Проектирование изменений в штатной численности персонала и оптимизация организационной структуры — сложный процесс для любой компании. Визуализировать проект изменений в таблицах, детализировать отчетность и принять оптимальные решения в сжатые сроки помогут поэтапные действия, подробно изложенные в данной статье.
ОПТИМИЗАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-ШТАТНОЙ СТРУКТУРЫ И ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА
Предположим, руководство ставит экономической службе задачу — провести оптимизацию организационно-штатной структуры и численности персонала в сжатые сроки.
Если оптимизацию нужно провести в сжатые сроки, экономисты и управленцы вынуждены отказаться от следующих важных этапов:
В таких условиях разработку проектов изменений делегируют руководителям на местах. При этом действуют поэтапно.
Этап 1. Доводят до руководителей подразделений стратегию оптимизации и новые планово-экономические показатели, которые они должны выполнить. Это могут быть следующие показатели:
Этап 2. Разрабатывают форму проекта изменений в Excel (табл. 1) и направляют ее для оперативного заполнения в структурные подразделения (отделы, департаменты, филиалы, компании группы). При этом устанавливают срок представления заполненной формы в электронном виде за подписью руководителя подразделения.
Важный момент: форму проекта изменений в Excel настраивают в виде плоской таблицы.
Требования к плоской таблице:
Это обеспечит удобную консолидацию данных по подразделениям с помощью Power Query на следующих этапах.
Согласно запроектированным изменениям (см. табл. 1) в Восточном филиале упраздняется должность кладовщика. Обязанности по выдаче инструмента, списанию комплектующих возложат на мастеров и бригадиров электроцеха. Поскольку ставка была занята, решение по избыточной численности персонала — сокращение с соблюдением всех законодательных требований или перевод на вакантные ставки.
До оптимизации численности в филиале не хватало электромонтеров по ремонту и обслуживанию оборудования. В результате изменений планируется сократить ставки дежурных электромонтеров, а рабочих перевести на вакантные ставки электромонтеров по ремонту и обслуживанию оборудования. Квалификация персонала позволяет это сделать.
Таким образом, по должности электромонтеров сокращаются только вакантные ставки, а выполнение необходимого объема работы планируется за счет:
Таблица 1. Проект изменений по Восточному филиалу
Филиал
Подразделение
Должность
Штатные единицы до оптимизации
Штатные единицы после оптимизации
Фактическая численность сотрудников до оптимизации
Фактическая численность сотрудников после оптимизации
Пояснение планируемых изменений
Решение по избыточной численности персонала
Откл., штат до/после (/-)
Откл., сотрудники, до/после (/-)
Избыточная численность, чел.
7 советов по разумной оптимизации штата в кризис
Если руководство компании приняло решение, что для сохранения бизнеса в кризис жизненно необходима оптимизация штата, а вместе с ней и ФОТ, то низкоэффективных сотрудников придется уволить. Определиться с тем, кто не эффективен, и расстаться безболезненно для обеих сторон в сложившихся условиях помогут несколько советов от экспертов компании «Ваш кадровый советник».
В первую очередь необходимо ужесточить дисциплину в коллективе. То есть усилить контроль за рабочим временем. Постараться свести к минимуму опоздания, длительные перекуры и так называемое время простоя. Здесь необходимо подчеркнуть, что компания в кризисный период просто не имеет права оплачивать сотрудникам время, в которое они физически не присутствуют на рабочем месте.
Разумеется, сотрудникам нужны короткие перерывы помимо обеденного времени, однако в ситуации кризиса, их необходимо строго регламентировать. Все это прописывается в распорядке компании или регламенте работы, с которыми знакомят персонал под роспись. В случае единичного нарушения рабочего распорядка, провинившемуся работнику выносится замечание, а при многократных проступках, коими являются нарушения дисциплины, сотрудник может быть уволен именно по этим причинам.
Кстати, на практике ужесточение дисциплины относительно количества и времени перекуров, позитивно воспринимается некурящими сотрудниками компании, так эта мера немного уравнивает их рабочее время с курящими коллегами. То есть воспринимается как справедливая.
Совет 2 «Пересмотр бонусно-премиальной части»
Во-вторых, пересмотреть бонусно-премильную часть оплаты сотрудников. Окладную часть в любых обстоятельствах изменять нельзя, в том числе вводить штрафы, противоречащие трудовому кодексу Российской Федерации. Меняя окладную часть в сторону уменьшения, работодатель скорее всего станет ответчиком суде.
Что касательно бонусно-премиальной части, в первую очередь руководство обязано честно сообщить сотрудникам о тяжелом экономическом положении компании. О необходимости «затянуть пояса». Обязательно обозначить, что окладная часть заработных плат остается в рынке и рамках трудовых договоров и законодательства РФ, так у персонала не будет поводов думать, что ему безосновательно понижают заработную плату.
Практика показывает, что после подобных мер, в сочетании с кризисными условиями, когда наблюдается рост цен, а сотрудники привыкли жить на определенный доход в месяц, часть персонала начинает «смотреть по сторонам» и подыскивать другое место работы.
Совет 3 «Сохранение эффективных рядовых сотрудников»
Следующий шаг — выделение наиболее эффективных рядовых сотрудников, например, в неактуальных по каким-либо причинам подразделениях. То есть руководитель предприятия должен поручить начальникам отделов определить перечень ключевых менеджеров, которых важно сохранить, например, с условием перехода в другие отделы, чтобы усилить их.
Кризис не повод избавляться от высокоэффективных, лояльных сотрудников, готовых быть опорой бизнеса в любой его точке.
Далее. Сразу не подводите персонал, который планируете оптимизировать, под негативный исход событий. Озвучьте, что через какое-то время, желательно не позже чем через 2 месяца, в бизнесе произойдут изменения, при которых компании придется отказаться от части персонала и порекомендуйте этому перечню сотрудников подыскивать новое место работы.
Большинство работников, получивших подобные известия, как правило, если и реагируют негативно на данные новости, достаточно быстро подыскивают новую работу.
В редких случаях во время оптимизации самостоятельно компанию покидают все те сотрудники, которые находятся «на карандаше» у руководителя. С этой категорией персонала выгодно расстаться по соглашению сторон, как бизнесу, так и самим сотрудникам. Даже если работник не использовал обозначенное время для поиска работы, бывший работодатель по закону выплатит ему еще 2 оклада, на которые можно будет жить во время дальнейшего поиска новой работы.
Работодателю также выгодно соглашение сторон, так как оно бережет его от еще больших финансовых затрат, связанных с сокращением сотрудника и возможных последующих судебных разбирательств.
Если у бизнеса есть время, чтобы удержаться наплаву до оптимизации штата, и при этом есть ряд сотрудников, с которыми уже принято решение расстаться, можно начать процедуру простоя предприятия. Таким образом персонал будет получать 2/3 оклада и у него появится время и мотивация к поиску новой работы. А потенциальный работодатель как правило ищет сотрудника в моменте и долго ждать кандидата не может, поэтому работнику выгоднее будет уволиться с простаивающего предприятия и выйти на работу, где платят полный оклад.
Как показывает практика, некоторые сотрудники хитрят во время простоя. То есть они находят новую работу, начинают работать, но со старого места не увольняются, таким образом получая деньги и за простой, и заработную плату на новом месте.
Работодатель же на эту ситуацию может повлиять, только заставив сотрудников присутствовать на территории предприятия в рабочее время, пока длится простой.
Существует особый психотип сотрудников, которым крайне обидно, что компания не желает переживать вместе с ними кризис. Помимо этого, у них много свободного времени, есть родственники или друзья с юридическим образованием и желание «жаловаться во все инстанции». Как правило, таких сотрудников в компании единицы, и они остаются на предприятии до последнего.
Самым разумным решением расстаться с подобным типом персонала будет по процедуре сокращения. Договариваться об этом с работником стоит строго конфиденциально и с обязательным соблюдением законности всей процедуры.
Как правильно оптимизировать штат: общие правила
Многие предприятия впали в стагнацию из-за кризиса: расходы на бизнес и сотрудников прежние, а доходы — нет. Из такой ситуации есть несколько выходов, в том числе оптимизация штата. Мы рассказали о нюансах сокращения и дали краткую инструкцию.
Что такое оптимизация штата
В привычном понимании оптимизация персонала — ликвидация одной или нескольких должностей. Но на практике работодатели добавляют к этому и увольнение сразу нескольких сотрудников на разных должностях. Это жёсткая мера , без которой не обойтись при кризисной турбулентности.
Вот как это выглядит на обобщённом примере: владелец кафе одновременно разрывает трудовые отношения с тремя поварами, двумя менеджерами и одним кассиром, ликвидируя при этом должность кассира. Обязанности последнего перейдут оставшемуся менеджеру.
Зачем сокращать персонал
О птимизация численности персонала актуальна, когда бизнес испытывает экономические, и финансовые трудности. Вот первые признаки «затопления» компании:
Можно снизить затраты на персонал, перестроить процессы, пересмотреть расходы и сосредоточиться на кризисном развитии, но после сокращения неэффективных сотрудников и упразднения неактуальной должности.
Владелец пиццерии Сергей не просто сократил штат, а сразу уволил несколько человек, убирал должность су-шефа, урезал зарплаты и заменил постоянных высокооплачиваемых специалистов на временных работников.
Чтобы организовать перестройку бизнеса и разработать новую организационную структуру, надо изучить все возможные варианты оптимизации штата.
Основные методы оптимизации
Ниже мы разобрали основные сценарии поведения бизнесмена при кризисном снижении показателей . Единственно верного и универсального решения нет: вы должны остановиться на том, что больше всего подходит в вашей ситуации, или даже скомбинировать несколько.
Метод 1
Самый кардинальный — провести сокращение штата и численности работника (ст. 178 , 179 , 180 , 318 ТК РФ). По общим правилам надо письменно предупредить сотрудника о сокращении, рассчитать выплаты и расторгнуть договор.
Метод 2
Снизить расходы на аренду, персонал, оборудование и содержание офиса за счёт перевода нескольких сотрудников на удалённую работу вне штата. Ещё можно уволить специалиста и заключить с ним договор ГПХ.
Метод 3
Предложить сотрудникам предпенсионного возраста уволиться по собственному желанию . Это называется оптимизацией через досрочные льготные пенсионные программы с выплатой части средней заработной платы до пенсионного возраста уволенных. Но здесь есть одно условие — надо попросить сотрудников нигде не работать всё это время.
Метод 4
Перевести профильных спецов в дочерние компании, если они есть, либо в автономные подразделения. Например, программистов, разработчиков, системных администраторов можно отправить в ИТ-отдел.
Метод 5
Сократить сотрудников по соглашению сторон: в обмен на заявление по собственному желанию вы предлагаете большие фиксированные компенсации и поддержку в поиске новой работы.
Метод 6
Перевод на срочные трудовые договоры с согласия выбранных сотрудников ради сокращения расходов на штатников. В перспективе вы сможете привлекать специалистов на установленный срок и конкретные работы, чтобы не тратиться на содержание постоянников.
Все методы объединяют общие правила для работодателей, установленные Трудовым кодексом. К тем, кто все-же решился на сокращение численности и штата, дополнительно надо внимательно изучить приказ Роструда 253 от 11.11.2022 .
Как оптимизировать штат
Разработка новой организационной структуры
Организационная структура — это основа финансового благополучия бизнеса. Если структура не разгоняет процессы, значит, надо её переработать. Для этого:
Оптимизировать штат лучше всего после того, как вы спланируете новую структуру и создадите стратегию без больших затрат на тех сотрудников, которые на самом деле вам не нужны.
Определение необходимого количество сотрудников
Прежде чем уволить сразу 10 человек, оцените коллектив по должностям в процентном соотношении. Допустим, в вашей фирме 3% топовых руководителей, 25% менеджеров среднего звена и 72% рядовых сотрудников.
Поэтому при оптимизации штата проще сохранять аналогичное соотношение пусть и с небольшой погрешностью. При ликвидации должности или бездумном увольнении всех, кто попадётся под руку, бизнес-процессы пойдут под откос.
Как понять, кто из сотрудников лишний
Разделите коллектив на три группы по уровню эффективности. Это простой способ оценить как хорошо работает каждый специалист и какую пользу приносит бизнесу. Разбейте штат по такому принципу:
Распределяя сотрудников по этим группам, учитывайте всех — от рядовых до руководителей . Под увольнение выбирайте тех, кого в перспективе можно заменить или без кого будет легко продолжать работу.
Но уникальных работников убирать нельзя , например, единственного бухгалтера, технолога, на котором всё держится, либо маркетолога, привлекающего хороших клиентов и деньги. Иначе вы рискуете снизить производительность в разы в отдельных подразделениях.
Документальное оформление
При сокращении численности штата или оптимизации соблюдайте нормы ТК РФ, иначе столкнётесь с жалобами уволенных сотрудников и проверками трудовой инспекции. Следуйте простому алгоритму: