует энтузиазм и мотивацию к глубокому изучению, что приводит к более убедительным текстам.
Руководство по написанию: Научите учащихся пошаговому процессу создания информационного письма. Включите этапы, такие как предварительное планирование, написание черновика, проверка, редактирование и публикация. Сосредоточьтесь на важных аспектах, таких как формирование убедительного введения, создание связных абзацев и использование правильных переходов.
Создание заключения: Помогите учащимся писать эффективные заключения для информационного письма. Научите их подводить итоги ключевых моментов, подчеркивать значимость темы и оставлять сильное впечатление на читателя.

Использование рабочих листов и примеров для информационного письма

Для повышения навыков информационного письма учащимся могут быть полезны бесплатные печатные рабочие листы, доступные в Интернете. Эти ресурсы предлагают структурированные шаблоны, наводящие на размышления подсказки и наглядные примеры, которые помогают учащимся освоить и применить основные концепции. Используя такие рабочие листы, учащиеся могут развивать идеи, организовывать вспомогательные детали и совершенствовать свои писательские навыки.

Дополнительные ресурсы от Storyboardthat и бесплатные печатные материалы

Шаблоны рабочих листов
Рабочие листы для письменных размышлений
Рабочие листы для исследования
Создатель личного повествования
Рабочие листы для создания связей

Как создать информационный письменный лист

Выберите один из готовых шаблонов

У нас есть множество шаблонов на выбор. Просмотрите наши примеры для вдохновения!

Информационное письмо представляет собой официальное письменное сообщение, адресованное получателю с целью предоставления важных данных. В сфере маркетинга такие письма применяются для привлечения новых клиентов и удержания существующих. Основная цель информационных писем — непрямая продажа товара или услуги.

Типы информационных писем