Александра Челозерцева закончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция» в 2017 году. Начав карьеру помощника арбитражного управляющего, она затем стала руководителем юридического отдела в администрации бизнес-центра.
Другие работы автора
- 2024.01.19 Образцы: Порядок и правила составления доверенности на получение товаров и ТМЦ
- 2024.01.17 Образцы: Как правильно составить письмо — предложение о сотрудничестве
- 2023.12.27 Инструкции для ИП: Как оформить заявление на закрытие ИП
- 2023.12.18 Образцы: Как составить отчет о проделанной работе
Цель и значение отчета о проделанной работе
Отчет о проделанной работе представляет собой важный инструмент для руководителя, позволяющий оценить выполнение задач и достижение целей сотрудниками. Это особенно актуально для работников, занятых на удаленке или в командировках, когда прямой контроль усложнен.
Правила составления отчета
Важно соблюдать следующие правила при написании отчета о проделанной работе:
- Структурировать информацию и избегать излишней детализации.
- Рекомендуется, чтобы каждый абзац содержал не более четырех или пяти предложений.
- Для наглядности лучше использовать списки для перечисления задач.
- При вставке таблиц и графиков следует избегать образования висячих строк.
- После размещения графиков и таблиц нужно оставлять место для комментариев и руководящих замечаний.
- Исключить использование жаргонных и разговорных выражений.
- Текст необходимо проверить на наличие орфографических и других ошибок.
- При выборе шрифта необходимо соблюдать средний размер. Если в компании установлен стандартный шрифт для отчетов, следует придерживаться этого стандарта.
Таким образом, при подготовке документации важно обеспечить ее четкость и понятность без дополнительных усложнений.
Обратите внимание, что не для всех профессиональных областей целесообразно вводить обязательное составление отчетов о проделанной работе. Например, для должностей с однотипными операциями лучше установить нормы выполнения задач.
Пример отчета о проделанной работе офисного работника
В законодательстве не предусмотрен стандартный образец отчета о проделанной работе офисного работника. Однако работодатель вправе внедрить такое требование, закрепив его в локальных нормативных актах и/или трудовом договоре. При этом важно учитывать все особенности составления такого отчета. Давайте рассмотрим их подробнее и представим образец оформления документа.
Цель отчета
Этот вид отчетности позволяет достигать следующих целей:
- Оценить эффективность работы сотрудников и адаптировать организационную структуру. Например, если один сотрудник тратит в два раза больше времени на выполнение задач по сравнению с другими, может потребоваться пересмотр его трудового контракта.
- Обеспечивать и контролировать соблюдение трудовой дисциплины и эффективное использование рабочего времени. Если сотрудник не выполняет поставленные задачи или свои должностные обязанности, работодатель имеет возможность оценить его рабочую нагрузку и принять соответствующие меры.
- Корректировать работу отдела или подразделения в целом. На основе отчетности сотрудников руководитель подразделения может быстро составить свой отчет и представить его вышестоящему руководству.
- Вычислить нормы выполнения плана для сотрудников. Если они превышают установленные нормы, их можно пересмотреть. В случае, если весь отдел не справляется с установленными нормами, возможно, они завышены и требуют корректировки.
- Предоставить контрагентам информацию о выполненной работе или составить на ее основе акт выполненных работ.
Отчет о проделанной работе чаще всего предоставляется удаленными сотрудниками, так как это единственный способ контролировать их рабочее время. В общем случае отчетность облегчает анализ общей работы компании и упрощает планирование будущих задач и развитие бизнеса.
Допустимо ли требовать от сотрудников ежедневные письменные отчеты о выполненной работе и итоговые отчеты ежемесячно для проверки их добросовестности в выполнении обязанностей? Можно ли закрепить это требование приказом директора? Ответы на эти вопросы можно найти в системе «КонсультантПлюс». Доступ к справочно-правовой системе предоставляется бесплатно.
В каких случаях составление отчета является обязательным
В Трудовом кодексе не установлена обязанность отчитываться о проделанной работе. Такая обязанность должна быть зафиксирована в локальном нормативном акте и отражена в трудовом договоре или дополнительном соглашении с сотрудником, а также в его должностной инструкции. Если работодатель выпускает приказ о предоставлении отчетов о работе, а в трудовом договоре такая обязанность не указана, он не имеет права требовать отчеты или налагать наказания за их непредоставление.
Если в трудовом договоре указано, что сотрудник обязан предоставлять, например, ежемесячный отчет о проделанной работе своему непосредственному руководителю, в приказе должны быть четко определены следующие параметры:
- периодичность и форма предоставления;
- сроки предоставления;
- лица, ответственные за сбор и проверку отчетов.
Также можно указать цель предоставления информации, например, для оценки проделанной работы с целью возможного начисления премии. Шаблон документа рекомендуется утвердить отдельным приказом и разместить в общедоступном месте. Подробнее о примере отчета о проделанной работе можно узнать, кликнув по изображению ниже.
Сроки предоставления отчета
Частота представления отчетов определяется внутренними правилами компании и условиями трудовых договоров. В зависимости от периодичности отчеты могут быть:
- Ежедневные, составляемые удаленными специалистами для информирования руководителя о текущем состоянии задач.
- Еженедельные, которые часто требуются во время командировок.
- Ежемесячные, полезные для оценки результатов работы. Это помогает руководству определить, кого стоит вознаградить премией.
- Ежеквартальные и ежегодные, необходимые для прогнозирования и финансового анализа, а также для разработки и корректировки стратегии развития.
Содержание отчета
Стандартного формата отчета нет. В каждой компании может использоваться собственный шаблон, разработанный руководителем отдела или HR-менеджером.
- ФИО, должность, период отчетности;
- плановые задачи: возможно, разделение на категории при множестве поручений;
- список выполненных задач и объяснение причин, по которым не все задачи выполнены;
- предложения по развитию компании;
- план работы на следующий период.
Работодатель может запросить в отчете конкретные числовые данные, например, количество отработанных часов, количество выполненных задач или количество привлеченных кандидатов. Точность такой информации критически важна. Если руководитель замечает, что у сотрудника не хватает работы, он может назначить дополнительные задачи. И наоборот.
Для получения наглядных и информативных отчетов об эффективности рекламных площадок и результатов работы менеджеров рекомендуется использовать инструмент Сквозной аналитики Calltouch. Этот сервис интегрируется с другими инструментами и собирает данные о маркетинговых кампаниях, использованных каналах, количестве лидов и сделок. Полученная информация помогает строить воронки продаж, оптимизировать рекламные затраты и эффективно распределять бюджет.
Сквозная аналитика
Оцените эффективность всех рекламных кампаний в одном окне, от клика до ROI
Инвестируйте в рекламу, которая приносит клиентов
Советы по составлению понятных отчетов
- Используйте простой и понятный язык.
- Ограничьтесь не более пяти предложениями в одном абзаце.
- Оформляйте списки точек и нумерованных списков.
- Проверяйте текст на грамматические ошибки.
- Используйте читаемый шрифт.
- Оставляйте место для заметок и комментариев руководителя.
- Отчеты о проделанной работе помогают руководителю оценить производительность своих подчиненных.
- Отчеты необходимы для составления задач, разработки системы KPI и определения стратегии развития.
- Каждая организация имеет свои собственные правила и процедуры для подачи отчетов, которые не регулируются законом и прописаны во внутренних нормативных актах.
- Отчет должен содержать информацию о выполненных и невыполненных задачах, предложениях по развитию и планах на следующий период.
- Хорошо структурированный отчет должен быть кратким и информативным.
Использование графиков и диаграмм для наглядности
Графики и диаграммы играют ключевую роль в визуализации данных, позволяя быстро и наглядно передать информацию, которая может быть сложной для понимания в текстовом формате. Они помогают выделить основные тренды, зависимости и распределения данных, что делает процесс анализа более эффективным и продуктивным для всех заинтересованных сторон.
- Графики позволяют отобразить динамику изменений во времени или относительные значения различных параметров, что делает их особенно полезными для иллюстрации тенденций и прогнозирования будущих трендов.
- Круговые диаграммы эффективно демонстрируют структуру распределения данных по категориям, позволяя легко выделить доли каждой категории и их соотношение.
- Столбчатые и линейные графики подходят для сравнения значений различных переменных и выявления взаимосвязей между ними.
Таким образом, использование графиков и диаграмм в отчетах является мощным инструментом для облегчения понимания и анализа данных, который помогает повысить эффективность и результативность принимаемых бизнес-решений.
Включение необходимой информации для руководителя
Когда дело касается подготовки данных для руководства, важно помнить, что качество презентации информации напрямую влияет на принимаемые решения. Отчеты для высшего руководства должны содержать не только ключевые метрики и результаты, но и контекст, который позволяет понять значимость представленных данных.
Основная информация, которую следует включить в отчет для руководителя, включает в себя стратегические цели, текущие достижения и основные показатели. Это помогает руководству понять текущее состояние проектов и принять обоснованные решения на основе имеющихся данных.
Финансовые показатели и прогнозы также являются важной частью отчета, который руководство ожидает увидеть. Включение данных о бюджете, расходах и прогнозах по финансам позволяет оценить финансовое здоровье организации и принять решения по финансированию проектов.
Для анализа текущих трендов и проблем включение данных о текущих вызовах, возможных рисках и проблемах помогает руководству оперативно реагировать на изменяющиеся обстоятельства и предотвращать потенциальные проблемы.
Наконец, выделение ключевых достижений и рекомендаций в отчете позволяет подчеркнуть успехи в проектах, необходимость внесения изменений и предложения по улучшению процессов, что способствует эффективному взаимодействию с высшим руководством.
Суммируя вышеизложенное, важно помнить, что отчеты для руководства должны быть конкретными и информативными, чтобы обеспечить принятие обоснованных решений на основе анализа представленных данных.
Использование графиков и диаграмм в отчетах для наглядности
- Графики представляют собой графическое изображение данных, отражающее их изменение во времени или в зависимости от какого-либо параметра. Они часто используются для демонстрации трендов, сравнения значений или иллюстрации распределений.
- Диаграммы служат для визуализации структуры данных, отображения соотношений между различными элементами или представления данных в виде частей целого. Примерами могут служить круговые диаграммы, столбчатые диаграммы и диаграммы Ганта.
Выбор конкретного типа графика или диаграммы зависит от целей отчета и характера представляемых данных. Например, если необходимо показать долю каждой составляющей в общей сумме, лучше всего подойдет круговая диаграмма. В случае же сравнения изменений во времени, наиболее подходящим будет использование линейного графика.
Важно помнить, что графики и диаграммы должны быть не только наглядными, но и четко подписанными. Заголовки осей, метки данных и легенды играют ключевую роль в понимании изображенной информации. Также следует избегать излишней детализации и перегруженности графических элементов, чтобы не затруднять восприятие.
Использование графиков и диаграмм в отчетах способствует повышению их информативности и привлекательности для читателей, делая анализ данных более доступным и эффективным.
Использование графиков и диаграмм для визуализации данных
В данном разделе мы рассмотрим важность визуализации информации с помощью графиков и диаграмм в контексте составления информационных отчетов. Эффективное представление данных не только облегчает понимание содержания, но и способствует более глубокому анализу полученной информации.
Графики и диаграммы играют ключевую роль в передаче больших объемов данных компактным и понятным образом. Они позволяют выделить основные тренды, сравнить различные показатели и выявить значимые закономерности без необходимости детального изучения табличных данных.