Бухгалтер как портной: как прошивать документы

Подшивка документов является неотъемлемой частью организации больших объемов бумаг в офисе и архиве. Этот процесс особенно важен для делопроизводства, поэтому ответственное лицо должно быть знакомо с процедурой подшивки документов. Хотя сам процесс несложен, важно выполнить его правильно.

Неправильная подшивка может привести к серьезным последствиям:

1. Отказ в приеме документации государственными органами или архивами.
2. Потеря деловых партнеров.
3. Риск подмены официальных документов.

Какие документы нужно подшивать

Подшивка выполняется для предотвращения потери или подмены документов, облегчения их хранения и систематизации. Обычно подшиваются многостраничные дела, которые нужно передать в соответствующие органы:

• Архивные документы.
• Бухгалтерская отчетность.
• Корреспонденция.
• Нотариально заверенные копии и переводы.
• Штатные документы.
• Кадровые приказы.
• Документы, подлежащие проверке.

Перед подшивкой рекомендуется проверить, что среди других документов нет тех, которые могут потребоваться для налоговой проверки или ФНС.

Правила подшивки документов согласно ГОСТ

Существуют общие требования, но конкретные процедуры подшивки не регламентированы единым стандартом. Рекомендации по подшивке документов представлены в Росархиве, что подразумевает использование отраслевых нормативных актов для оформления официальных документов.

• Методические указания по заполнению форм.
• Инструкции по делопроизводству.
• Нормы Центробанка России по документированию.

Необходимые инструменты для подшивки

Для процесса подшивки понадобятся различные канцелярские товары: клей, ножницы, игла, дырокол, нитки.

Подшивку можно выполнять различными способами в зависимости от толщины дела:

• Сшивка нитью с использованием дырокола и иглы. Нить закрепляется специальной наклейкой.
• Использование переплетной машинки в типог

Сделав проколы, проденьте нить, создавая петлю между отверстиями. Края завяжите узлом, затем сложите их вместе и приклейте к тыльной стороне листа пломбой (кусочек прямоугольной бумаги белого цвета размером 8х5 см). Сделайте на файле надпись: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Также укажите инициалы и фамилию ответственного лица, поставьте его подпись и дату.

Три прокола

Подготовка стопки бумаг проводится так же, как и для подшивания на два прокола (листы складывают и выравнивают). Затем делаются три прокола по одной линии. Чтобы продеть нитку через отверстия, используйте иглу с большим ушком. Концы оставляют с обратной стороны документа, связывают узлом, подравнивают и фиксируют бумажной пломбой.

Четыре прокола

Подготовка документов, как всегда, предшествует прокалыванию отверстий. В сложенных листах выполняют четыре отверстия, между которыми должно быть расстояние 1,5–2 см.

Нить вводится в третье отверстие с задней стороны, затем по лицевой части в четвертую дырку. Далее нить снова вводится в третье отверстие с обратной стороны, выходит на лицевую часть и направляется во второе отверстие. Нить выходит с тыльной стороны второго отверстия и входит в первое с лицевой стороны листа. Затем она проходит на тыльную сторону со второго отверстия. Концы нити завязывают узлом и пломбируют.

Бухгалтер как портной: как прошивать документы

Ответьте сходу: на сколько отверстий должен прошиваться документ? И какое расстояние должно быть между ними?

Как правильно прошивать документы

Прошивка многостраничного документа как способ скрепления листов для обеспечения его целостности зависит от целей применения такого документа. В общем делопроизводстве руководствуются опытом лучших практик.

Общие правила

Если нужно прошить один многостраничный документ или удостоверить копию многостраничного документа, достаточно прошить листы на два прокола (это самый простой вариант).

От середины листа бумаги вверх и вниз отмеряют по 40 мм для проколов с учетом размеров полей (левое – 20 или 35 мм). Расстояние между верхним и нижним проколом должно быть 80 мм.

Обратите внимание: нить из натуральных материалов (лен, хлопок) вводится в проколы. Концы нити связываются на обороте последнего листа, затем место узла закрывается отдельным листом бумаги небольшого формата, на котором оформляется отметка об удостоверении, например, сшива копии или удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа с ограничением доступа.

В отметке используется типовая фраза «Прошито и пронумеровано.», указывается количество листов цифрами и прописью. При необходимости подпись удостоверяющего лица дополнительно заверяется специальной печатью организации.

Для этих целей можно использовать и более сложный вариант сшива – на три прокола.

Сшив на три прокола также применяют, когда хотят прошить несколько документов и сохранить их как первичный комплекс, досье в текущем оперативном хранении как отдельный сшив (например, бухгалтерия так поступает с бухгалтерскими документами дня).

С учетом размеров полей первый прокол делается в середине стопки листов, а два других – на расстоянии 40 мм от центрального прокола. Концы натуральной нити выводятся через средний прокол, охватывают нить, стягиваются и связываются узлом.

Не каждый сшив удостоверяется – зависит от цели его выполнения.

Прошивка для архива

В процессе подготовки документов к архивному хранению обязательная архивно-техническая обработка включает прошивку дел. Обратите внимание, что документы прошиваются на четыре прокола, создавая «архивный сшив».

Полностью оформленные дела (дела постоянного хранения, дела по личному составу и документы с сроком хранения более 10 лет) сначала прошиваются, а затем переплетаются по типографской технологии с корешком, на который наносятся поисковые данные дела.

При частичном оформлении (дела временного хранения до 10 лет) документы прошиваются вместе с картонными обложками, которые накладываются сверху на будущий архивный сшив.

Верхние и нижние проколы (с учетом размеров полей) располагаются на расстоянии 30 мм от границ верхнего и нижнего полей пачки, а два средних прокола делаются на расстоянии 80 мм от верхнего и нижнего проколов, при этом расстояние между ними также составляет около 80 мм.

Технический сшив осуществляется двумя методами: одной иглой и одной ниткой или одной ниткой и двумя иглами. Нить используется натуральная, концы которой затягиваются и связываются на тыльной стороне сшива (пачки-дела).

Таким же методом на четыре прокола (с картонной обложкой или без неё) рекомендуется прошивать бухгалтерские документы и другие первичные учетные документы с пятилетним сроком хранения.

Для обработки дел постоянного хранения и дел по личному составу лучше всего заключить договор с архивной компанией, которая выполнит эту трудоемкую и пыльную работу, требующую использования дрели, струбцины и других инструментов.

Обратите внимание: прошивка документов регламентируется, но только в определенных сферах деятельности, то есть в специальном делопроизводстве.

Например, в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утвержденной постановлением Пленума ВАС от 25.12.2013 № 100, указано следующее правило для прошивки копий судебного акта (п. 10.2):

«Все листы копии прошиваются на два прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии, заклеиваются бумажной наклейкой (в форме круга, квадрата или прямоугольника, размером около 40–60 мм на 40–50 мм) и опечатываются печатью суда. Печать должна частично захватывать бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, наименование должности лица, удостоверившего подлинность документа, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату».

В п. 6.10 Инструкции о порядке обеспечения бланками исполнительных листов и их приема, учета, хранения, использования и уничтожения в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах (утвержденной приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2015 № 399) про прошивку исполнительных листов сказано следующее:

«Все листы документа прошиваются на два прокола в верхнем левом углу через левый и верхний край листа прочной нить

Все страницы в сшиве прошиваются крепкой нитью на 2–4 прокола, при этом концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа на месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм). Наклейка должна полностью закрывать место скрепления, выступая за пределы лишь нитями, не более чем на 2–2,5 см.

Говоря об архивном сшиве дела на четыре прокола, стоит отметить, что это правило давно выработано на практике, хотя не включено в текущие нормативные документы по архивному делу.

Ранее использовали прошивку на три прокола, но обнаружили, что документы меньшего формата, чем А4, часто захватывались лишь одним проколом. Большинство документов меньшего формата составляют половину от формата А4. На практике установлено, что при прошивке дела на четыре прокола документ формата А5 прошивается минимум в двух местах, что предотвращает его перемещение внутри сшива.

Есть специальные дела, например, в бухгалтерии, где много документов меньшего размера, чем формат А5. Такие дела могут быть прошиты на большее количество проколов.

• #хранение документов
• #архивное дело
• #бухгалтерия

Как правильно прошивать документы: пошаговая инструкция

Для обеспечения целостности документов, представления отчетов в налоговые органы или сдачи важных бумаг в архив и другие организации, необходимо выполнить прошивку документов. Это обеспечивает их сохранность, исключая потерю или подмену отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решают множество проблем.

Однако, несмотря на простоту этой процедуры, ошибки недопустимы. В статье рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.

Какие документы требуют прошивки

Как правило, прошивке подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдаются в архивы, отправляются на проверку или имеют ценность для владельца.

Список документов, которые обычно требуют прошивки:

• Кадровые приказы.
• Бухгалтерская отчетность.
• Архивные документы.
• Прочие документы.

Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, и ответственно подходить к качеству прошивки, так как он несет ответственность за сохранность документации.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

На данный момент не существует строгой регламентированной формы подшивки документов. Однако есть предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», а также инструкции Центрального банка России. Также существуют требования к прошивке документов, разработанные другими ведомствами.

Из-за недостатка информации предпринимателю сложно разобраться в процессе, так как каждый орган требует соблюдения своих правил.

Инструменты и подготовка

Для прошивки документов нитками необходимо определить толщину документации и выбрать соответствующие инструменты.

Обычно для прошивки используют следующие предметы:

• Иголка и шило.
• Дырокол.
• Нитки или тесьма.
• Файл для прошивки.
• Ножницы.
• Канцелярский клей.

После подготовки всех инструментов нужно:

1. Собрать все документы, выровнять их и расположить в правильном порядке.
2. Убедитесь, что на страницах не осталось скоб и зажимов, так как они могут мешать и при дальнейшем хранении они не нужны.
3. Аккуратно сложите листы, иначе скрепленная пачка будет выглядеть неаккуратно, а выбившиеся страницы помнутся. Для объемного делопроизводства используется специальное устройство для выравнивания офисных документов перед сшиванием нитью.

Инструкция по прошивке важных документов

Подходите к этой процедуре с особой серьезностью. Если прошивка будет некачественной и слабой, страницы могут легко разъединиться, что недопустимо, так как основная цель процедуры — предотвратить добавление новой информации или потерю частей.

Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу, иначе листы не будут приняты.

Два прокола

Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложностей. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проколы следует делать с левой стороны, отступая 1-2 см.

После того как сделаны 2 дырки, можно подшивать. Для этого нужно пропустить нитку через проколы в документе несколько раз и завязать узел на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставьте порядковый номер.

Три прокола

Сначала нужно отметить местоположение отверстий. Если иное расположение не требуется, то отверстия должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.

Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести её на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протяните нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую сторону проведите её в среднюю дырку. Оставьте отрезок примерно 7 см и свяжите.

Четыре прокола

Если документ имеет большую толщину, для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Сначала иглой помечают места отверстий. Обычно расстояние между ними составляет 3-5 см.

Далее порядок процесса прошивки документов ниткой следующий:

1. Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны и вытаскивают снизу через ближайшее, первое свободное к краю отверстие.
2. Затем нить пропускают еще раз через средний прокол и выводят наверх через третье отверстие.
3. После этого иглу вводят в крайнее свободное отверстие и выводят на заднюю сторону через прошитый средний прокол.

Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.

Заключение

Иглы и нитки, используемые для прошивки договоров и других документов, необходимы в каждом офисе, ведь прошивка является самым надежным методом скрепления важных бумаг.

Сшивание документов требуется при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд, так как документация, скрепленная клеем или степлером, не принимается. Это нарушает требования, предъявляемые к юридическим лицам.

Работая с большим объемом информации, важно систематизировать и правильно хранить её. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.

В организации всегда должны быть приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.

Как прошить документы в 3 дырки: схема

Чтобы сохранить важные документы, делопроизводители используют проверенный способ — прошивка документов ниткой в 3 дырки. В статье приведена подробная схема такой прошивки.

• Когда требуется прошивка документов в 3 дырки
• Метод прошивки документов ниткой через 3 отверстия

Схема прошивки документов в три отверстия: Скачайте шаблон

Титульный лист дела на бумажном носителе: Скачайте шаблон

Лист-заверитель дела: Скачайте шаблон

Список нормативных документов для оформления дела в архив: Скачайте шаблон

Когда необходимо прошивать документы в 3 отверстия

Любая компания, независимо от численности сотрудников и масштабов производства, ведет документооборот. Документы сопровождают:

• внутреннюю производственную, административную, финансовую и организационно-распорядительную деятельность;
• внешнюю деятельность: взаимодействие с органами власти, контрольными и надзорными органами, клиентами и партнерами.

Сроки хранения документов зависят от их значимости. К наиболее важным документам относятся:

• отражающие производственно-хозяйственную деятельность компании, подтверждающие эффективность управленческих решений;
• финансовые документы, подтверждающие добросовестность работодателя и выполнение обязательств перед государственными органами и бизнес-партнерами;
• кадровые документы, подтверждающие трудовые отношения и страховой стаж работников, который учитывается при назначении пенсии.

Документ может состоять из нескольких листов. Потеря или замена хотя бы одного из них может лишить юридической силы весь документ. Чтобы избежать случайной утери или целенаправленной подмены листов, многостраничные документы необходимо прошивать.

Оформление многостраничного документа — указание на количество прошитых страниц

Документы, которые нужно прошивать

• приказы и распоряжения, в том числе, по личному составу;
• уставные документы;
• финансовая и бухгалтерская отчетность;
• штатные расписания;
• счета-фактуры;
• акты приемки-передачи и выполнения работ;
• кассовые книги;
• ведомости и другие.

Ответственность за сохранность документов организации лежит на ее руководителе. Он может делегировать полномочия по их учету и хранению специальному подразделению или назначить ответственное лицо приказом, например, делопроизводителя или секретаря. Прошивать документы, которые еще не переданы в архив, руководитель может поручить одному из сотрудников подразделения.

Перед тем как прошивать документы в 3 отверстия, необходимо пронумеровать их листы. Эксперты журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» объяснят, что именно нумеруют — листы или страницы в журналах регистрации документов.

Читайте в журнале «Справочник секретаря»

• Три безупречные схемы для упрощения самых важных архивных процессов
• Как упростить и ускорить документооборот в организации: строим маршруты документов

Как прошивать документы ниткой через 3 отверстия

Наиболее надежный способ обеспечить сохранность всех листов в многостраничном документе — прошивка с использованием прочной нити или тонкого шпагата. В делопроизводстве применяют четыре способа прошивки:

1. В два отверстия или прокола.
2. В три отверстия.
3. В четыре отверстия.
4. В один прокол (на уголок).

Какой метод прошивки использовать — в 3, 4 или 2 отверстия — зависит от важности документов. В одно или два отверстия прошивают менее важные документы, копии, потеря листов в которых легко восполнима. Наиболее важные документы чаще прошивают в три, реже — в четыре отверстия.

Единые требования по прошивке документов ниткой в 3 дырки стандарты не устанавливают. Некоторые рекомендации можно найти в методических указаниях, утвержденных приказом Росархива №76 от 23.12.2009. Также существуют отраслевые инструкции по делопроизводству, в которых описаны способы прошивки и заверения документов.

Читайте по теме в Системе Кадры

• Как прошивать кадровые документы

Как прошить документы в 3 дырки: инструкция

Перед началом прошивки документов ниткой в 3 дырки, необходимо сделать проколы в документе. Для этого удобно использовать дырокол, а в его отсутствие — шило. Три прокола должны располагаться на одной линии вдоль края листов, сложенных стопкой. Средний прокол делается по центру длинной стороны листа, два других — на расстоянии не более 3 см от среднего.

Проденьте нитку в иглу с большим ушком и с обратной стороны документа проденьте иглу в среднее отверстие. Конец нитки, который останется с тыльной стороны, должен быть длиной не менее 7 см. С лицевой стороны проденьте иглу с ниткой в крайнее отверстие, затем с тыльной стороны проденьте иглу в другое крайнее отверстие. После этого на лицевой стороне вденьте иглу в среднее отверстие и выведите нитку обратно на тыльную сторону.

Схема прошивки документов в 3 дырки

Снимите иглу и завяжите концы нитки узлом. Прижмите концы нитки к тыльной стороне листа и наклейте поверх узла прямоугольный кусочек бумаги. Если концы нитки слишком длинные, обрежьте их, оставив 1-2 см.

После высыхания клея, на бумажной пломбе с заходом на поверхность тыльной стороны листа сделайте заверительную надпись. Укажите на наклейке количество листов в документе прописью и цифрами, поставьте подпись и ее расшифровку.

Если прошитый документ будет активно использоваться, целесообразно перед прошивкой сделать для него твердую обложку из двух листов картона или плотной бумаги. В этом случае бумажная пломба после прошивки будет находиться на обратной стороне твердой обложки.

Следуя установленным правилам оформления документов и подготовки их к хранению, вы обеспечите их сохранность. Зная, как прошивать документы в 3 дырки, вы сможете предотвратить замену или утрату листов в любом многостраничном документе.