Наличные расчеты, что поменялось в 2020 году

Любая организация теперь должна следить за соблюдением обновленных лимитов на движение денежных средств при работе с физическими лицами. Пересмотренные правила устанавливают строгий порог в 100 000 на одну операцию по договорам с физическими лицами. Превышение этого лимита — будь то покупка, выдача займа или расчеты по гражданским договорам — может привести к налоговым штрафам или признанию документов недействительными для целей бухгалтерского учета.

Для выручки, поступившей в кассу от физических лиц, очень важно правильно отразить каждое поступление средств в соответствии с правилами работы с кассой. С 1 января компании, принимающие средства сверх установленного лимита, должны подтверждать их происхождение. Особенно это касается организаций, сотрудничающих с микрофинансовыми организациями или осуществляющих частые операции по выдаче займов.

Руководство компании несет прямую ответственность за то, чтобы расходование денежных средств соответствовало нормам, установленным Постановлением 54-ФЗ. Каждый пример операции — будь то личный займ директора, аванс подрядчику или ежедневные операционные расходы — должен быть подкреплен соответствующей исходной документацией. Обязательно наличие подписанного договора или обоснованного платежного поручения.

К 2025 году регулирующие органы ожидают полной прозрачности при работе со средствами, полученными безналичным путем. Компании должны не только отслеживать каждый источник и применение выручки, но и внедрять внутренние процедуры для классификации и проверки каждого способа операций с физическими лицами. При проверке соблюдения требований особое внимание будет уделяться записям в кассовой книге и обоснованию того, как были потрачены средства.

Ограничение движения денежных средств

Максимально допустимое использование денежных средств между юридическими и физическими лицами регулируется на основании Указа 54. Каждая сторона должна учитывать эти границы при передаче средств по безналичному расчету.

• Дневной лимит для расчетов между юридическими и физическими лицами установлен в размере 100 000 единиц валюты. Превышение этого показателя требует использования безналичных инструментов.
• При заключении договоров с физическими лицами, не зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, следует избегать перечисления средств в размере, превышающем предельную сумму по одному договору в день.
• Средства, полученные от продаж (включая выручку в населенных пунктах), должны быть зарегистрированы в журнале и зачислены на счет не позднее следующего рабочего дня.

1. Установить внутренние правила для поступающих средств и их распределения.
2. Контролировать движение средств через хранилище, следуя внутренней политике, утвержденной исполнительным директором.
3. Использовать денежные потоки только на разрешенные цели, такие как заработная плата, мелкие расходы или по договорам займа в пределах установленного порога.

Например, если предприятие получает 2 единицы выручки в понедельник и использует 1 единицу для местных закупок, оставшиеся средства должны быть учтены как приток и соответствующим образом выверены. Каждое поступление средств в регистр должно соответствовать ожидаемому использованию, либо по расчету, либо по прогнозируемым расходам.

Чтобы рассчитать ежедневный диапазон расходов и соблюсти стандарты 2025 года, компания должна:

• Классифицировать получателей (например, по контракту или типу услуг).
• Отслеживать поступления в сравнении с лимитами, установленными для каждой операции и каждой стороны.
• Включать расчеты через реестр хранилища и учитывать все средства, потраченные из сейфа.

В случае несоблюдения требований системы организации рискуют признать операции недействительными и прибегнуть к административным мерам. Средства, использованные из сейфа, должны иметь прослеживаемое обоснование и соответствовать разрешенной структуре расходов.

Выплаты физическим лицам

Прежде чем перевести средства частному лицу через кассу, проверьте, не превышает ли сумма установленный лимит в 100 000 рублей за одну операцию по договорам. Если перевод связан с займом, трудовым или иным гражданско-правовым договором, источник должен быть четко указан во внутренней документации.

Например, при расчете возмещения или выплаты по договору оказания услуг организация должна документально подтвердить поступление средств (например, выручку) и соответствующий расход. Способ выдачи средств должен быть отражен в правильно заполненном платежном поручении, обеспечивающем соответствие внутренней политике и законодательным нормам.

Каждая операция должна быть подтверждена документами: договорами займа, ведомостями начисления заработной платы или аналогичными документами. Если сотрудник получает средства помимо зарплаты (например, аванс на проезд), выплата регистрируется отдельно с указанием соответствующего источника.

Чтобы рассчитать, действует ли лимит, используйте следующую формулу:

Пример — 1: Компания предоставляет 85 000 рублей по договору личного займа в 2025 году. Это в пределах лимита и может быть оформлено через кассу.

Пример — 2: Выплата 130 000 руб. за услуги подрядчика должна быть произведена по безналичному расчету из-за превышения порога.

Отслеживайте каждое движение средств, привязывая их либо к источникам дохода, либо к категориям расходов. Правильное отражение движения денежных средств обеспечивает соблюдение требований и предотвращает нарушения при проведении проверок.

Принимайте средства в кассу только из документально подтвержденных источников, четко определенных внутренними регламентами и договорными обязательствами. Каждый способ поступления денежных средств должен быть проверяемым и отслеживаемым, чтобы избежать превышения утвержденного порога хранения наличности.

Руководитель организации несет ответственность за определение максимального лимита наличных средств и обеспечение соответствия всех входящих переводов утвержденной внутренней политике управления денежными средствами. Поступающие переводы от физических лиц должны сопровождаться квитанциями с указанием цели и законных оснований.

Наличные деньги, полученные от продаж физическим лицам, должны рассчитываться по каждой операции. Каждый кассир должен точно рассчитать общую сумму и обеспечить соблюдение действующих ограничений по работе с наличностью. Если предприятие превысит установленный лимит, по результатам проверки могут быть применены штрафные санкции.

Еще один источник поступления денежных средств — авансы, возвращенные после командировок. Все возвращенные суммы должны быть обоснованы подтверждающими документами. Руководитель должен контролировать сроки и причины таких возвратов, чтобы не допустить нецелевого использования или несанкционированного расходу.

Ему также разрешается получать средства, связанные с расчетами с работниками, например неизрасходованные авансовые платежи или возвраты, связанные с расхождениями в начислении заработной платы. Каждое такое поступление должно регистрироваться отдельно и отражаться в ежедневном кассовом журнале.

При приеме платежей, связанных с расчетами по контрактам, убедитесь, что все операции с физлицами подтверждаются квитанциями, особенно если сумма превышает установленные пороговые значения. Все записи должны храниться не менее пяти лет.

Использование наличной выручки

Расходование средств, полученных в наличной форме, должно соответствовать установленным внутренним лимитам и документированным процедурам. Если организация намерена использовать поступившие суммы для расчетов с физическими лицами, то каждая операция должна быть обоснована либо договором, либо обоснованным заявлением, подписанным руководителем организации.

Согласно Приказу 2, все расходы из кассы должны соотноситься с приходными суммами и оставаться в пределах установленного лимита. При расчете этой границы компания должна учитывать среднедневное поступление и прогнозируемые расходы не менее чем за месяц.

Средства из кассы могут быть направлены на заключение договоров с физическими лицами, в том числе договоров займа, авансовых платежей или расчетов за оказанные услуги. Каждое движение денежных средств должно быть прослежено до источника и целевого назначения на основании первичной документации. Запрещается обходить кассу при работе с любыми поступлениями и расходами.

Каждая организация должна определить способ проведения таких операций в своей внутренней политике. Расчеты сверх установленного предприятием лимита должны осуществляться безналичным путем. Исключения требуют письменного разрешения директора и должны включать расчет, объясняющий необходимость превышения лимита.

Предприятия, расположенные в сельской или отдаленной местности и не имеющие доступа к банковской инфраструктуре, могут применять гибкий подход, но при этом все расходы должны быть отражены в учете и подкреплены четким обоснованием использования выручки. Цель, получатель и основания для каждой операции должны быть задокументированы, чтобы обеспечить прозрачность и соответствие нормативным требованиям до 2025 года.

Как рассчитать лимит наличных в 2025 году

Лимит должен определяться исходя из фактического расходования и поступления денежных средств, при этом особое внимание следует уделять ежедневной выручке от продаж, поступлениям по договорам и поступлениям денежных средств от физических лиц по договорам займа.

Чтобы рассчитать лимит, определите среднедневной доход за любой выбранный трехмесячный период по формуле: общая выручка, деленная на количество рабочих дней. Сюда входят доходы от основной деятельности, оказанных услуг, а также средства, полученные от микрофинансовых организаций и по расчетам с физическими лицами.

Максимальный остаток денежных средств в кассе не должен превышать среднедневной показатель, умноженный на количество дней, установленное внутренним приказом по организации, подписанным директором. Как правило, за основу берется 3-5 дней.

Организации, расположенные в населенных пунктах с ограниченным доступом к отделениям банков или услугам онлайн-платежей, могут обосновать более длительный срок хранения наличных. Обоснование должно быть документально оформлено и утверждено руководителем организации.

Кто несет ответственность: главный бухгалтер или финансовый директор обязан следить за соответствием остатка наличности утвержденному лимиту, а также корректировать его в случае изменения структуры притока или оттока денежных средств.

Для предприятий, занимающихся выдачей займов физическим лицам, приток денежных средств от погашения займов также должен учитываться при расчете среднедневной выручки. Аналогично, выдача новых займов считается исходящей операцией, влияющей на баланс движения денежных средств.

Источники денежных средств должны быть четко классифицированы по видам: от клиентов, от договоров с физическими лицами или от расчетов, связанных с микрофинансовой деятельностью в соответствии с Федеральным законом 151-ФЗ. Все эти категории влияют на расчет и обоснование лимита.

Кто должен рассчитывать

Ответственность за определение лимита кассы несет руководитель организации или уполномоченный представитель. Методика расчета должна быть документирована и актуализирована к 2025 году в соответствии с действующими внутренними процедурами и нормативными требованиями.

• Организации, получающие средства из таких источников, как кредиты, продажи или платежи от физических лиц, должны оценивать их поступление и использование, чтобы определить лимит денежных средств.
• Резерв наличности не должен превышать среднедневной суммы поступлений за определенный период, исключая дни без деятельности.
• В городах и сельской местности организации с низкой частотой вкладов могут применять упрощенный метод, утвержденный руководителем.
• Если средства поступают в виде займов или из других внешних источников, такие поступления должны быть включены в общий объем прихода денежных средств.
• В расчете должны учитываться планируемые выплаты, включая начисление заработной платы, закупки и любые оттоки физическим лицам, с четким обоснованием каждой из них.
• Если централизованная касса обслуживает несколько филиалов, каждое подразделение должно представлять данные в головной офис для консолидированного планирования.

Пример: Если компания получает 2 миллиона единиц продукции в месяц наличными и в среднем тратит на расходы 1,6 миллиона, то потолок должен быть основан на чистом цикле удержания, учитывая как частоту, так и объем использования.

Каждая организация должна документально подтвердить метод определения лимита, ссылаясь на Внутренний приказ 1 и другие применимые нормативные акты. Рассчитанный лимит должен отражать фактические операционные потребности, включая временные скачки, связанные с сезонным спросом или нерегулярными поставками денежных средств.

Метод 1 для входящих средств

Внесение выручки в кассу предприятия должно быть оформлено приходным кассовым ордером. При получении выручки от физических лиц по договорам займа организация должна указать основание: номер договора, дату и наименование заимодавца. Например, «По договору займа 15 от 03.03.2025 с Джоном Смитом».

Для микрофинансовых организаций поступление сумм от заемщиков по потребительским договорам допускается путем прямых платежей в кассу. Кассир должен проверить личность и условия договора, рассчитать остаток задолженности и выдать чек.

Если средства перечисляются от директора или учредителя без оформления договора займа, цель должна быть четко указана в приходном кассовом ордере. Отсутствие такой детализации может привести к переквалификации движения денег и к налоговым последствиям.

Все проводки должны соответствовать учету поступлений и расходов, чтобы сохранить контроль над имеющимися доходами и избежать превышения операционного остатка денежных средств. Тот, кто осуществляет приемку, должен подтвердить основание, ссылку на документ и физическую передачу средств.

Пример

Чтобы правильно рассчитать расходный порог в 2025 году для операций с физическими лицами по договорам займа в населенных пунктах, обратитесь к Приказу 1. Для микрофинансовых организаций ежедневный расход по кассе не должен превышать установленный лимит в 100 000 денежных единиц на одного получателя.

Например, если организация работает в двух населенных пунктах с двумя физическими кассами, и каждая из них обрабатывает средства по договорам микрофинансирования, то общий отток должен контролироваться отдельно по населенным пунктам. Исходящие денежные средства не должны превышать установленный лимит, независимо от количества договоров.

Предположим, что по данным учета входящих потоков общая сумма наличных денег, имеющихся в одной кассе, достигает 250 000 единиц. Если два человека приходят получать деньги по договорам займа, то только один может получить до установленного лимита. Чтобы не нарушать требования, второй платеж необходимо отложить или перевести безналичным способом.

Все расчеты должны быть подтверждены первичными чеками и отражены в кассовой книге с указанием прихода и расхода средств. В случаях, когда ежедневные расходы превышают порог, могут быть применены штрафные санкции. Поэтому заранее рассчитывайте ежедневный расход по действующим нормам законодательства и контролируйте использование наличности по населенному пункту и по договору.

Метод 2 по расходованию средств

Чтобы рассчитать отток денег из кассовой выручки, руководитель компании должен строго соблюдать лимиты, установленные для операций с физическими лицами и микрофинансовыми организациями. Согласно правилам, действующим с 2025 года, использование наличных денег из кассы для оформления договоров займа или других выплат допускается только в пределах установленного лимита на одну операцию и в целом за день.

Например, средства, полученные в качестве дохода, не должны превышать максимально допустимую сумму для расходования без дополнительной документации. Ответственный руководитель должен проверять все платежи по контрактам, чтобы обеспечить правильное распределение и предотвратить несанкционированное использование.

Расходование денежных средств по личным контрактам или договорам с физическими лицами требует подробных записей, подтверждающих цель и сумму каждой операции. Руководитель обязан контролировать и документировать все операции, связанные с движением наличности, чтобы соответствовать обновленным правилам в расчетной сфере.

При работе с микрофинансовыми организациями необходимо подтверждать происхождение денег и следить за расходованием средств в пределах установленных лимитов. Превышение этих лимитов может привести к штрафам или ограничениям на будущие притоки и оттоки денежных средств.

На практике рекомендуется использовать бухгалтерское программное обеспечение или специализированные инструменты для отслеживания движения денег по номерам контрактов, обеспечивая прозрачность и контроль всех денежных выплат, связанных с кредитными средствами или другими поступлениями наличности.